證照竟然可以這樣管理！後悔沒有早知道

一個規範的企業，所擁有的經營證照、資質證書、資格證書、發明專利、與資質有關的個人證件等證照成千上萬，這些證照都是企業實力的重要體現。因管理不善，經常會出現過期而不自知、查詢困難、借還不知去向等尷尬情況，如何有效管理、快速維護好這些證照，為企業的生產經營活動提供及時高效的證照管理服務，已是擺在企業面前的一項非常緊迫且重要的工作。

證照方面普遍存在一些共性的問題，例如：
如何對證照進行分類？
如何根據使用部門的職責職能劃分證照的使用許可權？
怎樣管理可以使我們能快速的查閱或存取證照，又不會造成不知去向等問題？
怎樣的應用方式能保障證照的使用安全？
……
其實很多企業都非常清楚以上的問題，紛紛出臺管理制度，以求實現規範化的證照管理：
1、 證照及資料由專人負責統一保管
1） 證照保管、登記、備案。保管所有證照避免丟失或損壞，如出現立刻向主管領導報告，並及時辦理證照的掛失和補辦手續，同時追責相關責任。
2） 負責各種證照的申報、登記、變更、年檢、延期、登出等工作，規定時間內完成證照年審、變更、延期
2、 證照的使用管理
1） 借閱、借用、影印證照資料的登記，填寫《證照領用、歸還登記表》寫明事由及擬用證照資料名稱、歸還期限等，並經上級同意的簽名或流程郵件，再去相關部門辦理手續。
2） 僅憑主管領導籤批《證照領用、歸還登記表》辦理借用、借閱、影印等業務，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。
3） 凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內歸還，不能按時歸還的應請延期，手續與上訴1相同重新申請。
4） 確保證照借用、歸還登記的及時性和完整性，並及時追蹤證照使用情況。
3、 不許擅自使用公司的證照進行各種擔保
4、 電子檔件的儲存和對外使用規範。
5、 因人員的調動、離職等，必須嚴格交接轉移手續，做好相應的交接工作和交接表格。
6、 沒有按以上的管理制度或保管不善、檔案的損壞、丟失等承擔相關的責任（至於什麼相關的責任小編我就不細說了，這麼傷心就不提了）

制度是有了，但怎麼去實行？怎麼去分類？怎麼查詢？怎麼保管等？
空有制度，落實不了的情況還少嗎？

來讓小編給您出幾招：
怎麼實現適合企業的證照管理分類？
企業可以根據管理需要及實際情況，按證照的性質、型別，或者按公司的管理部門自由定義分類。所以，每個公司都可以自已定義符合自己的證照管理分類方式，例如某集團先按照經營單位（總公司、分公司和分支機構）為大類，再按證照性質分為基礎類證照、生產經營類證照、資產權益類、專案許可類等證照分類。

可以自由分類才是王道，每個企業的證照應用場景都有所區別，自由的分類才可以完全匹配到實際的管理要求。
怎麼實現規範化的證照管理？
第一，我們要定義證照的相關屬性。例如：證照編號、責任人、發證機關、狀態、有效期、存放位置等。這些都是證照的重要資訊，除了可以定義資訊的性質之外，還能幫助我們更快地找到對應內容，也能為後續的統計、分析提供支撐。
另外，不同性質的證照，其陳列和保管方式也會不一樣，如營業執照，需要懸掛在企業辦公場所的顯要位置，而房產證等資產性證件則可能是存放於保險櫃中，通過系統不但可用文字標示存放位置，也可以圖示化的方式體現存放地點。

第二，證照的分類與屬性的自定義，幫助企業實現了管理不同型別、來源、性質證照的目的，但是，證照是會日益增加的，所以，每一份證照都應該設定多個提醒事項，用於證照年檢、換證、延期等工作的提醒。如下圖所示：

第三，對重要的證照檔案按職責職能劃分許可權，配置組織、部門、個人或者是來訪者的許可權限制，這是對證照的又一重安全管理。

怎麼智慧管理證照可以既安全又高效？
搜尋平臺快速定位企業證照
我們可以通過組合關鍵字、組合搜尋條件或者是二次搜尋等方式，通過搜尋平臺，更快更精準地找到我們所需要的證照。但是，有一個需要非常注意的地方，就是要確定好許可權的邊界，搜尋結果必須遵循設定好的許可權。

借閱與歸還的可流程化處理，準確記錄證照的利用情況
各個分支機構、下屬公司或是部門，這麼多的證照使用人員，證照的在庫情況，借出了在誰手上，借閱歸還的情況是怎樣的，如果單單依靠人工管理，時間一長就不知去向了。因此，企業應該按實際管理規定製定借閱、借用、影印證照的標準化流程。
借用時，只需要把搜尋出來的證照，像把商品新增到購物車中一樣，勾選證照即可放入收納盒，併發起對應證照借閱申請，滿足借用人對紙質證照的借閱或借用、電子證照的臨時借閱以及影印/列印件的借用需求。

在申請流程中，可以套用根據企業管理制度，自定義設計的表單以及流程模板，不同密級的證照還可以自動匹配不同的批准人或申請流程，申請人、借閱清單、歸還日期、借閱用途等申請資訊自動獲取，並自動記錄借出與歸還的時間節點，管理人員可以通過圖表形式，實時檢視證照庫存，以及證照利用情況，記錄清晰，隨時追溯。

方便組合的安全機制，能讓企業證照得以安全的利用。
為了更好的保障證照的使用安全，在系統層面，應該支援SSL證書，高許可權使用者應該限定終端登入，強密碼、登入鎖定等登入安全策略不可或缺，每一次的操作痕跡都應該記錄下來，如有變更，老版本應作為歷史版本儲存，預覽電子證照時，須加註帶有使用者名稱稱和時間的螢幕水印，防止惡意擴散，借閱列印件時應該加註列印水印，限定證照的使用用途。

最後小編要自豪說句，有了以上科學化的分類、標準化的流程、數字化的統計、多重化的安全控制，還需要擔心因空有制度、或管理和使用不規範導致的“那些”相關責任而憂傷嗎？