第十章 專案溝通管理：

PM 大多數時間都用在與干係人的溝通上。
第十章有三個過程：

規劃溝通管理：根據干係人的需求，制定溝通管理計劃
管理溝通：根據溝通管理計劃釋出、收集、處理資訊
監督溝通：確保在正確時間將正確資訊傳遞給正確的人
規劃溝通管理：
1、定義：根據干係人的資訊需要和要求及組織的可用資產情況，制定合適的專案溝通方式
和計劃。
1）對干係人的資訊和溝通需求做出應對安排，確定干係人需要得到什麼樣的資訊、什
麼時候得到、用什麼樣的方式得到、多長時間得到一次。
2）溝通規劃不當，將會導致資訊傳遞延誤、向錯誤的受眾傳遞敏感資訊或與某些干係
人溝通不足等問題。

2、規劃溝通管理的工具：溝通需求分析
是確定專案干係人的資訊需求，包括資訊的型別和格式，以及資訊對干係人的價值。
1）專案資源只能用來溝通有利於成功的資訊，或者那些因缺乏溝通會造成失敗的資訊；
2）潛在溝通渠道公式：N*(N-1)/2，N 是包括 PM 在內的專案干係人總人數。
3）潛在溝通渠道或路徑的數量反映專案溝通的複雜程度；

3、規劃溝通管理的工具：溝通技術：
可以採用各種技術在專案干係人之間傳遞資訊。常見的方法包括：對話、會議、書面文
件、資料庫、社交媒體和網站等。
4、規劃溝通管理的工具：溝通方法
1）互動溝通：在兩方或多方之間進行多向資訊交換，確保全體參與者對特定話題達成
共識的最有效方法。比如開會、打電話等；
2）推式溝通：把資訊傳送給需要接受這些資訊的特定接收方。可確保資訊的傳送，不
確保資訊被理解。比如：發郵件、簡訊、派發傳單、傳送小廣告。
3）拉式溝通：接收者自主自行地訪問資訊內容。比如上谷歌、上百度查詢，上企業內
網查詢資訊、經驗教訓資料庫、知識庫等。
5、規劃溝通管理的輸出：溝通管理計劃
包括了干係人的溝通需求、需要溝通的資訊、釋出資訊的原因、溝通頻率、傳送者、接
收者、傳遞資訊的方式、通用的術語表等。

管理溝通：
1、定義：根據溝通管理計劃釋出、收集、儲存以及最終處置專案資訊。

管理溝通的工具：專案報告
專案報告是收集併發布專案資訊的行為，主要是釋出給眾多的干係人群體。
雖然工作績效報告是監控專案工作過程的輸出，但本過程會編制臨時報告、專案演示、
部落格，以及其他型別的資訊。

監督溝通：
1、定義：在整個專案生命週期中對溝通進行監督和控制，以確保滿足專案干係人對資訊的
需求。
確保在正確的時間把正確的資訊發給正確的人。

  練習題
1、專案經理在截止日期向專案利害關係者傳送變更請求日誌。這描述了什麼過程？
A. 管理溝通
B. 規劃溝通管理
C. 控制溝通
D. 管理干係人蔘與
答案:A。向干係人傳送檔案，是向干係人釋出資訊，管理溝通。
2、在一個複雜的專案中，干係人有著不同的資訊需求。下述哪項可以幫助專案經理滿足幹
系人的期望？
A. 溝通模型
B. 溝通管理計劃
C. 溝通矩陣
D. 溝通範圍
答案：B。溝通管理計劃中包括了干係人的溝通需求。
3、一個專案中有 20 位干係人。在專案收尾的時候又確定了 5 位干係人。 問在專案收尾的
時候有多少條溝通渠道？
A． 190
B． 225
C． 350
D． 300
答案：D。25*24/2=300
4、專案經理向指導委員會提交了一個變更請求，請問這屬於什麼活動範疇？
A. 推式溝通
B. 預防措施
C. 公開溝通
D. 糾正措施
答案:A。把資訊傳送出去，這是推式溝通。
5、利害關係者在專案期間抱怨資訊過多。他們發現很難將相關資訊與無關資訊分類。 該問
題的原因是什麼？
A．管理溝通過程實施不當
B．識別利害關係者過程實施不當
C．控制溝通過程實施不當
D．規劃溝通管理過程實施不當
答案:D。最早的規劃過程就做的不好。

6、在一個化工廠施工專案工作的專案經理每月應向關鍵干係人簡要報告。專案按計劃進展，
但是有些關鍵干係人對專案狀態溝通水平不滿意。專案經理下一步應該怎麼做？
A.分發足夠的相關資訊
B.每週向關鍵干係人簡要報告
C.審查溝通管理計劃
D.修訂傳送接收模式
答案：C。對專案狀態溝通水平不滿意，說明要加強溝通管理，需審查溝通管理計劃。
7、專案團隊應使用哪一項來確定更新和溝通專案績效的適當方法？
A.群體決策技術
B.會議
C.人際交往
D.多準則決策分析
答案：B。考規劃溝通管理的工具。
8、專案經理了解到一份獲得批准的新標準將導致範圍變更。為了確定誰應該接收變更請求
的相關資訊，專案經理應該參考？
A. 干係人登記冊
B. 溝通方法登記冊
C. 溝通管理計劃
D. 變更控制檔案
答案:C。溝通管理計劃包括了干係人的溝通需求、需要溝通的資訊、釋出資訊的原因、溝通
頻率、傳送者、接收者、傳遞資訊的方式、通用的術語表、還有問題升級程式。