事業環境因素、組織過程資產

1 、 事業環境因素 Enterprise Environmental Factors:是專案團隊不能控制的，將對專案
產生影響、限制或指令作用的各種條件。可能提高或限制專案管理的靈活性，也可能對專案
結果產生積極或消極影響。
包括：
1）組織文化、結構和治理；
2）設施和資源的地理分佈；
3）基礎設施：現有設施、裝置、組織通訊渠道、IT 硬體、可用性和效能等

4）資訊科技軟體：進度計劃軟體工具、配置管理系統、其他線上自動化系統的網路接
口、工作授權系統等
5）資源可用性：合同和採購制約因素、已批准的供應商、分包商和合作協議等）
6）員工能力：現有人力資源的專業知識、技能、能力和特定知識
（以上6條來自組織內部）
7）市場條件：競爭者、市場份額、品牌認知、商標等
8）社會和文化影響與問題：政治氛圍、行為規範、道德、觀念等
9）法律限制：與安全、資料保護、商業行為、僱傭與採購等有關的國家和地方法律法
規
10）商業資料庫：標杆對照結果、標準化的成本估算資料、行業風險研究資訊、風險數
據庫等
11）學術研究：行業研究、出版物、標杆對照結果等
12）政府或行業標準：與產品、生產、環境、質量、工藝等有關的監管機構法規和標準
13）財務考慮因素：貨幣匯率、利率、通貨膨脹率、關稅、地理位置等
14）物理環境因素：工作條件、天氣、制約因素等
（以上 8 條來自組織外部 ）

 

組織文化與風格（內部的事業環境因素）：

文化與風格是經過長期積澱而形成的群體現象，組織文化由組織成員的共同經驗積澱而
成。
共同的願景、使命、價值觀、信念和期望；
規章、政策、方法和程式；
對領導力、層級體系和職權關係的看法；
行為準則、職業道德；
風險承受力；
運營環境等等。

事業環境因素 ： 有來自組織內的、也有組織外的，都是專案團隊不能控制、無法避免的。
 2 、組織過程資產：一定是組織內部的。組織過程資產是執行組織所特有並使用的計劃、流
程、政策、程式和知識庫，包括來自任何專案參與組織的，可用於執行或治理專案的任何產
物、實踐或知識。
包括兩大類：
過程、政策與程式（通常由 PMO 更新）；
組織知識庫（通常由專案更新）。
2.1 過程、政策與程式：

組織用於執行工作的流程與程式。
啟動和規劃：
1）指南和標準，用於裁剪的標準流程和程式以滿足專案的特定要求
2）特定的組織標準，例如各種政策（如 HR、HSE、安保與保密、質量、採購和環境等政策）
3）產品和專案生命週期、方法與程式（如專案管理方法、評估指標、過程審計、改進目標、
核對單、組織內使用的標準化的過程定義等）
4）模板（如專案管理計劃、專案檔案、專案登記冊、報告格式、合同模板、風險分類、風
險描述模板、概率與影響定義、概率和影響矩陣、以及干係人登記冊模板等）
5） 預先批准的供應商清單和各種合同協議型別（如總價合同、成本補償合同和工料合同）
執行和監控：
1） 變更控制程式
2） 風險控制程式
3） 跟蹤矩陣
4） 財務控制程式
5） 問題與缺陷管理程式
6） 資源的可用性控制和分配管理
7） 組織對溝通的要求
8） 確定工作優先順序、批准工作與簽發工作授權的程式
9）模板（如風險登記冊、問題日誌和變更日誌）
10）標準化的指南、工作指示、建議書評價準則和績效測量準
11）產品、服務或成果的核實和確認程式
收尾
專案收尾指南和要求（如專案終期審計、專案評價、可交付成果驗收、合同收尾、資源
分配，以及向生產和（或）運營部門轉移知識等）

2.2 組織知識庫：組織用來存取資訊的知識庫。包括：
1）配置管理知識庫；
2）財務資料庫；
3）歷史資訊與經驗教訓知識庫；（專案收尾時，要總結經驗教訓、更新組織過程資產，供
將來的專案參考。這是考點）
4）問題與缺陷管理資料庫；
5）測量指標資料庫；
6）以往專案的專案檔案；

如何區分組織過程資產和事業環境因素？

第 1，是組織內部的還是外部的，如果是外部的，一定是事業環境因素；如果是組織內部，
可能是組織過程資產，也可能是事業環境因素。
第 2，專案經理是否可以選擇，組織過程資產是可以選擇用或不用；事業環境因素是不容項
目經理選擇的。
第 3，以“程式”結尾的詞大多是組織過程資產；以“系統”結尾的詞大多是事業環境因素

組織結構：

組織結構/組織形式定義：人員的職責、許可權和相互關係的安排；是一種事業環境因素。
可能影響人力資源的可用性和專案的執行方式。
三大類：職能型、矩陣型（弱矩陣、平衡矩陣、強矩陣）、專案導向型，所以一共是五
種組織結構。
五種組織結構我們一個個介紹：
1 、 職能型組織：

職能經理就是部門經理角色，職能經理掌握人員績效、完全掌握專案預算。pm 是兼職，
pm極小或沒有權力。
職能型組織 優點：員工只有一個上級、單線溝通、職責分工明確。
職能型組織 缺點：跨部門溝通困難，部門利益高於專案，員工以自己的本職工作為重
點，妨礙客戶參與專案，因此對專案的反應速度特別慢。

2 、 弱矩陣型組織：

pm 權力小於職能經理
比起職能型組織，弱矩陣的優點：加強了部門間溝通.
pm 是專案聯絡員或協調員。
專案聯絡員和協調員有區別：
專案聯絡員：聯絡溝通作用，沒有權力，需要職能經理做決定。
專案協調員：有一定的決策權、可以向高層經理彙報,打小報告。
所以兩者最大的區別在於：是否能夠做決策。職能經理完全掌握預算，pm 是兼職

3 、 平衡矩陣組織：

PM 權力幾乎等於職能經理
優點：資源使用效率高
缺點：員工要聽 2 個領導
pm 和職能經理共同掌握預算，pm 兼職。平衡矩陣可以叫專案經理了，弱矩陣和職能型
裡叫專案協調員或專案聯絡員。
預設組織架構：如果 pmp 考試中，題目沒有特別宣告是什麼組織型別，就預設是平衡
矩陣。

4 、 強矩陣組織：

pm 擁有中到高的權力。強矩陣型組織中，PM 和專案管理行政人員都是全職，並且擁有
全權管理專案預算的權力。這是強矩陣組織和職能型、弱矩陣、平衡矩陣最大的不同。

PM 的彙報上級不再是職能經理，而是專案經理的經理。
矩陣式組織：
優點：兼顧專案與職能工作，資源使用率更高，比職能型組織部門間溝通更好
缺點：一個員工有 2 個彙報物件（pm 和職能經理），溝通複雜。

5 、 專案型組織：

Pm 擁有高到幾乎全部的職權，對預算完全掌握，pm 和專案管理行政人員都是全職。
優點：pm 權力充分，團隊職責清晰，溝通容易，對專案的反應速度非常快。
缺點：員工缺乏歸屬感、缺乏事業的連續性和保障，資源配置重複使用效率低。
三大類組織結構總結如下：
1）職能型：適合專業技能單一、在部門內開展簡單專案活動；
2）矩陣型：適合跨部門、跨專業的專案，提高資源的使用效率；
3）專案型：適合專案難度高、風險大，需要團隊全身心投入，pm 最大限度的掌握專案資源。

專案管理辦公室（ Project Management Office ， PMO ）
1、定義：是對與專案相關的治理過程進行標準化，並促進資源、方法論、工具和技術共享
的一個組織部門。
2、按照對專案控制權力的大小來分，支援型、控制型、指令型。PMO的職責範圍可大可小，
從提供專案管理支援服務，到直接管理一個或多個專案。
1）支援型：擔當顧問角色，為各位專案經理提供專案模板、最佳實踐、培訓、經驗教
訓等資源支援，權力很小，打打醬油玩的 PMO。
2）控制型：PMO 權力居中
3）指令型：直接管理和控制專案，控制權力最大的是指令型。
3、PM 和 PMO 角色差異：
PM——Project Manager 專案經理
PMO——Project Management Office 專案管理辦公室
1）專案經理關注特定的專案目標（單個專案），PMO 關注專案集（多個專案）範圍的
變更；
2）專案經理控制分配給本專案資源，PMO 優化利用所有專案所共享的組織資源；
3）專案經理管理單個專案的制約因素（範圍、進度、成本、質量等），PMO 站在企業
的高度對方法論、標準、整體風險/機會、測量指標和專案間的依賴關係進行管理。
從以上總結的三點我們能感覺出來 PMO 是 PM 的上級領導。 

練習題
1、一個專案經理剛接手一個新專案，該專案和他以前做過的一個專案類似。為了借鑑以前
專案的經驗，他應該先檢視哪份檔案？
A、專案章程
B、專案管理計劃
C、歷史資訊
D、合同
參考答案：C。為了借鑑專案的經驗，應該檢視歷史資訊。歷史資訊屬於組織過程資產，裡
面有以往專案的成功經驗與失敗教訓。
2、發起人因費用超標要終止專案，關鍵干係人不同意，關鍵干係人認為專案不能僅僅用錢
衡量。專案經理需要做一個經驗教訓總結報告，該檔案屬於以下哪一項？
A、組織過程資產
B、專案管理計劃
C、風險管理計劃
D、事業環境因素
參考答案：A。經驗教訓總結報告存檔在組織過程資產中。
3、在實施一個新的 it 系統後，公司遭遇持續不滿。專案經理應該做什麼來改進未來類似項
目的滿意度？
A.建立一個通用的軟體模組程式碼庫
B.確保更新專案管理資訊系統（pmis）資料並可用
C.安排一次與公司其他專案經理的會議
D.建立一個經驗教訓知識庫
答案：D。要改進未來專案的滿意度，需要參考過去的成功經驗和失敗的教訓。組織過程資產的價值

4、某公司建立了一個專案管理辦公室，用於協調和管理其眾多專案。公司的 PMO 提出了一
個具體的專案組織結構建議，並作為標準在全公司實施。該組織結構特點是設定了享有中高
級權力（包括控制專案預算）的全職專案經理和全職管理人員。該 PMO 提出了何種組織結構？
A、 強矩陣
B、 弱矩陣
C、 專案型
D、 職能型
答案：A。中高階權力的 PM，管理人員是全職，這是強矩陣組織結構。
5、很小或沒有職權的專案經理屬於下列哪一種組織型別組成部分？
A、 弱矩陣
B、 職能型
C、 強矩陣
D、 平衡矩陣
答案：B。很小或沒有權力的 PM 是職能型。
6、你在不同文化、不同部門間，負責一個專案，請問在什麼組織型別中？
A、專案型
B、職能型
C、矩陣型
D、完全專案型
答案：C。矩陣型：適合跨部門、跨專業的專案，提高資源的使用效率；