今年3月份的時候出差去到外地培訓，培訓機構安排了一個工作主動，又樂觀開朗的助教YY和我一起同行。第一天的課程介紹後的晚上，YY抱著自己的電腦，敲開我房間的門，一臉著急的問我：“甘老師，你能不能幫我看看這個問題，有沒有更好的解決方案，不然我今天晚上就要通宵加班了。”

YY的問題是這樣的，每次培訓前，她要將培訓老師的PPT課件列印成講義。她需要一張A4紙列印四頁幻燈片，右側還可以留有給學員做筆記的橫線。

雖然PowerPoint軟體中有列印講義的功能，但是擁有能列印橫線的效果，只能一頁列印3張，而且頁邊距也不能調整，導致每張幻燈片的圖片列印的都比較小，紙張也沒有有效利用到。

我問YY，以前你這怎麼做的呢？YY回答我說：“一張一張幻燈片，用QQ截圖軟體先截圖，再貼上到WORD中，跟著用畫橫線的功能畫出右側的橫線，如此重複。用這個方法特別耗時間，這份課件的頁數又特別多，80多頁，現在已經9點了，公司那邊說明天就要給到拿出印刷了。”

那天晚上我還沒有想到可以使用Word郵件合併功能輕鬆搞定YY的問題，我暫時想到的只是讓她不用再用QQ截圖，一張幻燈一張幻燈片截圖了。

所以我告訴她這個方法：點選PowerPoint“檔案”選單“匯出”功能，選擇“更改檔案型別”，此時可以在右側選擇儲存為PNG或JPGE圖片格式。

點選“另存為”，就可以看到這份課件的每一頁都變成了一張圖片。

聽到這裡YY激動的說到：“甘老師，這個功能太棒了，我以前的方法太笨了。”之後，她就抱著電腦回去趕那份老師的講義了。

那天培訓結束之後，在返程的路上，我就一直在思考，還有沒有更簡單的方法幫助YY。雖然現在不用一張張截圖，已經節省了至少一半的時間了，但還是要一張一張圖片插入到Word中，還是比較費時費力。

靈機一動，突然間想到我已經上線的一門課程《Word郵件合併全功略》中有一個類似的例子：批量生成帶照片的員工檔案表並儲存為單個文件。

既然可以用郵件合併批量插入員工照片，那是不是也可以用郵件合併來實現這個需求呢？

一試果然可以，用這個方法建立好郵件合併模板，以後就可以一勞永逸，只需更換圖片，一鍵自動生成4頁排版的講義了。測試成功之後，我趕緊把這個好訊息告訴YY，把小姑娘高興壞了。電話裡面一句話兩句話也說不清楚這個操作步驟，我就說下次培訓見面再告訴她。

上週末剛好和YY一起再次出差，時隔半年左右再次見到YY，我見到她第一句話就是：“剪頭髮了嗎？”3月份見到她的時候，頭髮還很多的，這次見到她頭髮變得又少又薄，心想是不是剪頭髮的時候打的太薄了。

YY苦笑到說：“甘老師，天天做講義，每次時間緊任務重，壓力太大天天掉頭髮就變成這樣了。雖然上次你教我儲存為圖片的方法已經好很多了，但是老師的PPT課件頁數都特別多，每次都是一兩百頁，一張一張插入到Word還是比較費事，所以還是經常為做講義加班加點。”

我趕緊安慰YY：“沒想到半年不見，這個問題已經變得這麼嚴重了。那返程的時候，我趕緊把這個5分鐘輕鬆搞定PPT課件之Word版講義的方法教給你，沒有壓力和加班了，頭髮一定會再長出來的啊。“

返程的高鐵上，我就把這個方法教給了YY。當我資料資料夾複製給YY，她把整個資料夾的名稱重新命名為“救命符”的時候，把我給樂壞了。YY用一個200多頁的課件測試了一下，連同儲存為圖片的半分鐘，到最後生成所有的Word講義，總共需要的時間不超過3分鐘，而且操作太簡單了，用我給她做好的模板，點一個按鍵不管多少頁都可以幾秒鐘輕鬆搞定。

分別的時候，YY說如果不是今天學了這招救命符，她的頭髮遲早要變成“地中海”的。她高興的都想哭了，說她今天晚上一定會夢裡都笑醒的。

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