編輯或者閱讀長文章往往需要不停地使用滾動條來尋找需要編輯或閱讀需要的段落。其實Word如果使用了文件結構圖就可以方便的選擇段落。
有沒有什麼方法使文章一目瞭然？有，就是Word的文件結構圖。

1.認識文件結構圖？
“文件結構圖”是一個獨立的窗格，能夠顯示文件的標題列表。如圖1，就是本篇文章的文件結構圖。
 
圖1
單擊“文件結構圖”中的標題後，Word 就會跳轉到文件中的相應標題，並將該標題的內容顯示在視窗的頂部。

2.顯示或隱藏“文件結構圖”
點選選單“檢視/文件結構圖”，可顯示文件結構圖。

再次點選選單“檢視/文件結構圖”，可關閉“文件結構圖”。
另外還有一個快捷方式，就是雙擊窗格右邊的“調整大小”邊框，也可以關閉“文件結構圖”，。

3.使用標題，建立文件結構圖
如果在文章裡沒有使用標題，文件結構圖是沒什麼用的。
所以在編輯一篇文章時，最好糾正自己的排版習慣，將文章裡的標題用Word的標題層次規範一下。不要圖省事，全部用正文字號。
建立標題的方法，就是選中要變成標題的文字，再點選左邊的樣式，選擇要用的標題。
寫文章不可能一次到位，如果需要對標題進行級別的調整。先從“檢視/工具欄/大綱”將調整標題的工具欄調出，如圖2。
 
圖2
然後在“文件結構圖”中選擇要調整級別的標題，直接按需要點選這四個箭頭即可升降標題。

4.更改“文件結構圖”的外觀

A.選擇“文件結構圖”中所顯示內容的詳細程度
顯示文件結構圖後，請執行下列操作之一：
如果要摺疊某個標題下的次級標題，請單擊該標題旁的減號（-）；如果要顯示某個標題的下的次級標題，請單擊標題旁的加號（+）。
要是文章太長，一一點選來展開或摺疊標題也是挺麻煩的。可以在“文件結構圖”中單擊滑鼠右鍵，然後單擊快捷選單中的所需數字。例如，單擊“顯示至標題 4”可顯示標題級別1到4， 如圖3。
 
圖3

B.更改“文件結構圖”的寬度
如果標題太長，在文件結構圖中可能無法容納，就需要更改文件結構圖的寬度。
方法1：用滑鼠指向窗格的右邊框，當指標變為 時，向左或向右拖動調整大小。
方法2：不必調整窗格的大小，只需將指標停留在標題上，就可以看到整個標題。

C.設定“文件結構圖”中文字的格式
如果標題太多，看起來又煩。希望突出某一類標題，怎麼辦？可以通過設定文件結構圖中文字的格式實現。
(1)顯示“文件結構圖”後，單擊“格式”選單中的“樣式”命令。
(2)在彈出的“樣式”對話方塊中，單擊左邊“樣式”框中的“文件結構圖”， 如圖4。
 
圖4
(3)單擊下面的“更改”按鈕，將彈出“更改樣式”對話方塊。
(4)單擊“格式”按鈕。會出現下拉選框，如圖5。可以選擇要更改的專案。
 
圖5
如果要設定字型和字號，請單擊“字型”命令，然後在“字型”和“字號”框內進行所需更改。
如果要設定突出顯示顏色，請單擊“邊框”命令，再單擊“底紋”選項卡，然後選擇所需的“填充”顏色。
(5)更改完畢，確定。應用樣式，返回。
(6)我們看到，文件結構圖的樣式已經改變。
會用了嗎？用好Word的文件結構圖，可對文章的編輯及瀏覽帶來很多方便。