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如何刪除和管理Microsoft Team (Office 365 Group)Team Site

2016年年底,微軟正式釋出基於Office 365平臺的一款高效提高團隊溝通和交流的工具:Microsoft Teams,一個非常強大的團隊工作中心,能給將聊天、會議、文件共享和一些協助日常辦公的應用:Word,Excel,PowerPoint,OneNote,SharePoint,Power BI等整合到一個統一的共享工作區中,並且可以在任何移動裝置自如訪問,促進團隊工作,並且提升效率。

Microsoft Teams是建立在Office 365 和Azure超大規模企業級雲之上的,所以能為使用者提供滿足客戶預期的高階安全性和合規×××,自發布以來深受廣大終端使用者的青睞。

如何刪除和管理Microsoft Team (Office 365 Group)Team Site

雖然Microsoft Teams改進和加強了企業內部員工之間以及外部使用者(合作伙伴)之間的協同辦公和交流的能力,但由於其內在的邏輯:在Microsoft Teams視窗新建teams後臺會自動建立很多相關聯的應用:Office 365 Groups、Mailbox、SharePoint Team Site等,很多企業現在面臨了一些Challenges,正在尋找合適的解決方案。

Challenges for Microsoft Team (Office 365 Groups):

隨著時間的推移,企業內部的業務人員根據業務往來建立了越來越多的teams來保證不同團隊之間的資訊確認和需求討論,但無形中給IT Admin帶來了很多Challenges不限於:

  1. 為確保Office 365平臺對終端使用者使用更加清晰化、合理化、IT Admin需定期歸檔一些不再使用的Teams。
  2. 一旦終端使用者有需求要訪問歸檔的文件時,IT Admin需要在組織內部SLA的前提下快速將文件等相關資訊還原到的位置。

Solution for deleting Microsoft Team Site:

由於Microsoft Team衍生的Site Collection屬於特殊型別,沒有“刪除”按鈕,但為了解決來自廣大使用者的需求,經過我與很多企業IT Admin一起討論得出以下可行性方案:

  1. 使用第三方工具(AvePoint Cloud Backup)對Office 365整個平臺或者Microsoft Teams(Office 365 Groups)定期進行備份,若企業有研發團隊,也可以使用REST API客製化開發備份工具。

如何刪除和管理Microsoft Team (Office 365 Group)Team Site

  1. 若Office 365 IT Admin通過Office 365 管理中心刪除不再使用的Groups來釋放Office 365 系統資源。
  2. 如果end users需要訪問文件,IT Admin可以重新建立同名的Microsoft Team(Office 365 Groups)後執行歸檔檔案的還原動作,確保資料恢復到原來的位置。

請注意:

  1. 一旦IT Admin從Office 365管理平臺刪除Groups(Teams),相關聯的Objects包含Conversations,文件,Group Note book等都會一起刪除。
  2. 預設的情況下,Office 365針對已刪除的資料保留30天,一旦您誤刪除並且沒有第三方工具做備份策略管理的話,必須在30天內聯絡IT Admin完成資料的恢復,否則將永久性刪除。