是否在老闆催你催得火急火燎的時候，怎麼都找不著檔案？或是在一大堆檔案裡，你急著用的那份突然就不知道躲到哪裡去了？用Zoho Docs，上傳、儲存與管理文件變得前所未有的簡單。

5個步驟幫你管理檔案：

1. 命名很關鍵：建立不通用的資料夾名稱

簡明的命名方便你搜尋檔案，建立資料夾則方便你將檔案分組。將資料夾命名為年份-主題-備註是最周全的。仔細想想你會如何搜尋你的檔案，然後建立一個目錄列表。混亂與通用的檔名會讓你搜索起來特別費勁。儘量命名為：發票-六月-2014，7月14銷售，主頁設計圖，ZoholicsPPT ，之類的，方便你快速定位。

2. 做好分類工作：移動你的文件

在你建立好目錄以後，下一個任務就是將檔案分類到對應的資料夾裡。你的檔案可能在系統裡，線上的，離線的，分散的到處都是。在檢查檔案的時候，哪些檔案可以拖進回收站也是一個重要的決定。將檔案移動到雲端，你可以直接上傳檔案，或者從你硬碟和本地檔案裡移出來都行。

3. 設定關鍵詞：新增標籤

每個檔案都被分配有屬性，如：作者，最後更改日期，大小等等。在檔案屬性選項就可以看到。給檔案分配標籤可以在屬性上新增額外的值。跟其它的屬性相比，標籤向來是最有用的。在標籤裡設定方便你搜尋的關鍵字或短語。你還可以將多重文件命名為同一個標籤，只要你方便即可。

4．層級管理：建立嵌入式資料夾

更深入地細分你的檔案，你可以建立嵌入式資料夾來儲存檔案。多層級分類可以方便你精準的找到你想要的檔案。當然，太多的層級反而會變成累贅。分層的話最多分兩到三層就可以了。

5. 簡單定位：標記為收藏夾

總有一些檔案你訪問的次數要比其他檔案頻繁的多。可能是你的銷售日報，考勤表，或是市場檔案。最簡單的定位方法就是把這些檔案拖入收藏夾。下次訪問直接從收藏夾裡進就可以了。不只是檔案，你可以把整個資料夾都拖入收藏夾。

這五個步驟幫你更好地管理你的檔案。試試Zoho Docs，體驗零雜亂的檔案管理。