從無到有:任務狀態與工作流的設計思路
不管是專案協作還是處理事務,都會包含著一些基本的業務流程。如何有效地將專案有條不紊的進行,不妨瞭解一下任務狀態與工作流的設計思路。
一、概述
無論你的公司是採用郵件還是專案管理工具進行專案協作,處理工作都會包含著一些基本的流程——從想法的提出到最終交付物的產出,或是計劃的擱置。我們把這些任務所處生命週期的節點稱為【任務狀態】,而任務在狀態之間的流轉稱為【工作流】。
那麼,關於任務狀態和工作流的設計過程中,我們還有哪些思考和選擇?請看下文。
二、為什麼引入【任務狀態型別】?
Worktile7.0引入了【任務狀態】的概念,並且支援自定義,也就是說客戶可以根據自己的實際工作場景配置任務狀態。
但是,這回帶來一個問題:如果對每一個任務狀態都加以區分,那麼在報表、統計等環節(例如統計任務的延期率),將極大的增加配置的複雜度。
實際工作中,我們會意識到:進行中的狀態,可以有“設計中”“開發中”等自定義任務狀態,但是其本質都是已開始但未完成的狀態。所以,雖然客戶自定義的任務狀態千變萬化,但他們必屬於三種基本【任務狀態型別】,即 :未開始/進行中/已完成。
如圖1所示:開發和銷售任務的狀態有很多,但是都屬於三種任務狀態型別。
圖1:以開發和銷售的任務狀態為例
【任務狀態】體現在展示層面,而【任務狀態型別】則體現在資料層面。例如,在【配置報表】的過程中,如果我們對狀態進行統計和篩選的話,篩選值的設定將限於三種基本任務狀態型別。
三、為什麼預設任務狀態是必選?
任務狀態和任務流代表的是工作的流程,所以任務狀態不能為空,我們必須設定預設任務狀態——也就是定義一個新建任務,它的初始狀態是什麼。
在任務狀態設定的過程中, 我們必須選定一個狀態為預設狀態。
例如推送型別的任務,其初始狀態為【未開始】。
圖2:【狀態設定】介面
四、任務狀態管理是統一還是分散?
在第一篇設計思考中,我們曾提到中庸化的思維。所以,我們並沒有選擇給每個任務型別設定自己的任務狀態庫。但是,任務狀態有兩個特點:
- 任務狀態與任務型別相關,它本身就是一種分組形式;
- 任務狀態的數量不會特別多。
綜上,我們最終選了統一管理的形式,通過【狀態管理】統一增刪改,配置任務型別的時候呼叫即可。
圖3: 從【狀態管理】中進行選擇任務狀態進行配置
五、工作流如何構成
介紹完任務的狀態,我們可以開始介紹任務狀態之間的流轉——即工作流了。
在此之前,我們以Worktile運營同學推送文章為例幫助讀者有一個基本認知。一個推送型別的任務,建立之後的預設狀態為“未開始”,通過一系列流程和動作,最終流轉到“已釋出”的狀態。未開始不能直接到“已釋出”,這與現實工作的流程不符,而設計中的狀態則可以。
推送任務的工作流如圖4所示:
圖4:運營推送任務的工作流
一個完整的工作流由以下基本元素構成:
- 轉化名稱: 幫助成員理解該轉換的含義
- 起始狀態: 工作流的初始狀態
- 目標狀態: 工作流的最終狀態
- 流程條件: 對此流程進行操作的許可權條件
- 動作設定: 工作流轉後發生的動作
要設定一個工作流,我們需要明確這些元素(流程條件和動作設定不是必須)。
要合理配置工作流,我們需要注意以下兩點:
- 工作流是單向的; 工作流的起始狀態和目標狀態決定了這個工作流,所以當二者互換位置之後,就成了一個新的工作流。所以說工作流是單向的,如果我們需要一個反向工作流,則需要重新新增。
- 工作流與任務型別的對應關係; 同一個任務型別對應多個工作流,而一個工作流只對應唯一的任務型別。
結語
不同專案中的不同型別事情,會有不同的執行流程。如果缺乏有效的專案管理工具,哪怕專案干係人都清楚專案流程,但是在專案的執行、回顧和優化過程中,仍會面臨諸多困難。
同時,缺少一種承載物,任務執行中或多或少地都會帶有“人情”因素,導致執行不力。
#專欄作家#
袁林,人人都是產品經理專欄作家。分享SaaS運營和企業管理/協作/辦公的相關知識
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