【PMP】Head First PMP 學習筆記 第四章 專案整合管理
第四章 專案整合管理
專案經理每天的工作
力保專案順利進行
緊密監督以確保計劃進行
計劃本身不完善需要予以修正
即使是更大的專案的子專案，也要有收尾的過程
6個整合管理過程
整合管理劃分為6個過程，專案經理必須掌握的核心職責。
1.制訂專案章程
授權你展開工作的文件，通常由贊助人(為專案提供資金的人)交給你。
2.制訂專案管理計劃
專案管理計劃涵蓋了所有知識領域，很大一部分就是告訴你在出現問題時如何處理變更。
3.指導和管理專案執行
確保所有人都在做他們本該做的事，專案建立的產品和專案確實滿足干係人的要求、
4.監控專案工作
不斷監督專案中的每一件事，要儘早捕獲問題。
5.整合變更控制
一旦發現問題，就必須與你的關係人和贊助人(第一個過程提到過提供資金的人)合作，確定如何處理。更新專案管理計劃，來反映需要增加的額外步驟，來確保所有人都保持一致。
6.結束專案或階段
收尾，確保所有工作都建立了文件。特別是專案過程中學到的經驗教訓。
整合管理和專案組
- 需求
- 啟動(制訂專案章程)
- 計劃(制訂專案管理計劃)
- 執行(指導和管理專案執行)
- 監控(監控專案工作,整合變更控制)
- 收尾(結束專案或階段)
一、制訂專案章程
制訂專案章程對應了過程租中的需求和啟動部分。
過程
矩陣型組織中，你的團隊會向職能經理報告，而你應當是他們的老闆，這時候需要授權
- 企業環境要素
- 合同(適用範圍)
- 商業案例
- 專案，企業需求、範圍以及任何滿足策略計劃的有關描述
- 組織過程資產
案例和專家判斷
如果專案不具有戰略意義或者不太可能成功，專案就可能選擇不做。
商業案例文件指出為什麼有必要在這個專案上投入資金。
大量不同部門的主題專家交談，依靠外部顧問或者行業組織，他們的不同觀點叫做專家判斷(expert judgement).
專案章程詳解
章程是制訂專案章程過程的唯一輸出。
專案描述
專案的用途。一個高層描述，主要用途的幾句話。
專案需求
描述你的專案要建立的產品。顧客、干係人、贊助人希望從專案得到什麼。
指派專案經理和授權級別
誰是專案經理，他必須做什麼。具體授權決策也要在這裡描述。
簡要里程碑進度
專案需要滿足的一個日期表。這是很高層的資訊表，還沒有分配資源，也沒有計劃，所以只有一般的資訊。
商業案例
為什麼你的公司決定做這個專案。可以提到投資回報(return on investment)、建立基礎設施、客戶利益或者瞭解這個專案很重要的原因。
需要反覆看的
企業環境要素
企業環境要素(Enterprise Environmental Factors)是指出你的公司如何開展業務。
- 不同部門是如何運作的
- 你所處的市場條件如何
- 公司總體戰略
- 你的公司文化
- 公司任職的人員情況
- (重要)工作授權系統(Work authorization System),如何為人員指派工作，並確保任務按正確的順序妥善完成。
組織過程資產
組織過程資產(Organizational Process Assets)指出你的公司通常如何運作專案。
- 管理專案的指導原則和說明
- 需要遵守的程式
- 要跟蹤的不同事項的歸類
- 要建立的所有文件的模板
- (重要)經驗教訓(Lessons Learned)
要點
- 專案章程正式批准專案，沒有章程就不能開始
- 贊助人負責為專案提供資金，也是重要決策的一部分
- 制訂專案章程是專案呀中完成的第一個過程
- 專案章程中的授權包括了工作分派、資源控制、支出資金、和使用其他公司資源的權力
- 專案章程不包括生產什麼和有關的細節，只包含簡明的里程碑進度
- 兩個輸入是合同和工作說明書
- 顧客和客戶同時也可能是贊助人
二、制訂專案管理計劃
規劃專案是真正管控專案的時候，明確專案中發生的每一件事。
輸入、工具、輸出
輸入
- 專案章程(上個階段的輸出)
- 組織過程資產
- 計劃過程的輸出
- 企業環境要素
工具
專家判斷
輸出
專案管理計劃(唯一輸出)
專案管理計劃是其他計劃的一個集合
它會分解為一組輔助計劃(subsidiary plans)和基線
- 範圍管理計劃。如何處理範圍變更
- 需求管理計劃。如何收集和管理干係人的需求並建立文件，以及如何滿足對專案可交付成果的需求
- 進度管理計劃。如何處理進度的變更，最後期限或里程碑更新
- 成本管理計劃。如何建立預算，以及資金遇到問題該做什麼
- 質量管理計劃。如何處理產品未達到顧客或客戶的標準可能出現的問題
- 人力資源計劃。處理人員的變更，以及識別和處理特定專案中所有額外人員需求和約束
- 溝通管理計劃。列出和專案團隊、干係人、贊助人、和專案相關的重要聯絡人的所有溝通方式
- 風險管理計劃。列出不好的情況，提出計劃加以處理
- 採購管理計劃。處理公司以外的供應商
三個基線
- 範圍基線。跟蹤工作的變更以及要建立的規劃的可交付成果
- 進度基線。對應專案進度
- 成本績效基線。對應的預算
專案管理計劃是整合專案的核心。這是運作一個專案的主要工具。
要點
- 專案管理計劃是正式的，要寫下來並分給你的團隊
- 工作授權系統是企業環境要素的一部分，它定義瞭如何分派工作
- 專案管理計劃是專案經理與干係人共同努力完成的
三、指導和管理專案執行
輸入、工具、輸出
輸入
- 批准的變更請求
- 專案管理計劃(上個階段的輸出)
- 企業環境要素
- 組織過程資產
工具
- 專家判斷
- 專案管理資訊系統
輸出
- 工作績效資訊
- 可交付成果
- 變更請求，專案文件和計劃更新
工作績效資訊
通過考核各個知識領域相應過程的執行情況來建立工作績效資訊。
可交付成果
可交付成果包括你和你的團隊為專案生成的所有結果。
你和你的團隊就是要在指導和管理執行過程中具體完成專案工作來生成可交付成果。
執行專案包括修補缺陷
- 使用計劃建立可交付成果
- 補救可交付成果中的缺陷
- 專案計劃變更時，確保這些變更反映到可交付成果中
四、監控專案工作
妥善處理專案中發生的任何可能的變更
輸入
- 績效報告
- 專案管理計劃
- 企業環境要素
- 組織過程資產
工具
- 專家判斷
輸出
- 變更請求
- 專案管理計劃更新
- 專案文件更新
五、整合變更控制
在監控專案工作過程中查詢可能希望做哪些變更，很大一部分需要得到變更控制委員會(Change Control Board)的批准。
輸入、工具、輸出
輸入
- 專案管理計劃
- 工作績效資訊
- 變更請求
- 企業環境要素
- 組織過程資產
工具
- 專家判斷
- 變更控制會議
輸出
- 變更請求狀態更新
- 專案管理計劃更新
- 專案文件更新
變更、缺陷和糾正，變更控制會議
整合變更控制之後，再回到指導和管理專案執行過程使得到批准的變更生效。
每個變更請求的狀態會更新。從『已批准』成為『批准的變更請求』。
團隊在對可交付成功的缺陷做出補救時，他們仍然需要經過變更控制。
變更控制會議定期召開，代表公司的各個領域的關鍵人員，進行審查，決定是否做出變更。
作為專案經理，任務是瞭解變更對專案造成的影響，並區分優先次序。
變更控制
變更控制是指如何處理對專案管理計劃的變更。
變更控制系統是一組流程，使你能以一種有組織的方式完成這些變更。
如果某些變更不影響成本、進度和範圍，你就有權力對專案做出這些變更。
要點
- 預測(forecast)是非常有價值的資訊
- 作為專案經理很大一部分就是明確如何避免變更
- 專案變更會導致產生新的基線，所以需要變更控制委員會(CCB)來批准變更，否則你就有權做出變更
六、結束專案或階段
簽訂合同確保合同的所有條款都已滿足，總結經驗教訓並作為組織過程資產的一部分。
輸入
- 組織過程資產
- 接收的可交付成果
- 專案管理計劃
工具
- 專家判斷
輸出
- 組織過程資產
- 最終產品
整合管理
整合管理(intergration Management)知識領域包括專案經理在日常工作中完成的所有過程。
整合管理是指確保所有過程無縫地整合在一起以保證專案成功。
專案整合管理
過程組
啟動
- 制訂專案章程
計劃
- 制訂專案管理計劃
執行
- 指導和管理執行
監控
- 整合變更控制
- 監控專案工作
收尾
- 結束專案或階段
輸入/輸出
- 組織過程資產
- 工作績效資訊
- 批准的變更請求
- 專案管理資訊系統
- 合同
工具
- 專家判斷
- 變更控制會議
總結
第四章講述了整合管理的6個過程，並將過程組和輸入輸出工具結合在一起，描述了專案的可執行的主要流程。
重點描述了制訂專案章程以及制訂專案管理計劃這兩部分。
通過圖的方式強化了輸入輸出工具的理解。
參考資料
- 《Head First PMP 第二版》