將閉門造車變為集思廣益的五種方法
世界經理人專欄
原執業律師，現任Exec|Comm全球策略溝通諮詢公司管理合夥人，及瑞傳國際有限公司管理合夥人，著有Simply Said: Communicating Better at Work and Beyond.
界定問題所在、分析問題發展方式、評估相對於問題解決所需成本的好處以及選擇最佳解決方案時，分析能力發揮作用。到解決問題的倒數第二步時，我們已經 集思廣益 地找到了許多可能的解決方案，這時就需要發揮 創意 。
我最近參加了一場由 Ruckus Marketing 舉行的集思廣益會。 Ruckus Marketing 是一家網站設計公司，以自身創造出“專業匠心式顛覆”而感到自豪。第一印象非常重要。大多數企業都知道網站是他們給潛在顧客或客戶的第一印象。因此需要確保網站不僅傳播資訊，還要彰顯公司本身的精神。公司需要每隔幾年更新甚至全面修改其網站，從而體現其不斷進化的產品服務，同時突顯其持續發展的核心理念。
一家中型培訓和開發公司的七位高階主管出現在 Ruckus 位於曼哈頓中城區的辦公室裡，周圍環境散發出既淡雅又炫酷的氣息。除了他們，還有來自 Ruckus 的五位創意人才加入，包括公司創始人 Alex Freidman （亞歷克斯·弗賴德曼）和首席網站架構師 Madelene Eng （瑪德琳·安格）。
Ruckus 團隊向客戶團隊提出了核心問題，即網站應該如何運作以及公司會有怎樣的使用者體驗基於他們在網站上如何操作。討論表面上是關於基於技術的體驗，但經過開放的集思廣益過程，討論迅速轉變為有關該客戶的本質——它如何看待自身，如何讓網際網路瀏覽者感知到它的自我形象以及如何以文字和圖影象形式的資訊形成對公司的 感覺 。
我曾經向法學院學生、營銷專業人士、技術團隊、內部審計師等各種受眾講授集思廣益的技巧，而在現實生活問題解決情境中看到這些技巧落到實處讓我受到震動。 Ruckus 的團隊做了什麼？
1. 確立基本規則。 對於這幾位主管在任何時候提出的問題，瑪德琳（ Madelene ）都會為他們指出明確的方向。如果他們偏離軌道，瑪德琳就會重申焦點。亞歷克斯（ Alex ）規定每個問題的可用時間，設定鬧鐘按時響起，以便進行時間足夠長的討論，讓參與者產生火花和激情，但又可以使討論進入下一個問題。
2. 開誠佈公。 該客戶小組在超大便利貼上寫下對問題的回覆，再讀出所寫的內容，這樣可以讓每個人都自由表達其他想法，是有效集思廣益的基本要素。然後， Ruckus 團隊將所有想法都貼到牆上，剔除重複的內容。
3. 氣氛輕鬆，避免批判。 集思廣益包括創意階段和評估階段。在創意階段，參與者除了表達構思外，不會評論彼此的想法。參與者能夠以“而且……”開頭來表達構思。我們傾向於以“但是……”開頭，其所接續的內容通常會指出某人所提想法為何偏離軌道或不湊效。“而且”是即興喜劇的經典元素，在商業會議中同樣能夠發揮作用。任何集思廣益會的負責人都要制止以三大扼殺構思措辭開頭的評論，即：“我們之前嘗試過了”、“這樣做的成本會很高”以及“管理層不會支援的”。
4. 開始評估。 把想法貼到牆上，開始整理和評估步驟。瑪德琳（ Madelene ）和亞歷克斯（ Alex ）引導該客戶討論哪些想法可以加以考慮、哪些是多餘的、哪些實際上是另一些想法涵蓋的其中一部分。當小組必須討論哪些想法對其最為重要時，氣氛會更加激烈。但正如有效的集思廣益會所發生的那樣，小組採用了公開討論的形式，即以開放和信任（而非猶豫和防範）的態度觸碰相互衝突的優先次序想法。
5. 迅速分享結果。 在集思廣益會結束時，團隊會同時擁有兩種感受——疲憊不堪又精神抖擻。他們在不久的將來或過程進展停滯時，需要重新審視自己的想法。負責人應該收集資訊，並在會議結束後儘快分發給該公司。 Ruckus 團隊的其中一位成員會在此過程中將資料錄入到電子表格中；在會議結束時，該團隊向客戶提供包含構思的全部想法的檔案。客戶團隊現在能夠進一步反思收集到的資訊以及以此為起點可以到達之目的地。
集思廣益時的另一項挑戰是認識到我們在這個過程中的優劣勢。因為集思廣益需要用到我們可以貢獻的左腦和右腦功能。因為我們都傾向於利用左腦或右腦，所以我們往往希望停留在集思廣益過程中自然而然又最為容易的那個階段。明白到左腦和右腦貢獻的重要性，對於成功的問題解決對話非常重要。
本文由世界經理人編譯，原載於 Forbes.com 。