第十二章 專案採購管理

3 個過程：

1、規劃採購管理：做出採購決策、明確採購方法、識別潛在賣方、準備獲取建議；
2、實施採購：獲取賣方應答、選擇賣方、授予合同；
3、控制採購：管理採購關係、監督合同執行情況、根據需要變更和採取糾正措施；
注意：
採購章節，我們是站在甲方的角度
其他章節，我們是站在乙方的角度

規劃採購管理：
1、定義：記錄專案採購決策、明確採購方法、識別潛在賣方。

2、規劃採購管理的輸入：組織過程資產（合同型別）
1）總價合同：適用於範圍定義清楚、對採購工作很熟悉；
2）成本補償合同：範圍在開始時無法準確定義，而需要在以後進行調整，或者專案工
作存在較高的風險，就可以採用成本補償合同，使專案具有較大的靈活性。
3）工料合同：範圍相對明確，但工程量不易確定，規模不大，比較簡單，又需要快速
籤合同的專案。
3、規劃採購管理的工具：自制或外購分析
一個重要工具，是考慮團隊自行開發，還是向外部購買
4、規劃採購管理的工具：供方選擇分析
應該在採購檔案中寫明評估方法，讓投標人瞭解將被如何評估。
常用的選擇方法：
最低成本：適用於標準化或常規化採購
僅憑資質：適用於採購價值小，不值得花費精力
基於質量或技術方案得分
基於質量和成本
唯一來源：只選擇特定賣方
固定預算：在成本固定的基礎上做選擇
5、規劃採購管理的輸出：採購管理計劃
是否需要編制獨立估算，以及是否應將其作為評價標準；
風險管理事項，包括對履約保函或保險合同的要求，以減輕某些專案風險；
擬使用的預審合格的賣方（如果有）等。
6、規劃採購管理的輸出：採購工作說明書 SOW
根據專案範圍基準，為每次採購編制工作說明書，對將要包含在合同中的那一部分專案
範圍 進行定義。採購工作說明書應該詳細描述採購的產品、服務或成果，以便讓潛在的賣
方確定他們是否有能力提供。
7、規劃採購管理的輸出：招標檔案
用於徵求潛在賣方的建議書。買方擬定的採購檔案應便於潛在賣方做出準確、完整的應
答，還要便於對賣方應答進行評價。
不同型別的採購檔案有不同的常用名稱：資訊邀請書、建議邀請書、報價邀請書等等。
8、規劃採購管理的輸出：供方選擇標準
是招標檔案的一部分，為了對賣方建議書進行評級打分。簡單的採購侷限於價格，複雜
的採購有其他選擇標準：能力、成本、交付日期、技術專長、相關經驗、員工資質、財務穩
健、管理經驗、知識轉移等。
9、規劃採購管理的輸出：獨立估算
對於大型的採購，買方可以自行編制獨立估算，或者邀請外部專業估算師做出成本估算，
並將此作為標杆，用來與潛在賣方的應答作比較。如果兩者之間存在明顯差異：

採購工作說明書存在缺陷或模糊；
潛在賣方誤解或未能完全響應採購工作說明書

實施採購：
1、定義：獲取賣方應答、選擇賣方並授予合同的過程。實際上就是招標、投標、評標、定
標的過程

2、實施採購的工具：投標人會議
又稱承包商會議、供貨商會議、投標前會議。在投標書或建議書提交之前，在買方或所
有潛在賣方之間召開的會議。會議目的是保證所有潛在賣方對本項採購都有清楚且一致的理
解，保證沒有任何人會得到特別優待。
為公平起見，買方必須盡力確保每個潛在賣方都能聽到任何其他賣方所提出的問題，以
及買方所做出的每一個回答。要把對問題的回答，以修正案的形式納入採購檔案。
3、實施採購的工具：建議書評估
針對複雜的採購，應該根據買方的採購政策，規定一個正式的建議書評審流程。比如：
專家判斷、加權系統、篩選系統、賣方評級系統等等。
1）加權系統：定量的方法。用於對不同的評估因素設定權重，並求得加權總得分。
比如：30%財務方面，70%技術方面
A 供應商 財務方面 60 分，技術方面 80 分
B 供應商 財務方面 74 分，技術方面 78 分
問：該選擇哪個供應商
這是計算題，這就是使用了加權系統，權重*得分，累計相加求出總得分，然後選擇供應商
A：30%*60+70%*80
B：30%*74+70%*78

看看哪個得分高，誰高就定誰
2）篩選系統：用於對某些評估因素設定最低的門檻。
4、實施採購的工具：採購談判
是指在合同簽署前，對合同的結構、要求以及其他條款加以澄清，取得一致意見；談判
以形成買賣雙方均可執行的合同檔案而結束；
專案經理可以不是採購談判的主談人，專案經理和專案管理團隊的其他人員可出席談判
會議，必要時提供協助。
5、實施採購的輸出：協議

協議檔案的主要內容有：工作說明書和可交付成果描述、進度計劃、合同終止條款和替
代爭議解決、檢查和驗收標準、變更請求處理等。

控制採購：
1、過程定義：管理採購關係、監督合同執行情況，並根據需要實施變更和採取糾正措施，
以及關閉合同的過程。

2、控制採購的輸入：合同變更控制系統
規定了修改合同的過程，包括了文書工作、跟蹤系統、爭議解決程式、以及各種變更所
需的審批層次。
3、控制採購的工具：檢查
通過檢查，可以驗證賣方的工作過程或所完成的可交付成果對合同的遵守程度。
4、控制採購的工具：績效審查
目標在於發現供應商履約情況的好壞
對照協議，對質量、資源、進度和成本績效進行測量、比較和分析以審查合同工作的績
效。確定工作包提前或落後於進度計劃、超出或低於預算，以及是否存在資源或質量問題。
5、控制採購的工具：索賠管理
根據合同規定對索賠進行記錄、處理；如果無法自行解決，則按照合同中規定的替代爭
議解決；
6、控制採購的工具：審計
要定期或不定期的開展審計，總結合同履行方面的經驗教訓，提出相應的變更。
7、控制採購的輸出：採購關閉
買方通過其授權的採購管理員，向賣方發出合同已經完成的正式書面通知。

  練習題
1、供應商簽約完成某個可交付成果，合同規定買方將支付賣方的成本，並且賣方每提前一
天完成，買方還將支付1%的費用。 與供應商簽訂的合同屬於什麼型別？
A. 時間與材料合同
B. 總價加經濟價格調整合同
C. 成本加激勵費用合同
D. 成本加獎勵費用合同
答案：C。量化就是激勵，獎勵是不能量化的。
2、專案經理向一家施工公司招標。該公司要求獲得有關做什麼，什麼時候做以及由誰做等
詳細內容。專案經理應該向供應商提供下列哪一份檔案？
A. 採購工作說明書
B. 專案章程
C. 專案管理計劃
D. 採購管理計劃
答案：A。採購工作說明書詳細描述擬採購的產品、服務或成果，以便潛在賣方確定他們是
否有能力提供這些產品、服務或成果。
3、專案需求已經充分定義；然而，執行組織沒有資源來開發專案，希望使用一家提供所有
管理服務的提供商。
專案經理指的是哪種合同型別？
A. 固定價格合同
B. 成本補償合同
C. 工料合同
D. 成本加獎勵合同
答案：A。範圍確定，使用總價合同

1、公司擁有一個大型專案，希望進行正式招標。專案經理簽發了一份建議邀請書（RFP），
但未收到任何建議書。 專案經理下一步應該怎麼做？
A. 審查強制性要求
B. 將RFP傳送給別的供應商
C. 建議終止專案
D. 邀請供應商另行討論
答案：D。實施採購的工具：召開投標人會議。進入了實施採購的過程。無人應答，應該和
潛在投標人開會討論，問題出在哪裡，而不是先假設邀請書的強制性要求有問題。
2、在下列哪一個過程中，專案團隊將收到標書並根據預先定義的標準審查賣方資格？
A. 實施採購
B. 計劃採購管理
C. 控制採購
D. 授予採購合同
答案：A。實施採購過程將選擇供應商
3、一個專案涉及來自一個知名供應商的硬體。在專案的中間階段，專案經理注意到硬體的
質量下降。一名團隊成員希望立即開展質量檢查。
哪一份檔案中包含檢查規定？
A. 質量測量指標
B. 風險登記冊
C. 績效報告
D. 採購合同
答案：D。控制採購輸入
4.有一部分專案工作將從外部資源採購。專案團隊制訂採購計劃，並向多個供應商發出建議
邀請書。團隊從潛在供應商那裡獲得關於工作的詢問。
為向潛在供應商提供響應，專案團隊應該怎麼做？
A. 向每一供應商傳送單獨回覆
B. 在專案團隊中為每一供應商指定單個聯絡人來處理問題
C. 修訂建議邀請書，將對所有問題的回覆包含在內，並分發給所有供應商
D. 召開投標人會議，澄清所有供應商的全部問題
答案：D。建議，回覆，修訂的再好。也不如面對面開會來的直接。
5、一個由金融機構提供資金的專案，收到四家投標方的技術和財務報價評估基於質量和成
本，其中80%技術質量方面，20%放在成本方面（財務評分）。技術質量的最低合格分數為75。
投標方所獲得的分數如下所示。

哪家投標方將會獲得合同？
A.投標方A
B.投標方B
C.投標方C
D.投標方D
答案：B。投標方B：79*0.8+14*0.2=66，投標方c：76*0.8+16*0.2=64，投標方A和D不合格。
因此選擇得分最高的投標方B。
6、專案經理被要求執行一次複雜的採購,為完成專案的最後階段。 專案經理應該使用什麼
工具來開始採購以及選擇合適的賣方?
A. 建議書評價技術
B. 網際網路搜尋
C. 專家判斷
D. 採購談判
答案：A。對於複雜的採購，如果要基於賣方對既定加權標準的響應情況來選擇賣方，則應
該根據買方的採購政策，規定一個正式的建議書評審流程
7、專案經理開始一個新專案,獲得一份報告,該報告顯示在上一個專案中發生的採購相關失
敗情況 。應如何糾正這個問題？
A. 採購審計
B. 記錄管理系統
C. 歸檔合同
D. 協商解決
答案：A。本題特別強調了相關“失敗”情況，採購審計要指出合同準備或管理方面的成功
經驗和失敗教訓。
第一，記錄管理系統第六版已刪除。
第二，記錄管理系統用來存檔採購合同、文件，並不能顯示相關失敗情況，失敗情況是通過
“採購審計”找出來的。
審計的作用，找出違規做法、差距、不足，總結經驗教訓。
經驗教訓，是通過審計找出的，並不是記錄管理系統
8、在客戶驗收最終可交付成果後，專案經理分發最終專案報告，收集專案檔案用於存檔，
並與團隊開展經驗教訓會議。還需要完成什麼活動？
A.收集工作績效資訊
B.更新問題日誌

C.衡量並記錄客戶滿意度
D.記錄糾正措施
參考答案：C。選項C是收尾時做的，衡量客戶滿意度進行階段末評價。
9、專案經理對無效率的團隊週會感到失望。一些發言更為積極的團隊成員都將會議轉向他
們認為有問題的領域進入長時間的討論。若要提高會議的效率，專案經理應該怎麼做？
A.增加會議時間。
B.不讓發言更為積極的團隊成員參加會議。
C.確保沒有團隊成員感覺受到傷害。
D.設定明確的議程，為每個事項限制具體的時間。
參考答案：D。 解析：會前，應該做好準備工作，包括確定會議議程、目的、目標和期限；
會後，要形成書面的會議紀要和行動方案。
10、收到供應商建議書後，專案經理應使用什麼來確保最低報價在當前市場範圍內？
A.獨立估算
B.建議書評價技術
C.專家判斷
D.分析技術
參考答案：A。
解析：對於大型的採購，採購組織可以自行準備獨立估算，或聘用外部專業估算師做出成本
估算，並將其作為評價賣方報價的對照基準
11、專案經理承擔一家公司的一個專案管理，但該公司正在進行組織變更且即將重組。若要
確保該專案與該公司的目的和目標保持一致，專案經理應該怎麼做？
A.獲得專案章程的批准。
B.在專案啟動大會上達成協議。
C.按照商業論證進行差距分析。
D.按照該公司的使命、願景和價值觀分析該專案。
參考答案：A。解析：PMBOK 77頁：通過編制專案章程,來確認專案符合組織戰略和日常運營
的需要。
D看似高階大氣上檔次，但這是你認為的做法，在pmbok中並沒有這樣的描述。要確保與公司
目標一致，那就給專案編制章程。排除d
12、徵求建議邀請書（RFP）答覆時，投標人會議的目的是什麼？
A．允許供應商提供初步概念性設計
B．確保潛在供應商對採購過程達成共識
C．允許買方取消供應商參與投標過程的資格
D．提供一個論壇，與潛在供應商談判
答案：B。會議目的是保證所有潛在賣方對本項採購都有清楚且一致的理解，保證沒有任何
人會得到特別優待。

13、通過利用各種屬性的公式，專案經理從量化專案屬性的組合，估算了一個新專案的成本
和工期。專案經理使用的是下列哪一項估算計劃？
A. 引數估算
B. 類比估算
C. 儲備估算
D. 專家判斷
答案：A。用到了計算公式
14、在為一個大型專案開展風險分析時，專案團隊建立了一個用於模擬的專案模型。計算與
成本估算和活動工期等輸入值迭代。然後從這些迭代中計算出概率分佈。這屬於哪一項技術
的描述？
A. 趨勢分析
B. 赫茨伯格的模擬方法
C. 德爾菲技術
D. 蒙特卡洛分析
答案：D。蒙特卡洛的定義.多點估算。估算出每個活動的可能持續時間概率分佈，然後計算
出整個專案的可能工期概率分佈。
15、專案經理被要求估算專案成本。成本和時間估算必須準確，要求詳細說明每個工作包的
成本。下列哪項技術應該被使用？
A. 自上而下估算
B. 量級估算
C. 自下而上估算
D. 引數估算
答案：C。四個選項相對最準確的是自下而上估算。
16、公司管理層正在削減預算;因此必須作出如何削減某個關鍵、持續專案預算的決定。 項
目經理首先應該怎麼做?
A. 提交能夠減少成本的更新進度計劃,並減少最終可交付成果的範圍。
B. 解散某些分配的資源並延長專案時間線。
C. 減少管理儲備以保持專案進行。
D. 使用敏感性分析評估不同風險。
參考答案:D。
解析:敏感性分析,確定某個決定對專案具有最大影響
17、專案經理被任命管理一個現有專案,需要了解專案可交付成果。專案經理應該參考 下列
哪一份檔案?
A. 專案章程
B. 專案需求規範
C. 專案範圍說明書
D. 專案進度表
參考答案:C。 解析:專案範圍說明書包括了產品範圍描述、驗收標準、可交付成果、除外責
任。