試述人力資源管理信息系統開發與應用

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 何朱必

摘要：人力資源管理的終極目標是激發人的積極性。如何能保持企業員工的工作責任感，如何打造開心快樂的工作氛圍，讓員工每天有份好心情，激發他們的工作熱情和減少人才的流失，已成為困擾企業人力資源管理日益尖銳的問題，可以說企業管理從根本上來講就是對人的管理。經營企業，就是經營人。通過建立透明、相容、一致、易查和全面的人力資源信息系統，將與人相關的信息統一地管理起來，利用信息技術，建立企業人力資源管理信息系統，通過人力資源管理信息系統這一生產力工具的推廣使用，使得人力資源管理業務流程再造成為可能，通過規範化、標準化實施業務管理，實現快速高效完成業務工作，減化工作流程，從而提高工作效率、降低管理營運成本。

本文就是基於上述開發背景闡述了企業人力資源管理信息系統的需求分析、系統分析、詳細設計等整個開發過程。

關鍵詞：人力資源；信息系統軟件；開發與應用

作者簡介：何朱必（1970－），男，雲南石屏人，玉溪大紅山礦業有限公司，高級經濟師，主要從事企業經濟管理與人力資源管理研究及其應用軟件開發。

1.1人力資源管理信息系統開發目標

人力資源管理模塊以經營管理為目標，信息管理為基礎，采用成熟、先進的計算機軟件、硬件集成技術，融入科學的人事管理思想和模式，對企業及其下屬公司的人事信息進行采集、儲存、加工、處理和分析，使其及時、準確地反映企業的人事聘用狀況、人員流動情況、薪資情況等人事信息，為各級管理者提供快速、準確的人事管理依據與輔助決策數據。

構建人力資源數據中心。利用人力資源管理信息系統的統計分析功能，企業能夠及時準確地掌握企業內部員工的相關信息，如員工數量、員工結構等，確保員工數據信息的真實完整性，從而有利於更科學有效地開發與管理企業人力資源。
實現網上招聘。人力資源管理部門可以通過本企業的人力資源管理信息系統與其它專業網站的銜接，及時了解市場上人力資源的最新動向。與傳統的現場招聘或借助中介機構招聘相比較，網上招聘大大節約了人力、財力、物力，提高了招聘效率。
　　員工培訓規劃。根據系統生成培訓信息，分類統計，按培訓需求提出培訓計劃，實現按需施教，不斷提高員工業務技能，使其能夠適應激烈的內部崗位競爭的需要。
　　達到企業與員工之間建立無縫協作關系的目的。以信息技術為平臺的人力資源管理信息系統，更著眼於實現企業員工關系管理的自動化和協調化，系統使企業各層級各部門間的信息交流更為直接、及時、有效。

1.2人力資源管理信息系統目標需求

隨著企業經營規模的不斷擴大，經營方式趨於多樣性，企業的管理也越來越復雜，面對不斷蓬勃壯大發展的業務，企業在管理上必須躍上一個新的臺階。建立企業現代化管理系統已成為當務之急。不少企業往往使用電子表格管理人員信息和處理工資、五險兩金繳費基數，在自由化快速實現報表功能等方面為企業帶來了可觀的績效，為實現企業的信息管理打下了堅實的基礎，積累了信息化管理的理論和實踐經驗。但每個人手邊的信息資源是孤立存在的，企業內部多部門多頭管理人員信息，就形成了一個個信息孤島，相對固定性和企業的發展壯大、組織機構的調整變化、業務開展的延伸之間的矛盾日趨激烈，隨著數據庫技術及開發工具的不斷升級，信息系統的構建越來越被多數企業所接受，單一功能的電子表格已經不能適應大公司目前和未來的各種管理需求，因此，各種管理信息系統被成熟而廣泛推行使用在各行各業中。

人力資源管理信息系統是一個企業單位不可缺少的部分，是適應現代企業制度，推動企業人力資源管理走向科學化、規範化、自動化的必要條件。人力資源管理系統能夠為用戶提供充足的信息和快捷的數據處理、查詢手段，以幫助企業管理人員了解企業現有的人力資源結構和人員狀況。但一直以來人們使用傳統人工報表的方式管理人員信息、工資數據、文件檔案，這種管理方式存在許多缺點，如：重復勞動、效率低、安全性差、時間一長就會產生大量的文件和數據積壓，這對於查找、更新和維護都帶來了不少的困難，久而久之，造成管理不規範，信息差錯率高，數據失真，浪費人力和時間。
因此，為了加快企業的信息化步伐，提高企業的管理水平，在激烈的社會競爭中立於不敗之地，建設和完善人力資源管理系統已經變得十分必要和迫切。

2.1人力資源管理信息系統總體規劃

人力資源管理信息系統開發和應用的基礎是企業戰略： 人力資源戰略、人力資源管理流程、IT基礎設施和軟件技術。因此企業的運作要實現三方面轉型：戰略、流程和技術。戰略通過確定企業長期的發展方向得以明確，包括: 單位總

體戰略，含人力資源戰略（招聘戰略、留人戰略、開發戰略）；流程再造的目標是整合內部資源和能力，主要包括： 人力資源規劃流程、薪酬管理流程、職業管理流程等；技術是我們實現運作模式轉變的手段，人力資源管理技術主要體現

在分析、綜合、判斷、篩選上，在實現人力資源管理自動化過程中，業績考核、人才素質測評與崗位評估是非常典型的人力資源管理工具，整體上提高運作效率。運作轉型方式的改變大體上如圖所示：

圖1 　人力資源管理戰略管理結構圖

2.2人力資源管理信息系統軟件設計構想

根據人力資源管理各崗位業務內容和業務流程，軟件設計需實現將勞動合同、人事信息、人員調配、工資管理、員工培訓等業務有機結合。軟件設計為綠色軟件(免安裝、不汙染Windows計算機操作系統)，系統采用目前世界上運行速度最快的DBMS關系數據庫軟件 Microsoft Visual FoxPro9.0，結合C語言及現代多媒體技術編寫而成，具有良好的用戶界面、較高的智能化性能及強大的自動化管理功能，由於系統采用較好的容錯技術，因此增強了系統的自動糾錯性能，系統導入導出功能強大，數據接口與外部系統無縫連接，與ERP系統數據共享。用MIS軟件實現人力資源管理業務流程再造，充分體現管理信息化、數據自動化、報表模板化理念，管理思想如圖所示：

圖2　管理思維導圖

2.2.1人力資源管理信息系統應用及其相互關系

人力資源管理的日常業務主要涉及新進公司人員及離職人員的信息維護、崗位變動及人員調動管理、社會保險繳費基數申報、工資考勤處理、員工收入分析、工資總額統計、員工培訓信息登記等等，業務間相互關系如圖所示：

圖3　人力資源管理業務關系圖

圖4 人力資源管理業務流程圖

2.2.2人力資源管理業務流程分析

　　人力資源管理主要業務流程為：企業組織結構的框架管理，員工在企業生命周期的信息管理，勞動工資、保險福利數據處理，建立崗位能力的素質模型，建立對員工的能力培訓體系，記錄各種內外部的培訓情況，並根據培訓目標按能力素質匹配情況自動檢索培訓對象，使得培訓工作系統化。

2.2.3人力資源管理信息系統的功能設計與軟件框架

　　技術為管理服務。人力資源管理信息系統要發揮其作用僅靠技術還不行，必須與先進的管理理念結合起來。人力資源管理的實質是將知識資源視為企業最重要的戰略資源，而人力資源管理信息系統本身就滲透著知識管理的思想，其關註的是如何利用員工數據信息獲得員工知識，再利用這些知識獲取最大的效益，這一管理思想應貫穿於人力資源管理信息化過程的始終。

以技術支持為保障。人力資源管理信息系統從收集數據到數據加工、儲存、傳送、使用和維護都離不開計算機信息技術的支持，缺乏有效的技術支持，系統的工作效率將難以保證，管理理念的貫徹也將失去落腳點。人力資源管理信息系統通過全面運用計算機編程技術、網絡通訊技術、數據庫技術以及運籌學、統計學、模型論和各種最優化技術，實測企業的人力資源現狀並建立起企業人力資源管理專家系統，為企業提供有關人力資源問題的高質量解決方案。

軟件設計框架結構如圖所示：

圖5　人力資源管理信息系統軟件設計結構圖

　　根據人力資源管理的崗位業務需求與業務流程，將系統操作界面設計為員工自然狀況管理模塊、勞動人事管理模塊、社會保險管理模塊、員工培訓管理模塊、用戶權限管理模塊、系統設置、數據初始化模塊。運用數據庫編程技術結合工作業務有針對性地開發，註重實用性與專業性的結合，各大功能模塊，共用一個數據庫，生成不同的用戶UI界面，實現人力資源管理常用的“勞動人事”、“社會保險”和“員工培訓”三大功能應用。系統的運用可使人力資源管理各崗位業務有機結合，形成一個閉合循環系統，實現各功能模塊間數據的共享，代替人力資源管理的手工計算或做手工電子臺帳，有效地提高工作效率，降低人工成本。

3.1人力資源管理信息系統應用特點

通過人力資源管理業務與信息化應用軟件深度融合，輕松實現了人力資源管理信息化業務流程再造，是人事、統計管理人員在日常人力資源管理中提高工作效率、快捷處理各種復雜數據查詢和打印分析統計報表所必備的生產力工具。軟件具有友好的用戶界面、最快的運算處理速度、安裝簡便、操作簡單、功能實用、穩定可靠等優點。利用企業現有的內網作物理平臺，快速方便地查詢、統計人力資源信息、處理工資保險等數據，不用再去手工翻冊子、查檔案、手工做帳處理諸如工資、保險等一些繁瑣的數據，提高了人力資源管理人員的工作效率。

系統最大的特色是高度融合了目前運行速度最快的關系數據庫管理系統Visual FoxPro 9.0 及大家最喜聞樂見的電子表 Excel，充分發揮了數據庫處理技術與電子表快捷生成報表強強聯合優勢，提高人力資源管理工作效率，輕松實現信息管理自動化、報表處理快捷化、決策支持可靠化等特點。

管理信息化、數據自動化、報表模板化；
系統具有分配數據查詢、報表導出的使用權限功能，可設置多條件組合的條件查詢，並靈活分配用戶使用權限，滿足組織中的各類用戶權限管理，對信息查詢限制和保密；
靈活自定義各種查詢和報表導出，自主控制報表的數據範圍和查詢組合條件；
對報表數據導入、導出，提供電子表格或圖表分析功能；
實現崗位、人事、薪酬、福利、人力資源狀況、員工變動、考勤休假的多種信息的多種條件的報表輸出；
直接導出導入系統內外數據，運用電子表格方便實用的制表工具，方便設計完成任意復雜結構的報表，報表格式定義簡單，易學易用；
根據實際工作業務要求方便制作編輯各種數據報表模板，模板本身可以方便地保存和讀取，從而實現業務報表的修改使用；
充分運用大家最喜聞樂見的電子表格自由快速做報表，可以直觀地改變報表中的所有內容，如表頭、表尾的的文字，包括字體、位置、內容等。可自定義制作出形狀極其復雜的報表格式，更符合國人的操作習慣；
系統生成的文本文件又可直接作為ERP系統的導入導出模板數據，快速實現人力資源管理信息系統與ERP系統數據交換和共享，與ERP系統無縫連接，實現功能互補，滿足用戶數據轉換、方便快捷應用。

3.2人力資源管理信息系統應用流程

系統具備“設計結構合理，維護極其方便，數據庫力求精簡，功能設計強大”等特點，具自動識錯、提示功能，系統除少量原始數據錄入外，自動生成各類報表或查詢數據庫，可與其它大型數據庫無縫連接，輕松導出導入數據，實現數據共享。系統力求界面通俗易懂，操作智能化程度高，簡單易行；首先，簡單采集本程序需要的基礎數據，其次，少量快速錄入勞動人事管理日常業務基本項目、原始數據，最後，系統根據系統設置對原始數據自動化處理，完成一切日常管理工作中繁瑣的計算工作，提供勞動人事管理工作中各類報表、數據查詢和分析統計報告，可以說人力資源管理信息系統是高度智能化的超級“傻瓜”型軟件。

圖6　人力資源管理信息系統應用流程圖

在系統生成的人員信息、工資數據的基礎上，還不斷擴展了業務特色功能，根據社會保險政策相關文件編寫實用程序功能模塊，對系統外快速生成上報社會保險管理部門數據，實現全自動更新數據盤，導出住房公積金、企業年金及各種社會保險繳費基數（五險兩金年繳費基數），方便用戶向企業年金管理銀行、上級社會保險管理部門報送數據盤(電子表)；對內實現信息化管理社會保險臺帳報表、做實繳費登記手冊卡片、打印退休職工養老保險待遇。

3.3人力資源管理信息系統使用要求及發展方向

信息化工具只有高度重視和正確使用，常學常用才能見到這一生產力工具帶來的實際效益。為及時、準確掌握人力資源狀況，提高各單位的人力資源管理水平，發揮好人力資源管理信息系統的作用，必須切實制訂一個保障信息系統正常運行的管理辦法。明確要求相關人員必須熟練使用這一生產力工具，做到業務流程暢通無阻，數據信息維護及時準確無誤。

國內外人力資源管理系統已經歷了漫長的發展過程，傳統的人力資源管理系統，主要是用來解決人力資源部門內部的業務管理問題，如人事信息管理、薪資計算、考勤管理等等，系統的應用，能夠從某種程度上提升人力資源管理的效率，但由於系統的用戶對象主要是人力資源管理相關的管理人員，人力資源管理的信息流很難突破管理部門之外，從而導致了人力資源管理體系的封閉狀況始終不能得到解決。隨著Web技術的發展，信息流突破了部門的限制而延伸到單位內外的各個角落，使得人力資源管理的業務流程再造有了穩定、可靠的技術支持，人力資源管理體系也將因此而突破封閉的模式，單位各級管理者及普通員工都能參與到人力資源的管理活動中來，這就提出了Web人力資源信息系統開發課題 。與傳統人力資源管理系統不同，Web人力資源信息系統將從“全面人力資源管理”的角度出發，利用Web技術為人力資源管理搭建個性化、規範化、網絡化、動態化的工作平臺，在滿足人力資源部門業務管理需求的基礎上，還將人力資源管理生態鏈上不同的角色聯系起來，使得人力資源信息系統成為單位實行“全面人力資源管理”的平臺。

4　結論

企業要實現持續、穩定的發展，就要求所有員工都能以戰略為核心統一行動，相互協作。使組織的人力資源管理系統將組織願景、價值觀念、企業文化等等一些高端的經營理念真正有效地轉化為每一位員工在日常工作中表現出來的言行習性，使人力資源管理系統各大功能板塊之間真正實現有效的聯動。吸收先進的管理思想，完善與社會主義市場經濟體制相適應的人力資源管理制度體系，其終結目標是“最大限度地激活人力資源”。只有借鑒國外企業成功經驗，結合國內的企業現實，尊重員工的“個性化”需要 ，建立起甄選實績化、職責崗位化、發展業績化、管理制度化、利益共同化、薪酬市場化、保障社會化、組織目標與個人價值協同化等“選人用人、激勵開發、拴心留人”激勵機制，強調能力本位和業績本位，才能達到尊重、保護、留住、激勵、培育、用好人才的目標，也才能真正發揮出人力資源管理的核心競爭力作用。

參考文獻：

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試述人力資源管理信息系統開發與應用