2Do 的簡單任務

想到某一件事并把它記錄下來一般是在兩種情形之下，一種是在桌前或者湖畔，冥想和思考的狀態；另一種是隨意和隨機的狀態，可能正躺著或者在路上。為了方便后續推進或回想，記錄下來是很重要的第一步。所以時間管理對我們來說其實就是想到、寫下來，并在生活中培養自省回顧的好習慣。

眾多的時間管理輔助軟件中，提醒事項、2Do、OmniFocus 是三個典型的代表，提醒事項是系統內置的應用，簡單單一、OmniFocus 遵循GTD的完整邏輯，功能豐富但也略顯繁瑣，2Do 在這兩者之間做了平衡，既包含一定的 GTD 事務邏輯也兼顧了任務提醒的簡單化。如果要作出選擇，2Do 適合用來完成日常記事，而涉及到事務糾纏的項目任務推薦OmniFocus。

軟件比較

為了直觀對照簡單到復雜的這三種類型應用，繪制了一張對照表：

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2Do 和 OmniFocus 各自的獨有特性用顏色進行了區分，另外 OmniFocus 的 GTD 邏輯實現中，回顧和檢查是必不可少的一部分，所以 OmniFocus 在通知和提醒上有些弱化，2Do 突出的是快速的任務創建和提醒，所以反而在任務的創建和設置上考慮了更多的使用交互。不僅有鬧鐘提醒的功能，而且添加新事項時更有效率。

2Do 的界面比 OmniFocus 要輕巧，傳遞出來的是一種「簡單任務」的感受，我想這一點對很多人來說是很重要的，記事的應用如果門檻太高，無形中會增加使用者的壓力。2Do 將事項的元素入口都集中在一個焦點頁面，進一步簡化了使用邏輯。

創建任務是將時間管理「運用」起來的起點，即時把想法變成文字，有助于理順思路輕裝上陣。記錄完成后接下來的事情更多的只是為了檢索和回顧。

快速開始

2Do for iOS 和 Mac 版的任務創建面板內容結構一致，2Do for Mac 安裝完成后也推薦大家首先配置好快速入口（首選項 - 常規選項 - 快捷入口）的快捷鍵，通過快捷鍵激活快速入口完成任務的創建。

快速入口界面上包含四個層面的任務元素，從上往下依次體現了其必要性，任務的分類是默認選項，所以一個事項最簡單的元素只是標題、分類這兩項，其他的元素可以有也可以沒有。

清單和項目在 2Do 中可以理解成是包含子項的任務，這種方式對于組織和管理很有幫助，將任務打包既利于管理也便于查看和勾銷。

• 只有標題，簡單的待辦事項，沒有時間期限，什么時候勾選掉代表完成了此項任務；
• 標題 優先級或星標，多個任務項，通過優先級和星標來對它們進行區別對待；
• 標題 標簽，想到的各種瑣碎的事項，以后可以按標簽快速的檢索和顯示出來；
• 標題 鬧鐘，需要在某個時間點提醒自己的事項；
• 標題 開始時間，做計劃的基本方式，到計劃的那一天顯示出當天需要完成的任務
• 標題 開始時間 操作，計劃任務，某天顯示該任務，打開任務時關聯相應的信息，便于快速開始，例如：撥打電話、發送信息、打開某個網址、前往某個地點等等；
• 標題 開始時間 期限，當計劃時間來臨時，需要花費多少時間專注完成的某件事；
• 標題 開始時間 結束時間，有 Deadline 要求的任務，必須在某個時間點之前完成的任務；

提醒和同步

為了滿足不同場景，時間管理應用普遍都同時支持 Mac 和 iPhone，2Do 也不例外，2Do 推薦的同步方式是 Dropbox，其次是 Reminders（calDAV）。Dropbox 同步方式支持所有的特性，而且還可以選擇分類的排除，Reminders（calDAV）同步方式則可以和系統的提醒事項融合，但是因為是向下兼容，所以「提醒事項」不支持的特性都會被忽略。

值得一提的是，2Do 中除了同步可以選擇分類列表以外，還支持分類自身在所有列表中的排除，這個特性很適合用來放個人任務，設定了排除的分類項前面有個眼睛的小圖標，排除的分類項不會顯示在 2Do 全局的列表中。

將提醒和同步放在一起介紹，是因為它們的相互依存關系決定的，生活場景中多數時候提醒要依靠 iPhone 來實現，而 Mac 上的改動是否能即時的同步到移動終端很重要，大多數時候 2Do 的表現還不錯，不過鑒于 iPhone 后臺刷新本身的不確定性，很多時候還是要打開 2Do 應用后才能完成刷新。

如果選擇 Dropbox 同步額外需要考慮網絡暢通的問題，推薦搭配Surge來使用，否則退而求其次只能改成 calDAV 同步的方式。

如何遷移

學習和適應一個新的軟件需要時間，從一個 GTD 軟件轉移到另一個更需要時間，而且事務本身才是重點，如果因為軟件導致任務遺漏反而違背初衷，軟件畢竟只是一個輔助工具。

不妨將遷移當成一個長期的任務創建到你的 2Do 里面。

遷移并不一定要在短時間內完成，雙方適應也需要時間，所以可以將安裝 2Do 作為一個時間切分點，之后的任務嘗試添加到 2Do 當中，涉及到項目推進類型的復雜任務在里程碑或者節點任務完成之前先保持原有的應用不變。在一個漸進和相互熟悉的過程中慢慢完成遷移。

或者在某個周末用比較完整的時間段來梳理一下現階段的任務計劃，有選擇性的投放到 2Do 當中。

使用習慣上，2Do 的設置中同樣有「GTD 收件箱」的勾選項，打開后列表中會增加「收件箱」列表項，可以按照 GTD 的使用邏輯先將所有任務添加到「收件箱」，然后再梳理、分類和注釋。

和OmniFocus比較起來，2Do 是一個比較容易上手的應用，忘掉那些讓你糾結的GTD邏輯。從簡單的任務開始，讓工具為我所用而不是被復雜的功能所困擾，或許這也是 2Do 作者在 GTD 應用開發中另辟蹊徑的原因之一吧。