在為用戶啟用了存檔郵箱之後，默認情況下，會將兩年或者兩年以上的郵件從用戶主郵箱移動到就地存檔郵箱，並且將用戶主郵箱中已經刪除並清除到“可恢復的項目”目錄中，早於或等於14天的郵件，移動到就地存檔郵箱的“可恢復的項目”目錄中。

如果現在企業中有另外的特殊需求，比如需要早於3年的郵件才被自動歸檔到存檔郵箱中，那麽就需要修改現有的存檔策略了。

一、什麽是存檔策略

根據微軟官方的解釋，存檔策略就是使用移動到存檔保留操作的保留標記。說的直白一點，存檔策略就是定義什麽時間後，自動將郵件從用戶郵箱移動到存檔郵箱的規則。

存檔策略可以分配給郵箱、郵箱文件夾或特定的郵箱內容，上述容器中的項目會遵循策略的涉及，在策略指定的到期時間後，自動移動到存檔郵箱中。

通過存檔策略作用的項目，在移動到存檔文件夾中時，會自動放置在與主郵箱中的源文件夾同名的文件夾，如果該同名文件夾在存檔郵箱中不存在，則會自動創建一個同名文件夾。

1、存檔策略在Exchange Online中的體現

存檔策略在Exchange Online中被包含在保留標記中，通過定義保留標記的保留操作為“存檔”達到設置存檔策略的目的。

需要註意的是，微軟一直計劃將保留等合規性管理從Exchange Online的EAC中轉移到Office 365管理中心。但是，目前國內世紀互聯版的Office 365尚未改變只是提供了一個×××提示，如果進行試用將跳到全球版Office 365的登錄界面。

2、已經包含在默認保留策略中的存檔策略

之所以Exchange Online默認會將啟用了存檔郵箱功能的用戶郵箱中，早於兩年的項目自動移動到存檔郵箱，就是因為在Exchange Online中所有用戶郵箱都將遵從默認保留策略（默認MRM策略）的作用。在新建Exchange Online郵箱時，系統會自動將默認保留策略分配給該新建郵箱。因此，了解此默認保留策略中包含的存檔策略對存檔策略的使用非常有用。

通過EAC的“合規性管理”，打開“保留策略”，選中“Default MRM Policy”，可以在右側看到該默認保留策略所包含的保留標記，其中有五個標記是作為存檔策略出現的。

A、默認2年後移動到存檔：該策略為默認策略標記（DPT）。郵件將在兩年後自動移動到存檔郵箱中，應用於整個郵箱中未應用其它保留標記的項目；

B、可恢復的項目14天後移動到存檔：該策略分配給“可恢復項目”文件夾，作為其保留策略標記（RPT）。為系統內建策略，在EAC的保留標記列表中無法看到，也無法通過EAC進行修改和管理；

C、個人1年後移動到存檔：該策略為個人存檔策略標記。用戶可以自己將該標記應用到指定郵箱或文件夾。被應用該策略標記的容器中的郵件將會在1年後移動到存檔郵箱中。

D、個人5年後移動到存檔：該策略為個人存檔策略標記。用戶可以自己將該標記應用到指定郵箱或文件夾。被應用該策略標記的容器中的郵件將會在5年後移動到存檔郵箱中。

E、個人永不移動到存檔：該策略為個人存檔策略標記。用戶可以自己將該標記應用到指定郵箱或文件夾。被應用該策略標記的容器中的郵件將永遠不會移動到存檔郵箱中。

二、修改默認存檔策略

一般的，在企業中應用最廣泛的就是默認存檔策略（DPT）。該策略被定義為2年後移動到存檔，如果根據企業的需要，可能會調整這個周期，比如隨著企業業務量的不斷增大，導致郵箱可能不到兩年就已經出現空間不足的情況，由此可能需要縮短周期為1年。再或者可能由於用戶經常會查閱3年內的郵件，因此需要將兩年時間延長為3年。

可以通過EAC或PowerShell修改默認存檔策略。

1、使用EAC修改默認存檔策略。

在EAC的“合規性管理”中，導航到“保留標記”，選擇“Default 2 year move to archive”這一默認策略，然後點擊筆形按鈕，對其進行編輯。

在彈出配置頁面，可以修改其“名稱”、“保留操作”和“保留期”，此處將其“保留期”從730天改為365天，即保留1年。當然，名稱也應該隨之進行修改。點擊“保存”，完成默認存檔策略的修改。

此時，會彈出更新組織設置的對話框，這個步驟將會持續較長時間。等待完成後，修改默認存檔策略標記完成。

註意：這裏容易出現得到一個“錯誤”的警告，提示無法更新組織設置。

出現這個錯誤是由於Office 365被部署在微軟的數據中心，為了節省某些對象的存儲空間，將其進行了合並。所以在第一次修改其中某個對象時，將對組織中的所有對象進行展開操作，這種擴展被稱為水合。從微軟的官方資料了解到如下操作會導致組織進行水合：

A、創建新的角色組，或創建新的管理角色分配。

B、創建新的角色分配策略或修改內置角色分配策略。

C、創建新的 Outlook Web App 郵箱策略或修改內置 Outlook Web App 郵箱策略。

D、創建新的共享策略或修改內置共享策略。

E、創建新的保留策略或修改內置保留策略。

解決上述水合問題的方法有兩個：

A、等待。根據不同情況，可能需要等待幾分鐘到幾小時。

B、使用 PowerShell 進行強制水合。

Enable-OrganizationCustomization -Verbose

如果命令正常運行並且無錯誤，可以返回到EAC並再次嘗試執行原始任務，可解決問題。

2、使用 PowerShell 修改存檔策略

通過 Set-RetentionPolicyTag 可以設置現有的保留標記，並且通過 Get-RetentionPolicyTag 可以查看現有的保留標記。比如，將默認存儲策略的期限從之前的1年改為3年：

Set-RetentionPolicyTag "Default 1 year move to archive" -Name "Default 3 year move to archive" -AgeLimitForRetention 1095

Get-RetentionPolicyTag "Default 3 year move to archive" | Format-List

此外，還可以通過 Set-RetentionPolicyTag 禁用默認存檔策略。

Set-RetentionPolicyTag "Default 3 year move to archive" -RetentionEnabled $false

如果需要禁用或啟用所有的存檔策略（包括DPT和RPT）和個人標記，可以使用以下方法實現：

Get-RetentionPolicyTag | ? {$_.RetentionAction -eq "MoveToArchive"}

Get-RetentionPolicyTag | ? {$_.RetentionAction -eq "MoveToArchive"} | Set-RetentionPolicyTag -RetentionEnabled $false

從EAC中可以發現，被設置為禁用的存檔策略，實際上就是將其保留期限設置為“無限制”，即永不移動到存檔郵箱。

正因為如此，所有對於“Personal never move to archive”這一策略的禁用操作會被忽略。

三、新建和刪除存檔策略標記

1、新建存檔策略。

在EAC中，導航到“保留標記”，點擊新建按鈕“+”，在上下文菜單中選擇“自動應用於整個郵箱（默認）”或“由用戶應用於項目和文件夾（個人）”，打開新建存檔策略標記頁面。

註意，如果選擇“自動應用於默認文件夾”則不會出現存檔選項。

在新建存檔策略標記頁面中，指定該策略的名稱，“保留操作”選擇移動到存檔，設置符合預期的“保留期”。點擊“保存”，完成新建存檔策略。

2、刪除現有存檔策略。

在“保留標記”中，選中要刪除的存檔策略，點擊刪除按鈕，在彈出的“警告”對話框中點擊“是”，完成存檔策略刪除操作。

四、通過保留策略分組存檔策略

保留策略的作用實質是對保留標記進行分組，以便將保留標記更好的應用到用戶中。由於存檔策略也是一種保留標記，所以可以利用保留策略來對存檔策略進行分組。

在EAC中導航到“保留策略”，點擊新建按鈕“+”，可以創建一個自定義的保留策略。

為新建的保留策略定義名稱，並點擊添加按鈕“+”，為保留策略添加存檔策略。

在保留標記列表中選擇要添加到該保留策略中的存檔策略，點擊“添加”，最後點擊“確定”，返回“新建保留策略”頁面。

確當列表中的存檔策略正確後，點擊“保存”，完成保留策略的創建。

易寶典文章——玩轉O365中的EXO服務 之三十三 管理存檔策略