4大步驟，教你搞定職場溝通
編者按：本文來自微信公眾號“ 生涯研習社 ”（ID：xjysyyxs），作者L姐，36氪經授權釋出。
文 l L姐
在生涯規劃諮詢中，不少人遇到職業發展問題，都是因為栽在了溝通上。
比如小A，辛辛苦苦幹活，總被領導說幹不到點子上，每天加班還捱罵；
再比如小B，和同事的溝通上總出現問題，每次跳槽都是因為同事矛盾；
還有小C，做乙方卻經常搞不定甲方的需求，被甲方爸爸投訴，搞得灰頭土臉生無可戀
……
相信大部分人都發過這樣的牢騷：
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“領導交代工作的時候壓根沒說清楚，怎麼能反過來怪我？”
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“我怎麼知道他們要的不是這個，我又不是他肚子裡的蛔蟲，
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“XX就是看我不順眼，故意跟我過不去”
也有不少人認為
“工作做好就行了，為什麼要每天去拍領導馬屁？”
但其實，在職場中， 溝通本身就是最重要的工作能力 。
從公司來講，作為一個組織，每個人都是鏈條中的一環，只有前後搭配好，才能保證整個系統的良好運轉，也就是說，一個團隊能不能發揮最大戰鬥力，是取決於溝通帶來的協作成本的。
傅盛曾經說過： 工作中80%的問題都是溝通造成的。 絕大部分工作問題，不來自於技能本身，而來自於溝通。
從個人角度來講，不善於溝通的人，職業發展一定會遇到障礙。
《財富》雜誌的專欄作家StanleyBing做過一個比喻：
工作場所是一片叢林，上司是叢林裡的大象，甚至同事或者下屬也可能成為難以戰勝的“大象”，這些大象可以輕易的將你蹋死，它可能是有意為之，也可能是無意之舉。
也就是說，職場溝通將直接影響你的工作績效、職業前景乃至在一個企業內的生死存亡。
不是所有的表達都叫溝通
我們每天都在講話和表達，但是卻未必能處理好身邊的關係，反而很多時候越說得多越錯得多，這是因為 表達≠溝通 。
首先溝通是雙向的，評價溝通是不是有效，唯一的標準是溝通雙方能不能達成一致。
如果不能一致，那就算你口若懸河舌燦蓮花，也是瞎費工夫；
如果能夠達成一致，就算你不說話，也是成功範例。
其次，職場溝通和其他溝通不同，達成一致之後還要期待對方儘快按照自己的需求行動，所以溝通時候的表達 必須簡單、明確、高效、無誤 。
之所以職場溝通會出現問題，往往是犯了下面幾個錯誤：
不考慮對方立場需求：
每個職位或者部門，都有各自不同的職責，這就決定了每個人都會有不同的視角、關注點和需求點。
而且不同的知識背景和工作崗位，會造就不同的思維模式。
比如做設計的同事思維比較發散，更關注美感和調性；而做技術的同事思維會比較縝密，更關注框架和邏輯。
溝通時候如果不傾聽對方需求，只強調自己的立場和需求，溝通就不可能達成一致。
帶著情緒去溝通：
情緒極易職場溝通的障礙，因為在溝通中，內容資訊其實只佔30%，剩下的70%是情緒資訊，如果情緒不對，內容一定會被扭曲。
況且決定溝通效果的表達往往在語言之外，比如語氣、句式和肢體動作。
不簡練無邏輯：
日常生活中，我們可以隨意組織語言，可以旁敲側擊，可以用大量的話語去表述一個意思，但是在職場中，這些情況都要避免。
過多的修飾、鋪墊，這些只會增加對方的理解成本，或者造成溝通誤區，這都是在給別人找麻煩。
只有結論沒有論據：
沒有人會相信一個缺乏論據支撐的結論，所以如果你想說服別人信任你的結論，那就一定要做好準備。
在邁克•貝克特爾的《跟任何人都聊得來》一書中，提到了四個溝通關鍵要素，其中一個就是準備。
對一個觀點的論據準備得越充分，溝通時候就越容易影響和說服對方。
有效溝通的4個步驟
職場溝通的目的，是為了爭取對方配合，並按照自己期望的行動去配合，這是一個說服的過程。
達成這一目標的過程，拆解開來可以有4步： 收到、理解、贊同、行動 。
在這個過程中，你必須想清楚自己要什麼、對方要什麼，如何才能達成雙贏的局面，採取方向一致的行動，因此，整個溝通步驟和內容就需要經過精心設計。
第一步：收到並看（聽）到
這個接收分為兩個維度，第一是資訊到了他那裡，第二是他能看到或者聽到。
因此你首先要確認對方的聯絡方式，或者是否可以當面交流，然後再進入下一步傳達資訊。比如要選擇溝通地點、溝通環境或者雙方距離。
第二步：確認對方能理解你的意思
這部分是最需要準備的。
因為每個人的成長經歷、性格和教育背景都不一樣，說話的習慣更是千差萬別，同一個詞和句子，在不同的人那裡是不同的意思。
因此除了要保證語句通順、邏輯清晰之外，還需要去了解對方的職業特性和身份性格。
如果對方文化水平不高，就不要講那麼多專業術語，要說得通俗易懂；
如果對方不瞭解自己的業務，可以用他的興趣愛好或者社會熱點做一些比喻和解釋，就很容易讓別人聽懂了。
在句式的使用上也要有訣竅，就是多使用陳述句，儘量不要使用反問句。
因為反問句很容易讓別人感受到冒犯，如果再遇上理解力不夠強、情緒比較敏感的物件，甚至會完全理解成相反的意思。
第三步：讓對方接受或者贊同你的觀點
這一步是檢驗一個人溝通能力的關鍵。在每一次說服別人之前，先問自己幾個問題：
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我為什麼要提出這個觀點或者提議？
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這個觀點或者提議能給對方帶來什麼利益？
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我提的這個觀點或者提議可行性怎麼樣？
這三個問題都考慮清楚了，你照顧到了對方的利益點，雙方會有認同的基礎。
在闡述提議和觀點的時候，有一個溝通思路可以使用，是PREP原則，分為4個步驟：
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先說結論，讓對方第一時間知道你想表達什麼，
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引用資料，這一步主要是為了客觀公正、統一度量、表達準確，不出現歧義
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舉個例子，再用例子說明觀點，形象好理解
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最後重申結論，加深印象及認同
第四步：使對方採取行動，改變他的行為或態度
明確溝通目標看似麻煩，但無形中卻是在幫助我們節省時間，提高辦事效率。
當雙方取得一致之後，就需要將具體的細節確認清楚，比如下面這個行動清單：
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目標是什麼，是否可以量化
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具體步驟和動作有哪些，如何分配
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時間節點是什麼，
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如果有困難，溝通機制是什麼
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最後還確認對方沒有問題
只有這些全部溝通完畢，才可以順利進入執行階段。
兩個職場 溝通的關鍵問題
看人下菜：
面對同事，可以吐槽聊天，面對上級或者老闆，永遠不要為自己辯解。
領導是職場中最能左右你命運的人，一旦他對你有了成見，基本是不能改變的。所以一定要在溝通中展示出自己的專業性和可靠性。
比如自己某項任務沒能完成，除了認真承認錯誤之外，還要告訴老闆接下來準備怎麼做，需要什麼樣的幫助。
這樣就及時傳達了最重要的資訊，還給出解決方案，領導才會放心，繼續信任你。
期望值管理：
很多人工作很盡力，成績也不差，就是受不到好評，這是因為沒有管理別人的期望值。
學會壓低對方期望值，給自己爭取空間，是人際溝通中非常重要的學問。
比如對方來溝通需求的時候，可以先擺出自己面臨的合理困難，之後再去和對方討價還價，工作內容，期限、資源等等，都可以談，儘可能壓低對方的期望值。但是如果做不到的事情，也千萬不能許諾。
確定具體工作事項和交付時間之後，就儘可能稍稍超出對方期望值，提前一點給，或者做的內容稍微多出一點，此時會帶給對方很大驚喜，贏得職場好評。