專案管理 101 基礎課：如何制定有效的計劃？
編者按：專案管理計劃是專案的主計劃或稱為總體計劃，它確定了執行、監控和結束專案的方式和方法，包括專案需要執行的過程、專案生命週期、里程碑和階段劃分等全域性性內容。在專案開始之前，如能制定清晰明確的計劃，並讓相關人員都瞭解專案的目標和自己的責任，風險和成本管控等， 會對專案的順利進展有很大的幫助。本文編譯自techasia的原題為“Project management 101: How to create an effective plan”的文章。
如果已經和客戶商討過專案所有的細節了，就不需要做專案管理計劃了，對吧?
不對。
一個完善的專案管理計劃，會涵蓋專案發展過程中需要的所有細節。這個計劃就好比一張地圖，有了它，你就不會因為某個細節沒把握好而壞了整個計劃。
所說如此，不是所有團隊都會實實在在把計劃列明，他們也因此面臨著因小小細節而導致專案混亂，最終失敗的風險。
本文的宗旨，就是幫讀者理解制定詳細專案計劃的重要性。
專案管理計劃是什麼？
在專案實際開展、任務分配之前，制定計劃能幫助你組織團隊的工作，這樣就能節省時間，減少工作中可能是出現的誤解，減少資源浪費導致的成本提高。
制定專案管理計劃在以下幾種情況有益處：
1. 決定專案的價值命題。計劃能讓利益相關者知道執行該專案的原因和目的，這個專案能解決什麼問題，為什麼利益相關者需要支援這個專案。只要目標清晰了，在選擇合適的方法、資源、任務和團隊成員的時候，就會比較自然。
2. 探討專案中涵蓋什麼任務。專案管理計劃應該詳細地說團隊要完成的所有任務，已經情況有變、出現風險時，可能需要執行的任務。計劃也能讓利益相關者知道最終計劃能完成什麼任務，達到何種質量標準。
3. 列出每項人物的具體負責人。計劃應當讓團隊的每個人知道，自己具體負責什麼，需要完成哪些任務，每個任務的時限，以及每個任務如何操作。也正因此，在制定計劃的過程中，從團隊成員那裡獲得資訊是必需的。
4. 設定計劃時限。時間確定後，你就知道團隊中每個成員在哪個時間點需要完成哪項任務，計劃應該設幾個時間點，什麼時候能交付最終產品和服務。
5. 指導專案預算。一開始就做好專案大致的預算，有助於避免後續出現意想不到的花費。
專案管理計劃應有的元素
不管是什麼樣的專案管理計劃，都應該包含必須以下必要元素，制定二級計劃，在專案管理的過程中方便參考。
注意：以下列出的元素都是最基本的，應根據自己的企業、團隊、客戶和專案的具體情況來決定。
執行簡介
計劃的第一部分是專案的簡要介紹，專案的使命、目的和衡量專案成功的標準。你還可以在介紹部分列出專案最終的成果和產出，讓目標讀者知道專案具體會達到什麼效果。
整合
在這個部分裡，應該列出整個專案詳細的流程和相應的管理措施，列出團隊成員的各自的任務和角色，企業組織和階層次序，還包括企業內外的有影響者。
將注意力聚焦在管理和控制專案的修改、任務的執行、團隊工作的管理以及專案收尾上。
注意，雖然有些內容和“專案有變時的管理計劃”中的內容是重合的，但專案管理計劃中也不妨列出這個部分。
範圍
專案管理計劃的範圍可以和策劃書的範圍一致，最好詳細描述。將專案的期限、團隊能做到的，做不到的，還有應該避免的情況都列入其中。
這樣一來，有助於團隊成員瞭解專案的期限和範圍，還可以避免出現誤解。
時間表
任何專案管理計劃，最重要的部分就是時間的規劃。
計劃中，應當列出專案中所有產品的時間節點，期限以及其他決定因素。最好將估計以上時間點的方法、負責人員、使用資源等等做出說明。
小貼士：時間表可以藉助軟體完成，列出每個任務預計的完成時間，讓團隊成員人手一份。你可以藉助Gantt圖表來做時間表，根據任務的先後順序和分工來做出更明晰的計劃。
成本
成本部分應列出專案的預算控制計劃，包括控制預算的方法，負責人員和預算報告的做法。
質量
這個部分應該把重點放在保證最終產品/服務的質量，滿足客戶的所有需求上。
說清楚專案的質量標準是什麼，負責質量保證和控制的人員是哪些，可以使用什麼工具和方法，以及專案的成果如何衡量。
人力資源
人力資源部分可以提供關於在專案開發期間團隊任命、管理和培訓的資訊。其中，應該包括控制成員表現和效率所需的資源、技術和方法等等。
交流
在專案管理計劃中，列明如何管理好團隊和利益相關者之間的交流，提出相關的方法和工具，負責保證交流順暢的人員以及其他相關的元素。
在制定計劃的同時，應該注意哪些資訊是可以分享的，應該由誰來負責，誰有能力負責，可以使用什麼方法，哪些資訊什麼時候是不適合分享的等等。
風險
在計劃中，應對風險的識別、分析、管理、控制、和報告機制做出清晰的描述。說清楚誰負責哪個環節、具體的責任範圍以及可以使用的方法。
小貼士：你也可以隨著專案的進行，持續更新風險識別機制，以減少意外風險導致整個專案擱淺的可能。
結尾
在專案管理計劃的末尾，可以加上：
1. 批准部分，以便利益相關者簽字確認。
2. 文中使用的術語定義表。
3. 附件部分，將計劃中提及的相關檔案附上，以便參考。
4. 修改歷史部分，隨著專案的進行，計劃可能有變動，屆時可以列入這個部分以便記錄。
制定你的第一個專案管理計劃的步驟
1. 要保證團隊中所有人都明白客戶的要求和專案的目標、期限、交付的具體產品/服務和質量標準。
2. 在與客戶會面商討之後，開始列出計劃的大綱。
3. 將列出的粗略大綱整理一下，開始制定詳細的計劃。除了以上提到的元素之外，你還可以加入一些專案的具體細節（比如管理評價、採購管理計劃等等）。
4. 回顧計劃，和團隊成員商討細節的調整。
5. 徵求專案經理或者專案贊助人的同意（取決於具體公司架構）。小貼士：將所有徵求同意的檔案都在郵箱裡儲存好，一面未來出現爭議。
重點
1. 計劃沒有列好，就先不要開始專案。
2. 別指望能一天完成專案管理計劃。
3. 隨著專案進展，你可能需要調整計劃。如果後備計劃有變，也應該在管理計劃裡相應的部分及時更新。
4. 專案管理計劃的制定應該讓團隊成員和客戶都參與進來，以免將來發生誤解。
5. 專案管理計劃沒有完美的模板可以依葫蘆畫瓢。你應該按照自己手頭具體專案的需要和關注點來制定計劃。但是，像團隊成員、成本、時間、資源和風險等都是必不可少的元素。
編譯組出品。編輯：郝鵬程