如何高效召開產品會議？
低效的產品會議不僅不能做到促進各方溝通，提升團隊凝聚力，使產品獲得成功還會耽誤工作程序，損耗團隊心力。那麼，如何做才能使產品會議高效進行呢？本篇文章將為你解答。
團隊合作是我們天性中根深蒂固的一部分。人類之所以在群體中進化，是因為群體才能產生更大的影響力。對產品團隊來說，道理也是一樣的。那些經常開會協作的團隊（無論是遠端還是面對面）最有可能獲得成功。
然而矛盾的是：大部分產品團隊覺得開會是浪費時間，有些甚至討厭開會。
這究竟是怎麼回事呢？
大部分團隊的問題在於：沒想清楚就開會，這會帶來潛在的危害。
對設計師、開發者、作家等創作者來說，會議會打斷他們的工作安排——以小時為單位是難以設計出好作品，編出好程式或寫出好文章的；也就是說日程表裡分散的會議對他們而言弊大於利。
對管理者來說，那些組織匆忙、計劃不周的“碰頭會”牽涉了太多人員，難以產生任何推進作用，處在這樣的會議中同樣是在不斷浪費時間。
而對企業而言，開會的成本很高。假如一個80人的團隊每週開會5個小時，那公司每年就要為此支付60萬美元（以IT界平均薪水來計算），這無疑是一項巨大的投入。
所以，如果會議安排不當，消耗的人力和成本是顯而易見的。當然，這並不是說不要開會，如果會議安排得好，它可以起到幫助傳遞想法和策略，穩固團隊關係的作用，還有利於產品取得成功。
下面我們來看一些巧妙的辦法，幫助你有效召開產品會議。
一、用“設計思維”開會
產品設計的過程包括識別問題，然後設計解決方案，通常優先考慮外部問題——程式碼、使用者介面或使用者體驗中的問題，這些面向客戶的問題最明顯，因此引人關注。
但是，你要將這種方法轉向內部，因為內部的情況直接影響你在解決的外部問題。處理這些內部要素，比如開會解決問題的能力，需要用到解決設計上的問題時同樣的方法。
《會議設計》的作者凱文·霍夫曼建議把設計思維的方法作為計劃和評估會議的清單，以幫助改善會議——通過迭代、週期性調整的方式來找到最佳的會議方案。
這一過程包括三個步驟：
- 界定問題（Define）：清楚地指出會議需要解決的問題，這樣可以引導團隊找到解決方案。這個基本問題要能夠量化，以便在解決問題的過程中跟蹤進展；
- 設計實驗（Experiment）：自由嘗試不同的會議形式，看看哪一種形式能夠有效幫助解決問題。當然，設計時要考慮會議的時長和推進會議進行的方式，或進一步研究其他會議形式，比如Goalfest、亞馬遜敘事備忘錄或者Google微會；
- 迭代優化（Iterate）：跟產品一樣，會議需要不斷改進才能成功。一旦找到一種有效的會議形式，就要迭代優化，並保證它與手頭上要解決的問題是相關的。
一個問題往往不止有一個原因，也不止有一個答案，這也就是設計思維的方法能在會議設計中產生效果的原因。設計思維能幫助你識別問題，並找到針對這個特定情況的解決方案。
二、關注參會者的注意力
所有會議都有一個共同點：有人蔘與。
這會帶來一個挑戰，即人們在會議上共享了資訊，但他們理解和回憶這些資訊的能力是有限的。
如果會議沒有條理，各種想法、觀點和指示亂成一團，那大家在理解和回憶這些資訊時就會很困難。想法無論是好是壞都混在一起，一些人跑了題，一些人一臉懵，這造成的結果就是會議開不開都沒什麼兩樣。
在嘗試會議設計時，你就要開始解決這些問題，一般要考慮以下三大要點：
（1）設定合適的節奏：
我們的記憶一次效能記住四到五個新東西，而能夠轉化為長時記憶，日後還能回想起來的，是那些得到最多關注的，又或者與記憶中原有信息相關的資訊。
所以，為了幫助團隊吸收儘可能多的資訊，可以考慮將會議分割為幾個部分，每個部分包含四到五個相關的條目，而且每部分的結尾要留出反思和提問的時間。
另外，將資訊片段聯絡起來，給團隊更多時間來處理這些資訊，這樣就能幫助團隊將更多的資訊從暫時的記憶轉化為長時記憶。
（2）選擇合適的時長：
“聽”是人們在會議上輸入資訊、形成記憶的主要方式。然而要形成良好的記憶，光靠“聽“的話，效果是有限的，因為“聽“是個苦差事。
《講課有什麼用？》的作者唐納德·布萊做了一個實驗，實驗結果顯示：學生在聽講座的時候，心率不斷下降，導致他們精力渙散。聽課20到30分鐘以後，學生就開始難以吸收新資訊。
根據這個觀點，設計會議時應該把每個部分（包含4-5個條目（item））限制在25分鐘內，來保證參會者集中注意力。具體執行時，可以先用10分鐘回顧內容細節，再用10分鐘討論；最後，在開始下一個部分之前，用5分鐘進行總結反思。
限制會議時長，不僅有助於我們集中注意力，還能讓溝通更簡單有效，迫使人們更快說到點子上。
（3）選擇合適的媒介：
“聽”和“說“並不是人類唯一的交流手段。
嗅覺和味覺可能和會議設計沒什麼關係，但視覺和觸覺卻與之相關。
多種交流方式並用更能促進理解，因為當大腦將聽覺與視覺或觸覺聯絡起來時可以挖掘更多含義。
例如：視覺性的資料能讓人獲得更深層次的理解，而其他手段無法做到。在某些情況下，視覺性的資料是讓人理解的唯一手段。所以我們用圖表來演示資料，繪製模型來解釋概念，使用便利貼來建立結構。
鼓勵在會議中使用低/高保真原型，這是另一種讓團隊做出更好成果的方法。一定要準備好速寫本，這樣團隊成員就可以寫寫畫畫分享知識，解釋那些難以用語言表達的想法。
將會議落實到行動
任何會議的關鍵都是利用團隊的綜合能力，朝著期望的目標前進。如果會議沒有落實到有助於目標實現的行動上，那就是失敗的。
以下是一些幫助你將會議落實到行動的基本策略：
（1）精挑細選參會人員：
參會人員越多，會議耗時越長，管理難度越大。反之，參會人員越少，會議耗時越短，管理難度越小。要想讓會議落實到行動，小型會議永遠好過大型會議。
結合具體情境來說，三個人開會，可以連成三對“兩兩對話“；五個人開會，就增加到十對；七個人開會，則直接增加到二十一對。嘈雜的對話很難讓每個人都維持在同樣的進度，這是很痛苦的一件事。
想想經典的亞馬遜“兩個披薩”參會人數限制原則。兩個披薩大約夠六個人吃，將兩兩對話限制在十五對，可以保證會議迅速進行。
（2）明確會議議程：
每一次會議之前，都要明確指出會議上要討論的問題或目標。這樣團隊成員就有機會進行準備，在會議上適當地出謀劃策。提前通知團隊會議的內容可以幫助他們花多點時間考慮問題或目標，從而產生更多好的點子。
（3）一定要有主持人：
一個好的主持人是公正的，並且有足夠的權威保證會議正常進行。為了達到最佳效果，會議應在主持人的組織下，以分歧開始，以共識結束。這種方式可以讓團隊先從不同角度看問題，鼓勵參會者發揮創意，再探討專案範圍內可行的方法，得出結論，最後以一個果斷的行動方案結束會議。
結論
無論團隊是否喜歡開會，會議都是產品開發中的一個組成部分，不應該把開會當成形式化的事情。與其抱怨開會浪費時間，不如轉換視角，把會議當作一個設計問題。
如何有效開會，並沒有唯一的解決方案。但如果積極試驗，優化開會的方法，就能想出更好的主意、策略，形成更良好的團隊氛圍。
原文作者：Ty Magnin
原文連結： ofollow,noindex">https://www.appcues.com/blog/product-meetings
翻譯：即能，公眾號：「即能學習」
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