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專案覆盤思路:做好專案覆盤只需掌握這四步(附案例)

摘自公號:慧翔天地PMP,可向小助手領取專案管理全部書籍和文件模板。

星期天下午收到老闆一條參加專案覆盤的邀請,老闆這樣的提拔,義不容辭放下手中的文章來參加覆盤,結果各位老師用實際專案將覆盤講了四個小時,介紹了覆盤的流程及操作方法,很受益接下來跟大家進行分享。

覆盤課程

覆盤來源於圍棋,下棋後在棋盤上將上一盤棋整個過程中重新演繹,找出整個過程的得失,總結經驗技法;後來聯想將其引用到企業管理中並取得可喜的效果,從此覆盤在商業尤其是戰略管理方面被大家熟知。

個人理解覆盤是將做過的事情或專案從目標目的是否達成的方面進行原因剖析,並最終給出實際可行的解決方案及經驗積累。特別注意的是專案覆盤不是批判會也不是慶功大會,而是客觀的分析專案過程,從中讓參與覆盤的人員從專案管理及專業技能方面有所得。

專案覆盤思路:做好專案覆盤只需掌握這四步(附案例)

 

覆盤的四大步驟

一.回顧目標

首先讓專案參與人員回顧專案啟動時設下的目標和目的,並將其寫在卡紙上而後向大家展示。列舉目的目標時按照公司、專案(業務)和個人三個維度。那麼目的和目標怎麼區分呢?目的是定性的描述,目標則是定量的描述。

例如:公司層面,做專案的目的是盈利,那麼目標則是:這個專案要盈利20%;專案層面,目的是積累業務經驗,目標是設計製作一套作業務流程,執行標準。專案團隊的所有成員將目標和目的完成後,依次陳述;而後篩選出3-4個重要目標目的,進行重要度排序,最後引導老師給出評價。

二.評估結果

在回顧目標中將專案的目標目的均已展示給大家,在評估結果中我們要從已經排序的目的目標中選出1-2個已達成和未達成的目標,隨之專案人員對已達成和未達成目標進行剖析,各列出3-4條主觀和客觀原因,並在此對客觀原因和主觀原因進行陳述。

例如:專案利潤率達成了20%,那麼主觀原因是大家節約成本意識強,工作效率高;客觀原因:客戶需求明確,提供較大的支援。在此分析中一般情況會出現主觀原因數量大於客觀原因,如果一旦出現主觀原因小於客觀原因的數量,則說明該團隊工作方法、工作流程相對成熟,新專案上手會比較快。如果主觀原因數量比較多,該團隊迎接新專案或來自客觀環境變化帶來的挑戰的能力有待加強。

三.分析原因

在評估結果過程中我們對重點的問題進行分析,在分析原因中,對成功的關鍵因素和失敗的關鍵因素進行主客觀陳述分析。對於成員給出的原因進行重點分析,挑出2-3個原因進行全體挑戰追問,使用5why分析挖掘更深層次的內容。

例如:成功的主要原因是齊心協力。那麼在引導師的帶領之下,通過大家的提問找出專案團隊是如何達到齊心協力的,比如leader有責任心,同事間週期溝通、專案開始前找到共識目標,這些才是我們要學習的,而不單單是齊心協力。當然同時也包括挖掘沒打成目標的原因,從而做出改進。

四 .總結經驗

總結經驗包括開始做、停止做和繼續做三個子項。其中開始做的是需要團隊或個人改進的,停止做也是專案中錯誤的做法;而繼續做的則是促使目標達成的可執行步驟。在此步驟中列出的一定是做事的行為或步驟,是可執行並且可衡量的步驟。

一堂課程給自己的感受是從小白到入門,覆盤更像是我們在專案總結中執行了篩選的動作,最終找到重點問題重點原因,給出改進措施,避免重蹈覆轍。覆盤同樣是共創的過程。