第4章 銷售管理

4.1 概述

4.2 初始化設定

4.3 日常業務處理

       基礎資料、初始化設定和系統設定完成，可以進行日常的業務處理，日常業務處理包括各種銷售單據錄入、查詢和修改等操作，以及根據錄入的各種單據，查詢相關報表，以對企業的銷售狀況作出預算和分析處理。

4.3.1 視覺化處理

       銷售訂單視覺化管理功能以甘特圖的形式，計劃和跟進訂單執行過程中各個業務處理步驟情況，如開始時間、結束時間、完成狀態等。

1. 訂單圖形觀察設定

是對要觀察的物件進行方案設定。

2 訂單圖形觀察

       是對要進行觀察的銷售訂單，建立銷售訂單觀察方式，及計劃各個業務步驟開始時間和完成時間。

3. 訂單日常監控

       跟蹤每個訂單各業務步驟實際的開始時間和實際的完成時間和完成狀態。

4.3.2 模擬報價

       做為企業通常需要根據產品結構，進行料、工、費的模擬計算，再加上合理利潤給客戶進行報價。

       模擬報價的基本流程是：建立工序資料 - >模擬BOM –>再選擇要報價的物料->選擇報價方式 - > 報價單生成

4.3.3 合同

       銷售管理系統下的合同管理主要是針對應收類合同的管理，可以完成合同的新增、稽核、修改和列印等操作，並根據錄入的合同資料，以及該筆合同的執行情況，可以查詢到合同金額執行明細表、合同執行情況彙總表、合同金額執行彙總表和合同到期款項列表。

1．合同新增

       只有當合同檔案錄入系統中，才能跟蹤合同執行情況，已達到相應的管理要求。合同新增是參照與客戶簽署的紙質合同資料錄入系統，以供合同檔案管理。

       合同變更：在企業日常業務中，有些合同檔案需要更改相應的專案稱為合同變更，合同變更主要是針對數量、單價、折扣率和稅率的變更，變更的前提是針對已稽核後的合同。

       合同關閉、開啟：合同關閉是指該編號的合同已經執行完成，或者以後該合同已經不能再被其他單據做源單據引用；合同開啟是指將已關閉的合同重新啟用，處於開啟狀態的合同可以被其他單據做源單據引用。

2.合同金額執行明細表、執行情況彙報表、執行彙總表

       本報表是查詢合同在執行過程中，每一階段的金額情況，要查詢執行金額情況的前提是：必須該合同號在以後的相關單據有被引用，如有被銷售訂單、銷售發票和銷售出庫等單據引用，才能查詢到合同金額執行明細表。

3.合同到期款項列表

       本報表是查詢合同收款計劃已經到期情況。

4.3.4 銷售報價單

       銷售報價單是將對客戶進行報價的資料進行管理，以備隨時查詢，稽核後的銷售報價單可以被銷售訂單引用，銷售報價單可以按不同數量進行報價，在被銷售訂單引用時，系統根據所錄入的銷售數量獲取銷售報價的價格資料。

      銷售報價單類似銷售合同，稽核後的銷售報價單可以被銷售訂單引用。銷售報價單可以按不同數量階段進行報價，在被銷售訂單引用時，系統根據錄入的銷售數量獲取銷售報價的價格資料。

     銷售訂單錄入帳套中，主要是為了在以後時間裡查詢到某個客戶在某個時間段購買某個產品的價格情況，這樣方便在及時材料成本下重新核算最新的、適當的報價方案。

1.銷售報價單手工錄入

2.銷售報價單維護

       銷售報價單維護功能具有強大作用，可以在該功能下新增、修改、刪除、稽核和作廢等操作。

       銷售報價單作廢表示該編號的銷售報價單已經不需要使用，不能再被其他單據所引用。

3.銷售報價單-生成銷售訂單

       銷售訂單與銷售報價單的方式有兩種，一種是由銷售報價單直接生成銷售訂單；另一種是在錄入銷售訂單時，選擇銷售報價單作為源單據後，在選擇由哪些報價單生成銷售訂單。兩種方式達到的目的一樣，不過操作方式不同。銷售報價單生成銷售訂單的前提是該報價單已經稽核。

       通過下推方式生成訂單，只是修改了數量，其他資訊，如產品資訊和價格資訊等都是自動引用，這樣大大提高了處理效率，這是參考引用的效果，也是ERP軟體的重要特點之一。

4.3.5 銷售訂單

       銷售訂單的下達表達相關的銷售報價單和合同資料客戶已經確認，企業需要下達銷售訂單傳遞到各相關部門，各部門根據接受到的銷售訂單資訊，準備好生產和發貨準備工作。

       銷售訂單既可以根據銷售報價單或合同資料生成，當系統中沒有相關的銷售報價單和合同資料時，則銷售訂單可以手工錄入。

       銷售訂單是將客戶採購我們公司產品資訊錄入ERP系統中，作為銷售發貨憑據和收款憑據依據。

       銷售訂單的錄入方法有兩種：一種是直接手工錄入，另一種是參照“銷售報價單”錄入。

1.銷售訂單錄入

2.銷售訂單基本操作

3. 銷售訂單變更

       銷售訂單變更功能是針對已經稽核後的銷售訂單進行變更處理，變更時主體內容不能變更，即該筆訂單的客戶、所定產品不能變更，指對數量、單價、稅率和交貨日期進行變更。變更與修改不同的是，變更時針對已經稽核後的銷售訂單，而修改是針對未稽核的銷售訂單。

4. 銷售訂單鎖庫、解鎖

       在按訂單生產的企業或按專案管理物料的企業，為保證具有較高優先順序的訂單及時出庫，需要為這些訂單分配庫存，以防其他訂單先使用，即鎖庫。鎖庫的條件為以下幾種。

       A．只能對已稽核並且未執行的銷售訂單進行鎖庫；

       B．以鎖庫的銷售訂單不能反稽核或進行訂單變更；

       C．鎖庫數量必須小於制定倉庫的有效庫存（即現在庫存量減去已鎖庫數量）；

       D．一行物料只能鎖庫一次；

5. 銷售訂單– 生成其他業務單據

       稽核後的銷售訂單可以作為源單據生成多種業務單據；可以生成採購申請單，並且在採購模組中查詢和呼叫所生成的採購申請單；可以生成銷售發票，傳遞到“應收款管理”模組，以供呼叫和查詢。

6. 銷售訂單統計報表

       銷售訂單統計報表是查詢在滿足條件下根據某個“彙總專案”所彙總的統計報表，可以查詢某個客戶在一定時間段內的銷售訂單彙總情況，查詢某種物料類別在一定時間內的彙總情況，彙總條件和過濾可以任意設定。

7. 銷售訂單執行情況彙總表、明細表

       銷售訂單執行情況彙總表是查詢滿足條件的某個彙總專案下的執行情況，可以查詢到訂單數量、發貨數量和尚未出庫等資訊。

       “銷售訂單執行情況明細表”是查詢銷售訂單執行情況的明細報表。

8. 訂單預評估表

       銷售訂單預評估報表是以物料為物件，在接銷售訂單前，對訂單進行評估（包括成本、庫存數量、交貨期及預估價等），以確定是否具有經濟利益，能否按照訂單上的日期及時間交貨。本表實現對訂單成本、現有庫存、預計庫存、預估價進行計算和查詢功能。

9. 虛擬物料訂單統計表、訂單批次跟蹤表

       虛擬物料訂單統計表是針對虛擬物料，按客戶反映的每張銷售訂單的執行情況的報表。       所謂執行是指標對反映虛擬物料的銷售訂單，通過直接關聯銷售出庫單、或者通過關聯發貨通知單、再關聯銷售出庫單的間接關聯方式，顯示貨物的訂貨和實際出庫數量，進行比較並顯示其中的差異。如果企業進行分銷管理業務操作，還要包括銷售訂單關聯發貨通知單、在關聯其他出庫單這種集團內部調撥業務的間接關聯方式。

       虛擬物料訂單統計表是訂單執行管理的特殊形式的反映，也是對虛擬物料的訂貨執行結果的詳細體現。

       訂單批次跟蹤表主要是統計銷售訂單的生產執行情況，可以針對銷售訂單，反映銷售訂單的生產和物料領用情況，對於配置類物料，可以區分不同的客戶BOM的執行情況。

10. 銷售訂單全程跟蹤

       銷售訂單全程跟蹤是在同一個視窗中顯示銷售訂單的各個環節執行情況，包括訂單發貨情況、銷售出庫情況、銷售開票情況、銷售收款情況、訂單是否下達了生產任務等多個環節，並提供了每個環節的執行彙總資訊和詳細的關聯的單據資訊，非常方便企業的訂單跟蹤人員或銷售管理人員快速掌握訂單的全面情況，及時的進行計劃生產和提供高效的客戶服務。

4.3.6 發貨通知

       銷售發貨通知單是銷售部與倉庫之間的資訊傳遞紐帶，當銷售部根據銷售訂單上的交貨日期確認需要給客戶發貨時，填寫一張發貨通知單傳遞到“倉庫管理”模組，當倉庫管理員接收到發貨通知單後，在根據發貨通知單填寫“銷售出庫單”單據。

       發貨通知上的物料是否能夠保證倉庫有足夠的數量出庫，銷售人員可以在及時庫存查詢。

       銷售發貨通知單可以作為源單據生成銷售出庫單、銷售退貨通知單和調撥單。

4.3.7 銷售出庫

       銷售出庫單也就是送貨單，是在倉庫管理員接收到銷售部發貨通知後，確認倉庫有該產品，並且庫存數量符合銷售部需求時填寫的一張出庫單據。銷售出庫單有兩種，一種是藍字出庫單，另一種是紅字出庫單，紅字出庫單是藍字出庫單的反向單據，代表物料的退回。

       銷售出庫單一般是由倉庫管理員填寫，然後由銷售部業務員簽字後才能從倉庫發貨。

1.銷售出庫單的錄入

       “紅字”銷售出庫單的錄入方法是先單擊工具欄上“紅字”按鈕，這是視窗右上角顯示“紅字”字樣，表示當前處理狀態為紅字單據錄入，紅字單據的錄入方法同藍字出庫單錄入方法。

2.銷售出庫單的基本操作

       略。

3.銷售出庫單的拆單和合並

       在實際業務處理的過程中，處於以前期間或當前期間的單據可能會因為分期收款、或開發票時間造成某些銷售出庫單的部分數量必須分期處理等原因，一張單據不可能在同一期間作為銷售成本。比如，企業有可能月末統一開一張發票，這張發票平不一定包括前幾次的所有送貨。但是倉管是在發貨的時候就錄入單據，也就是說出庫單上的記錄可能比發票上的要多，因此係統提供了銷售出庫單的拆分和合並處理功能。出庫單拆單是便於將需要在本期勾稽的部分拆分出來，從而解決上述實際銷售業務問題。

l        拆分和合並條件

1)       進行拆分的銷售出庫單必須是已稽核的單據；

2)       進行拆分的銷售出庫單必須是尚未核銷的單據，包括與發票核銷、與另一張業務資訊相同、資料相反的銷售出庫單核銷；

3)       進行合併的銷售出庫單必須是以前拆分的子單；

4)       進行合併的銷售出庫單必須是尚未核銷的單據，包括與發票核銷、與另一張業務資訊相同、資料相反的銷售出庫單核銷；

5)       進行合併的銷售出庫單必須是未記賬單據；

一張銷售出庫單拆分成兩張單據的單據頭除單據號碼外完全相同，拆分後，被拆分的單據減去拆分部分成為母單，單據號碼不變，可繼續拆分，拆分出的數量形成的單據成為子單，不能再拆分，在原單據號後加A標記，母單繼續拆分後，子單據編號加B、C，如此類推。單據體中除數量、金額可變動外，其他內容計量單位均不變。

拆分單據後，對被拆的母單和拆出的子單有如下影響：

l        已拆分的銷售出庫單不能反稽核；

l        已拆分的子單的母單還可以在執行拆分操作；

l        已拆分的子單不能執行拆分操作；

4.銷售出庫單的核銷

       系統提供紅字和藍字銷售出庫單的核銷和反核銷；

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5.銷售出庫單生成發票

       銷售發票是財務核算對客戶的收款憑證，在“銷售管理”錄入正確的發票資訊後，系統會自動將發票傳遞到“應收款管理”模組，經稽核後掛客戶的“應收賬款”。銷售出庫單可以生成銷售專用發票和銷售普通發票。

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6.銷售出庫彙總表、銷售出庫明細表

       銷售出庫單彙總表可以查詢在某個時間、某些物料範圍中，客戶範圍和何種銷售方式、然後根據何種彙總進行彙總銷售出庫彙總表，通過彙總表可以查詢到出庫數量、出庫成本、出庫金額和銷售發票的開票情況。

4.3.8 銷售發票

       銷售發票可以處理銷售專用發票（增值稅發票）和普通發票，並可以進行銷售發票與銷售出庫單的勾稽。銷售發票可以有銷售出庫單、銷售訂單和合同等源單生成。

1.銷售發票錄入

2.發票基本操作

3.勾稽與反勾稽

4.核銷與反核銷

5.銷售收入統計表、客戶單位銷售情況明細表、銷售退貨統計表

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4.3.9 退貨通知

       退貨通知單是處理由於某種因素，如質量因素，拉延交貨期因素等，客戶將銷售貨物退回的業務單據，是發貨通知單的反向操作單據。作為發貨通知單的反向執行單據，可以作為紅字銷售出庫單的源單據，執行退貨操操作。

       退貨通知單是作為銷售部與倉庫之間的資訊傳遞單據，一般由銷售部填寫後，倉庫根據退貨通知單生成紅字銷售出庫單。

       退貨通知單可以由銷售發票和銷售發貨單作為源單生成。退貨通知單可以作為源單據生成銷售出庫單，生成出庫間是“紅字銷售出庫”單

4.3.10 費用發票

       銷售費用發票主要用來處理銷售過程中產生的費用，如運輸費用、報關費用等。銷售費用發票包括“應付費用發票”和“應收費用發票”兩種，其中應付費用發票用於處理銷售時由銷售方支付銷售費用情況；應收費用發票用於處理由銷售方代墊運費或由銷售方提供運輸或服務的情況，該發票是作為該客戶的應收款管理。

       發票型別為應付費用發票、採購方式為賒購的銷售費用發票儲存時直接傳遞到“應付款管理”系統，生成其他應付單，現購的採購費用發票不傳遞到應付系統；發票型別為應收費用發票、銷售方式為賒銷的銷售費用發票儲存時直接傳遞到“應收款管理”系統，生成其他應收單；現銷的銷售費用發票不傳遞到應收系統。

       費用發票也分為藍字發票和紅字發票，紅字發票是藍字發票的反向單據，代表費用退回，兩者數量相反，但內容一致。

1.費用發票錄入

2.費用發票基本操作

3.費用發票彙總表、費用發票明細表

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4.4 銷售報表分析

       金蝶K3除了提供基本報表查詢功能外，還提供了強大的報表分析查詢功能，可以分析銷售毛利潤、產品銷售增長分析和信用額度分析等分析報表，並且可以自定義“查詢分析工具”

4.4.1 報表分析

       報表分析可以查詢銷售毛利潤表、產品銷售增長分析表、產品銷售流向分析表、產品銷售結構分析表，信用數量分析表、信用額度分析表、信用期限分析表、委託代銷清單和分期收款清單。通過報表分析可以為領導層做出決策時提供有力支援。

1.銷售毛利潤表

2.產品銷售增長分析表

3.產品銷售流量分析

4.產品結構銷售分析

5.其他銷售分析報表

6.查詢分析工具

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4.4.2 庫存分析

       在日常銷售工作中，銷售人員需要對庫存產品進行了解，根據產品的庫存狀態對客戶的詢問進行相應的回答。

1.即時庫存查詢

2.庫存狀態查詢

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