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一張圖看懂專案管理

什麼是專案管理

專案是指一系列獨特的、複雜的並相互關聯的活動,這些活動有著一個明確的目標或目的,必須在特定的時間、預算、資源限定內,依據規範完成。專案管理是運用管理的知識、工具和技術於專案活動上,來達成解決專案的問題或達成專案的需求。專案管理過程受制於時間、人力、資源等的限制。

一般來說,專案的流程大致包括立項計劃、執行、收尾和結束四個階段,如圖一完整呈現了整個管理流程。

圖一)

專案管理中的角色

專案各個階段的完成,嚴格來說需要產品經理,專案經理,測試經理等不同角色的配合支援。

(圖二)

一個專案的完成,甚至說一個產品一個功能點的實現,從抽象的需求落實到具體的介面並不是一件簡單的事

而是經過產品目標-內容需求-資訊架構-互動設計-介面設計-感知設計等一系列過程。

因此,在專案管理的過程中一般會使用到專案管理工具。專案管理工具(現在一般指軟體)是為了使工作專案能夠按照預定的成本、進度、質量順利完成,而對人員(People)、產品Product)、過程(Process)和專案(Project)進行分析和管理的一類軟體。

產品經理-立項

立項階段是產品經理的舞場。

產品經理的職責是分析使用者需求理解、控制使用者需求,以及將業務語言轉化為IT語言是產品經理在需求分析階段最為重要的兩項工作。因為使用者需求最終需要通過技術來實現。產品經理一端對使用者負責,另一端對技術人員負責,也就是相當於二者之間的橋樑,

其實在整個專案中,產品經理實際上就充當了使用者代表需求方。

需求能否被最終立項也是一個複雜的流轉過程,可以參考圖三所示的需求的流轉過程。而且已立項的需求變更在專案中也是經常的事。

(圖三)

專案經理——計劃和執行

需求正式立項後,接下來就是制定計劃和執行了。這時就該專案經理登場了。

如果說產品經理管理的是產品,那專案經理管理的就是”,產品經理保證的是產品“有人用”而專案經理保證專案的按時按質“完成”。

專案經理可以說是負責啟動、規劃、執行、監控、收尾一個專案的包工頭。計劃階段,專案經理需要制定目標,起止時間,參加人員及人員所屬任務。執行階段則要掌控監督開發的各個環節,即時反饋階段性的成果

協助、指導專案組成員的工作,保障專案的順利交付。專案經理藉助專案管理工具掌控專案的進度,如圖四的進度表和圖五的燃盡圖。

(圖四)

圖中的進度是按照總消耗/(總消耗 + 總剩餘)計算出來的一個工時的進度。

(圖五)

燃盡圖的橫軸為日期,縱軸為工時數。工時數乃專案中所有任務剩餘工時的總和,每天計算一下,形成座標,然後把線連線起來,形成燃盡圖。

測試經理——收尾

專案開發工作完成後需要進行測試把可能出現的問題解決掉測試就是一個找問題的過程,測試階段由測試經理負責。

測試經理是一個泛稱,很多公司沒有測試經理崗位,可能是測試主管,或者測試組長。也有很多公司,沒有測試管理崗,沒有測試負責人,統一歸專案經理管。

在測試階段,測試經理需要制定測試方案,設計關鍵測試資料和評審測試用例負責實施軟體測試,完成對產品的整合測試與系統測試,對產品最終質量負責

其實測試經理的工作和專案經理類似,除了任務分派和監控之外,還需要反饋。測試出的問題反饋給專案經理進行二次修復,沒問題後反饋產品經理進行產品的釋出。圖六是成員的任務分配表,圖七是測試中出現的bug統計表,可以從不同維度統計bug情況。


(圖六)

(圖七)

專案管理流程是一個繁雜的過程,每個階段需要涉及到不同人員、資源的協調配合。雖然說產品經理,專案經理,測試經理分別具有不同的職責範圍,但很多時候的也存在職責重疊的情況,時間的概念、進度的規劃、質量的要求等可能是三者協調一致的結果,也可能一人分飾兩角,在很多中小企業的專案經理也是產品經理,或者沒有測試經理,這個並不奇怪。所以專案管理並不是一個單項流轉的過程,三者所承擔的角色也不是一成不變的,如圖八所示。

(圖八)