溝通技巧系列 - 入門篇
了解溝通技巧
溝通的目的是清楚而明確地將你的信息傳遞給他人。
溝通需要消息的發送者和接收者共同的努力。這是一個充滿錯誤的過程，信息經常被接收者誤解。如果沒有發現，就會造成巨大的困惑，浪費精力和錯失良機。
實際上，只有當發送者和接收者都了解到溝通的相同信息時，溝通才是成功的。
通過成功地傳達您的信息，您可以有效傳達您的想法。 如果不成功，您所傳達的想法並不一定會反映出您自己的原本想法，從而導致個人和專業方面的溝通障礙。
在最近對擁有5萬多名員工的公司的招聘人員進行的一項調查中，溝通技巧被認為是選擇經理人的唯一最重要的決定性因素。匹茲堡大學卡茨商學院進行的這項調查指出，溝通技巧，包括書面和口頭表達，以及與他人合作的能力是促成工作成功的主要因素。
盡管對溝通技巧的越來越重視，許多人仍然為此而鬥爭，無法有效地傳達自己的想法 - 無論是口頭還是書面形式。這種溝通障礙使他們幾乎不可能在工作場所進行有效的競爭，並妨礙職業發展。
傳遞信息是最重要的。要做到這一點，你必須了解你的信息是什麽，你要傳送給什麽觀眾，以及它將如何被感知。你還必須權衡在你的交際環境中，如情境和文化背景。
溝通技巧 - 消除障礙的重要性
在溝通過程的每個階段（包括發送者，消息，渠道，接收者，反饋和上下文 - 見下圖），溝通障礙都會出現，並有可能造成誤解和混淆。
為了成為一個有效的溝通者，讓你的觀點沒有誤解和困惑，你的目標應該是在這個過程的每個階段減少這些障礙的頻率，清晰，簡潔，準確，有計劃的溝通。 我們遵循以下流程：
發送者
作為消息的來源，你需要清楚你為什麽要溝通，以及你想要溝通什麽。您還需要確信您所傳達的信息是有用和準確的。
信息
該消息是您想要溝通的信息。
編碼
這是將您想要傳達的信息轉換成可以在另一端發送並正確解碼的過程。您在編碼方面的成功部分取決於您清楚而簡單地傳達信息的能力，還取決於您預測和消除混淆源（例如，文化問題，錯誤的假設和缺失的信息）的能力。其中一個關鍵部分是知道您的聽眾：不明白您與誰溝通會導致被誤解的信息。
渠道
信息通過渠道傳達，口頭包括面對面的會議，電話和視頻會議; 書面包括信件，電子郵件，備忘錄和報告。
不同的渠道有不同的優勢和劣勢。例如，口頭提供一長串的指示並不是特別有效，如果你用電子郵件強烈批評某人，你很快就會出現問題。
解碼
正如成功的編碼技巧一樣，成功的解碼也是如此（例如，需要花費時間仔細閱讀信息，或主動聽取信息）。正如編碼錯誤可能引起的混淆一樣，解碼也可能產生於解碼錯誤。如果解碼器沒有足夠的知識來理解消息，情況尤其如此。
接收器
你的信息被傳送給你的聽眾的個人成員。毫無疑問，你要記住你希望你的消息從這個觀眾那裏得到的行動或反應。但請記住，這些人中的每一個人都會帶著思想和感情進入交流過程，這無疑會影響他們對你的信息的理解和回應。要成為一個成功的溝通者，你應該在發表你的信息之前考慮這些，並采取適當的行動。
反饋
你的聽眾將會為你提供反饋，口頭和非語言的反應。密切關註這個反饋，因為它是唯一讓你確信你的聽眾已經理解了你的信息的東西。如果您發現有誤解，至少您有機會再次發送消息。
上下文
您的消息傳遞的情況是有上下文。這可能包括周邊環境或更廣泛的文化（企業文化，國際文化等）。
在所有階段消除障礙
為了有效傳達你的信息，你必須致力於打破溝通過程中每個階段存在的障礙。
我們從消息本身開始。 如果您的消息太冗長，雜亂無章或者包含錯誤，則可能會導致消息被誤解。使用不好的口頭和肢體語言也會混淆消息。
上下文中的障礙往往源於提供太多信息的發送者太快。 如果有疑問，通常更少。 最好要留意別人的時間要求，特別是在當今這個繁忙的社會。
一旦你明白了這一點，你需要努力了解你的聽眾的文化，確保你可以在你自己的組織內，在這個國家，甚至在國外，把你的信息傳達給不同背景和文化的人。
7 Cs的溝通
當今社會，每個人都需要和別人合作溝通，想想你在一天中與人溝通的頻率。你寫電子郵件，主持會議，參加電話會議，編寫報告，設計演示稿，與你的同事辯論......
在工作中，我們可能花幾乎整整一天來進行溝通。 那麽，我們怎樣才能提高生產力呢？我們可以確保以最清晰，最有效的方式進行交流。
這就是為什麽7 Cs的溝通有幫助，7 Cs提供了一個清單，確保您的會議，電子郵件，電話會議，報告和演示文稿能夠清晰的創建並且傳達信息給到您的聽眾。
根據7 Cs，溝通需要是：
- Clear - 明確。
- Concise - 簡潔。
- Concrete - 具體。
- Correct - 正確。
- Coherent - 一致。
- Complete - 完整。
- Courteous - 有禮貌。
1.Clear - 明確
在寫信或和某人講話時，要清楚你的目標或信息。你和這個人溝通的目的是什麽？如果你不確定，那麽你的聽眾也不會確定。
要清楚，盡量減少每個句子中的想法的數量。確保你的讀者很容易理解你的意思。人們不應該為了理解你想表達的意思而自己做些假設。
壞例子
你好，John，
我想給你寫一個關於在你的部門工作的Daniel的簡短說明。他是一個很棒的同事，當你有時間的時候，我想和你談談更多。
這封郵件是關於什麽的？我們不確定。首先，如果John的部門有多個Daniel，John不會知道來信者的意思。
接下來，Daniel在做什麽，具體來說，這真是太棒了？我們也不知道。這是如此模糊，約翰肯定會回信去了解更多的信息。
最後，這封電子郵件的目的是什麽？來信者只是想有一個關於Daniel的閑聊，還是有一些更具體的目標嗎？這個消息沒有意義，所以有點混亂。
好例子
你好，John，
我想給你寫一個關於在你部門工作的Daniel Kedar的簡短說明。最近幾個星期，他利用自己的時間幫助IT部門完成了幾個緊急的項目。
我們有一個艱難的升級項目，將在未來三個月運行，他的知識和技能將被證明是非常寶貴的。我們可以請他幫忙做這個工作嗎？
我希望能和你談談這件事。什麽時候最好打電話給你進一步討論？
第二個信息更清晰，因為讀者有他需要采取行動的信息。
2.Concise - 簡潔
當你的溝通時你堅持要點，並保持簡短。當你可以三句話傳達你的信息時，你的聽眾不想聽到六句話。
有沒有可以刪除的形容詞或“填充詞”？通常可以消除“例如”，“你看”，“絕對”，“我覺得”，“字面意思”，“基本上”或“我的意思”這樣的詞。
有沒有不必要的句子？
你用不同的方式重復了幾次？
壞例子
Hi Matt，
我想和你們談談我們上周四計劃的電子郵件營銷活動。我真的認為我們的目標市場肯定是想看到公司的慈善努力。我認為這可能會產生很大的影響，而且會停留在比銷售更長的時間內。
例如，如果我們談論公司努力實現可持續發展，以及我們在當地學校所做的慈善工作，那麽我們希望吸引的人們將會更長時間地記住我們的信息。影響會更大。
你怎麽看？
傑西卡
這封電子郵件太長了！有重復，有很多“填料”占用空間。
好例子
看看我們簡潔的時候會發生什麽，去掉填充詞：
Hi Matt，
我想快速討論我們上周四分析的電子郵件營銷活動。我們的目標市場將希望了解公司的慈善事業，特別是我們的目標是成為可持續的，並幫助當地學校。
這將產生更大的影響，並且會比傳統的銷售時間更長久。
你怎麽看？
傑西卡
3.Concrete - 具體
當你的信息是具體的，那麽你的觀眾就清楚地知道你在告訴他們什麽。有細節（但不是太多！）和生動的事實，並有激光般的焦點。你的信息是堅實的。
壞例子
考慮這個廣告文案：
午餐盒向導將為您節省時間每一天。
像這樣的聲明可能沒辦法銷售掉一件商品。沒有激情，沒有生動的細節，沒有什麽創造情感，也沒有什麽能夠告訴聽眾他們為什麽要關心。這個信息不夠具體，不能有所作為。
好例子
你每天花多少時間來包裝孩子的午餐？不再需要了！每天只要從冰箱裏拿出一個完整的午餐盒，給你的孩子一個健康的午餐，有更多的時間玩耍和閱讀！
這個版本更好，因為有生動的圖像。觀眾可以把照片花在與孩子相處的時間上，而父母可以與之爭論什麽？並提到產品存放在冰箱裏解釋了這個想法是如何實際的。通過這些細節，消息已經生動起來。
4.Correct - 正確
當你的交流是正確的，它符合你的觀眾。正確的溝通也是無誤的溝通。
你使用的技術術語是否符合受眾的教育水平或知識水平？
你有沒有檢查你的寫作是否有語法錯誤？請記住，拼寫檢查器不會抓住所有的東西。
所有名稱和標題拼寫正確嗎？
壞例子
Hi Daniel，
非常感謝今天在午餐會見我！我喜歡我們的保護，我期待在我們的項目上前進。我相信這兩周（two-weak）的期限不會是一個問題。
再次感謝，我會盡快與您聯系！
敬上，
傑克米勒
如果你快速閱讀這個例子，那麽你可能沒有發現任何錯誤。但仔細觀察，一個錯誤是使用弱(weak)而不是一周(week)。
拼寫檢查器不會發現這樣的錯誤，這就是為什麽校對一切都是非常重要的！
5.Coherent - 一致
當你的溝通是一致的，這是合乎邏輯的。所有的點都與主題相關聯，文本的語調和流程是一致的。
壞例子
崔西，
我想給你寫一個關於你上周完成的報告的快速記錄。我把它交給米歇爾來檢驗，她想確保你知道我們星期五的部門會議。我們將為新員工手冊創建一個大綱。
謝謝，
米歇爾
正如你所看到的，這封電子郵件並沒有很好地傳達它的觀點。米歇爾對崔西報告的反饋在哪裏？她開始提起這個問題，但後來她把話題轉到了星期五的會議上。
好例子
崔西，
我想給你寫一個關於你上周完成的報告的快速記錄。我把它交給米歇爾來檢驗，她讓我知道你需要做一些改變。她會在今天下午晚些時候通過電子郵件發送給她詳細的評論。
謝謝，
米歇爾
請註意，這就是一個很好的例子，並沒有提到星期五的會議。這是因為會議提醒應該是一個完全獨立的電子郵件。通過這種方式，崔西可以在她做出更改後刪除報告反饋電子郵件，但將有關會議的電子郵件保存為提醒。每封電子郵件都應該只有一個主題。
6.Complete - 完整
在一個完整的信息，觀眾有他們需要的一切通知，並在適用情況下，采取行動。
您的信息是否包含“號召行動”，以便您的聽眾清楚地知道您希望他們做什麽？
您是否包含了所有相關信息 - 聯系人姓名，日期，時間，地點等等？
壞例子
嗨，大家好，
我只是想給大家提醒一下我們明天會面的事情！
回頭見，
克裏斯
這個消息不完整，原因很明顯。 什麽會議？ 什麽時候？ 哪裏？ 克裏斯已經留給了他的隊伍一份含糊不清的信息。
好例子
嗨，大家好，
我只想提醒你明天的新遠程辦公會議。 會議將在二樓會議室的上午10:00舉行。 如果你不能參加請提前讓我知道。
回頭見，
克裏斯
7.Courteous - 有禮貌
禮貌的交流是友好的，開放的，誠實的。沒有隱藏的侮辱或被動攻擊性的聲調。你牢記你的讀者的觀點，而且你對他們的需求感同身受。
壞例子
傑夫，
我想讓你知道，我不明白你的團隊在我們每周的會議上為什麽總是主導討論。我有很多項目，我也需要時間來討論我的團隊的進展。到目前為止，感謝你的部門，我在會上什麽都沒有做。你能確保他們下周為我和我的團隊留點時間嗎？
謝謝，
菲爾
這很不禮貌！像這樣的消息可能會開始辦公室範圍的戰鬥。而這封電子郵件只會造成不好的感覺，降低生產力和士氣。即使在困難的情況下，一點點禮貌也可以幫助你走得更遠。
好例子
嗨，傑夫，
我想給你寫個簡短的說明來幫個忙。在我們的每周會議中，你的團隊在突出他們的進展方面做得非常出色。但是，這使用了一些可用於我的團隊來突出他們的時間。如果您可以每周給我的團隊多一點時間來完整說明他們的進度報告，我將不勝感激。
非常感謝，請讓我知道如果有什麽我可以為你做的！
敬上，
菲爾
這封電子郵件禮貌友善，在辦公室傳播不良感受的機會很少。
我們所有人每天都在交流。 我們溝通的越好，我們對客戶，老板和同事的信譽就越高。
使用7 Cs溝通作為您所有溝通的檢查清單。 通過這樣做，你會保持明確，簡潔，具體，正確，一致，完整和有禮貌。
溝通技巧系列 - 入門篇