Excel是我們工作中經常使用的一種工具，對於資料分析來說，這也是處理資料最基礎的工具。

本文對資料分析需要用到的函式做了分類，並且有詳細的例子說明，文章已做了書籤處理，點選可跳轉至相應位置。

函式分類：

• 關聯匹配類

• 清洗處理類

• 邏輯運算類

• 計算統計類

• 時間序列類

 

一、關聯匹配類

經常性的，需要的資料不在同一個excel表或同一個excel表不同sheet中，資料太多，copy麻煩也不準確，如何整合呢？這類函式就是用於多表關聯或者行列比對時的場景，而且表越複雜，用得越多。

包含函式：VLOOKUP、HLOOKUP、INDEX、MATCH、RANK、Row、Column、Offset

 

1、VLOOKUP

功能：用於查詢首列滿足條件的元素。

語法：=VLOOKUP（要查詢的值，要在其中查詢值的區域，區域中包含返回值的列號，精確匹配(0)或近似匹配(1) ）。

(1) 單表查詢

 

 把選手Tian的戰隊找到之後，接下來把滑鼠放到G8單元格右下角位置，出現十字元號後往下拉，Excel會根據單元格的變化自動填充G9和G10單元格的公式。

 

(2) 跨多工作表查詢

假設我有一個工資表格檔案，裡面每個部門有一張表，有4個部門對應的部門工資表和一個需要查詢工資的查詢表，為方便說明這裡的姓名取方便識別的編號，你也可以用真正的姓名。

 

 在查詢表中，要求根據提供的姓名，從銷售~人事4個工作表中查詢該員工的基本工資。

 

如果，我們知道A1是銷售部的，那麼公式可以寫為：=VLOOKUP(A2,銷售!A:C,3,0)

如果，我們知道A1可能在銷售或財務表這2個表中，公式可以寫為：=IFERROR(VLOOKUP(A2,銷售!A:C,3,0),VLOOKUP(A2,財務!A:C,3,0))

意思是，如果在銷售表中查詢不到(用IFERROR函式判斷)，則去財務表中再查詢。

如果，我們知道A1可能在銷售、財務或服務表中，公式可以再次改為：=IFERROR(VLOOKUP(A2,銷售!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,財務!A:C,3,0),VLOOKUP(A2,服務!A:C,3,0)))

如果，有更多的表，如本例中4個表，那就一層層的套用下去，如果4個表都查不到就設定為"無此人資訊"：=IFERROR(VLOOKUP(A2,銷售!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,財務!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,服務!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,人事!A:C,3,0),"無此人資訊"))))

 

 

2、HLOOKUP

當查詢的值位於查詢範圍的首行，並且返回的值在查詢範圍的第幾行，可以使用 hlookup 函式

語法：=HLOOKUP（要查詢的值，查詢的範圍，返回的值在查詢範圍的第幾行，精確匹配(0)或近似匹配(1) ）。

區別：HLOOKUP按行查詢，返回的值與需要查詢的值在同一列上，VLOOKUP按列查詢，返回的值與需要查詢的值在同一行上。

 

 

3、INDEX

 在Excel中，除了VLOOKUP函式常用來查詢引用外，INDEX函式和MATCH函式組合也可用來做查詢引用工作，這組函式有效彌補了VLOOKUP函式查詢目標不在查詢範圍資料首列的缺陷。

功能：返回表格或區域中的值。

語法：= INDEX(要返回值的單元格區域或陣列,所在行,所在列)

 

 

4、MATCH

功能：用於返回指定內容在指定區域（某行或者某列）的位置。   

語法：= MATCH (要查詢的值，查詢的區域，查詢方式)，查詢方式0為等於查詢值，1為小於查詢值，-1為大於查詢值

 

5、RANK

功能：求某一個數值在某一區域內的數值排名。

語法：=RANK(參與排名的數值, 排名的數值區域, 排名方式-0是降序-1是升序-預設為0）。

 

 

 

6、Row

功能：返回單元格所在的行

語法：ROW()或ROW(某個單元格)

 

 

7、Column

功能：返回單元格所在的列

語法：COLUMN()或COLUMN(某個單元格)

 

 

8、Offset

功能：從指定的基準位置按行列偏移量返回指定的引用

語法：＝Offset（指定點，偏移多少行(正數向下，負數向上)，偏移多少列(正數向右，負數向左)，返回多少行，返回多少列）

 

 

 

二、清洗處理類

資料處理之前，需要對提取的資料進行初步清洗，如清除字串空格，合併單元格、替換、擷取字串、查詢字串出現的位置等。

• 清除字串前後空格：使用Trim

• 合併單元格：使用concatenate

• 擷取字串：使用Left/Right/Mid

• 替換單元格中內容：Replace/Substitute

• 查詢文字在單元格中的位置：Find/Search

• 獲取字元長度：Len/Lenb

 

9、Trim

功能：主要用於把單元格內容前後的空格去掉，但並不去除字元之間的空格，如果是想要去掉所有的空格，需要用substitute函式。。

語法：=TRIM(單元格)

 

10、concatenate

語法：=Concatenate(單元格1，單元格2……)

合併單元格中的內容，還有另一種合併方式是&，需要合併的內容過多時，concatenate效率更快。

 

11、Left

功能：從左擷取字串

語法：=Left(值所在單元格，擷取長度)

 

12、Right

功能：從右擷取字串

語法：= Right (值所在單元格，擷取長度)

 

 

13、Mid

功能：從中間擷取字串

語法：= Mid(指定字串，開始位置，擷取長度)

 

 

Text函式表示將數值轉化為自己想要的文字格式，語法=TEXT(value,format_text)

 

14、Replace

功能：替換掉單元格的字串

語法：=Replace（指定字串，哪個位置開始替換，替換幾個字元，替換成什麼）

 

 

15、Substitute

和replace接近，不同在於Replace根據位置實現替換，需要提供從第幾位開始替換，替換幾位，替換後的新的文字；

而Substitute根據文字內容替換，需要提供替換的舊文字和新文字，以及替換第幾個舊文字等。因此Replace實現固定位置的文字替換，Substitute實現固定文字替換。

 

 

 

 

 

16、Find

功能：查詢文字位置

語法：=Find（要查詢字元，指定字串，從第幾個字元開始查起）

 

 

 

17、Search

功能：返回一個指定字元或文字字串在字串中第一次出現的位置 ,從左到右查詢

語法：=search（要查詢的字元，字元所在的文字，從第幾個字元開始查詢）

Find和Search這兩個函式功能幾乎相同，實現查詢字元所在的位置，區別在於Find函式精確查詢，區分大小寫；Search函式模糊查詢，不區分大小寫。

 

 

 

18、Len

功能：返回字串的字元數

語法：=LEN（字串)

字串是指包含數字、字母、符號等的一串字元。

 

 

 

 

19、Lenb

功能：返回字串的位元組數。

區別在於，len是按字元數計算的，lenb是按位元組數計算的。數字、字母、英文、標點符號（半形狀態下輸入的哦）都是按1計算的，漢字、全形狀態下的標點符號，每個字元按2計算。

 

 

 

綜合應用

 

 

 

 

三、邏輯運算類

　　IF     AND       OR

 

20、IF

功能：使用邏輯函式 IF 函式時，如果條件為真，該函式將返回一個值；如果條件為假，函式將返回另一個值。

語法：=IF(條件, true時返回值, false返回值)

 

 

21、AND

功能：邏輯判斷，相當於“並”。

語法：全部引數為True，則返回True，經常用於多條件判斷。

 

 

 

22、OR

功能：邏輯判斷，相當於“或”。

語法：只要引數有一個True，則返回Ture，經常用於多條件判斷。

 

 

 

四、計算統計類

在利用excel表格統計資料時，常常需要使用各種excel自帶的公式，也是最常使用的一類。重要性不言而喻。不過excel都自帶快捷功能。

• MIN函式：找到某區域中的最小值

• MAX函式：找到某區域中的最大值

• AVERAGE函式：計算某區域中的平均值

• COUNT函式： 計算某區域中包含數字的單元格的數目

• COUNTIF函式：計算某個區域中滿足給定條件的單元格數目

• COUNTIFS函式：統計一組給定條件所指定的單元格數

• SUM函式：計算單元格區域中所有數值的和

• SUMIF函式：對滿足條件的單元格求和

• SUMPRODUCT函式：返回相應的陣列或區域乘積的和

• STDEV函式：求標準差
• SUBTOTAL函式：彙總型函式，將平均值、計數、最大最小、相乘、標準差、求和、方差等引數化
• INT/ROUND函式：取整函式，int向下取整，round按小數位取數。

 

23、MIN

功能：找到某區域中的最小值

 

 

24、MAX

功能：找到某區域中的最大值

 

 

25、AVERAGE

功能：計算某區域中的平均值

 

 

26、COUNT

功能：計算純數字的單元格的個數。

 

 

27、COUNTIF

功能：計算某個區域中滿足給定條件的單元格數目

語法：=COUNTIF(單元格1: 單元格2 ,條件)

 

 

28、COUNTIFS

功能：統計一組給定條件所指定的單元格數

語法：=COUNTIFS(第一個條件區域，第一個對應的條件，第二個條件區域，第二個對應的條件，第N個條件區域，第N個對應的條件)

 

 

29、SUM

計算單元格區域中所有數值的和

 

 

30、SUMIF

功能：求滿足條件的單元格和

語法：=SUMIF(單元格1: 單元格2 ,條件,單元格3: 單元格4)

 

31、SUMPRODUCT

功能：返回相應的陣列或區域乘積的和

語法： =SUMPRODUCT(單元格1: 單元格2 ,單元格3: 單元格4)

 

 

 

32、Stdev

統計型函式，求標準差，衡量離散程度。

 

 

 

33、Subtotal

語法：=Subtotal（引數，區域）

彙總型函式，將平均值、計數、最大最小、相乘、標準差、求和、方差等引數化，換言之，只要會了這個函式，上面的都可以拋棄掉了。

為 1 到 11（包含隱藏值）或 101 到 111（忽略隱藏值）之間的數字，指定使用何種函式在列表中進行分類彙總計算。

1 AVERAGE（算術平均值） 2 COUNT（數值個數） 3 COUNTA（非空單元格數量） 4 MAX（最大值） 5 MIN（最小值） 6 PRODUCT（括號內所有資料的乘積） 7 STDEV（估算樣本的標準偏差） 8 STDEVP（返回整個樣本總體的標準偏差） 9 SUM（求和） 10 VAR（計算基於給定樣本的方差） 11 VARP（計算基於整個樣本總體的方差）

 

 

34、Int／Round

取整函式，int取整(去掉小數)，round按小數位取數(四捨五入)。

語法：ROUND(數值, 位數)

round(3.1415,2)=3.14 ;

round(3.1415,1)=3.1

 

 

 

 

五、時間序列類

專門用於處理時間格式以及轉換。

• TODAY函式：返回今天的日期，動態函式。

• NOW函式：返回當前的時間，動態函式。

• YEAR函式：返回日期的年份。
• MONTH函式：返回日期的月份。
• DAY函式：返回以序列數表示的某日期的天數。
• WEEKDAY函式：返回對應於某個日期的一週中的第幾天。
• Datedif函式：計算兩個日期之間相隔的天數、月數或年數。

 

35、TODAY

功能：返回今天的日期，動態函式。

 語法：=TODAY()，如不顯示應該是單元格格式問題，單元格格式應是常規或日期型

 

 

 

36、NOW

功能：返回當前的日期和時間，動態函式。

 語法：=NOW()

 

 

 

37、YEAR

功能：返回日期的年份。

語法：=YEAR(日期)

 

 

 

38、MONTH

功能：返回日期的月份。

語法：=MONTH(日期)

 

 

 

39、DAY

功能：返回以序列數表示的某日期的天數。

語法：=DAY(日期)

 

 

 

40、WEEKDAY

功能：返回對應於某個日期的一週中的第幾天。 預設情況下， 1（星期日）到 7（星期六）範圍內的整數。

語法：=Weekday(指定時間，引數)，引數設為2，則星期一為1，星期日為7

 

 

41、Datedif

功能：計算兩個日期之間相隔的天數、月數或年數。

語法：=Datedif（開始日期，結束日期，引數）

引數3：為所需資訊的返回時間單位程式碼。各程式碼含義如下：

"y"返回時間段中的整年數

"m”返回時間段中的整月數

"d"返回時間段中的天數

"md”引數1和2的天數之差，忽略年和月

"ym“引數1和2的月數之差，忽略年和日

"yd”引數1和2的天數之差，忽略年。按照月、日計算天數