郵件的 7 種妙用,幫你輕鬆地完成這些工作
郵件是生活中容易被忽略的通訊工具,不涉及商務領域時,許多人只是拿它來單方面接收賬戶變動、推廣資訊等資訊,主動傳送的情況很少,但其實,發郵件可以幫助我們處理一些輕量級的任務。
作為檔案中轉站
在學校中曾不止一次的碰見這個場景:即將課堂演講,一掏口袋發現裝 PPT 的 U 盤忘記帶了。
也許手機上存有 PPT 副本,但學校的桌上型電腦上既沒有 QQ,也沒有 iTunes,當堂下載讓全班人等著不合適,並且電腦上還裝了硬碟保護系統(每次開機還原)。
這個在相對完整的軟體生態下本不應該考慮的問題,甚至在安卓上一根資料線就能解決的事,的的確確成為了好多人的困擾。
後來我都會長個心眼,做完幻燈片時,往自己的郵箱發一封郵件(或儲存到草稿箱),附上課堂需要用到的資料。這樣,即使哪次忘了帶 U 盤,也能在學校的電腦上快速找到,所花費的時間沒有比插拔 U 盤多多少,且與 QQ 這類即時通訊軟體比,不存在「7 天過期」等限制。
新增專案到任務管理應用
GTD 的「收集」步驟不可缺少的一項特徵就是 及時記錄 ,當你所用的裝置沒有相應客戶端時,可以通過郵件的方式快速新增專案到你的任務系統中。許多大牌應用(如 OmniFocus、Todoist)都支援以特定語法傳送到郵箱來新增任務。介於 Todoist 原本就基於雲端,網頁版功能也不弱,這裡拿 OmniFocus 舉例 1 ,官方將其稱之為「Mail Drop」,每個使用者會得到一個唯一的郵箱地址,我們可以將其儲存在通訊錄中,並設定相應的頭像。
由於 OF 為蘋果平臺獨佔,我在臨時使用學校公共計算機查詢文獻時,遇到某些內容需要摘錄到 OF 中,或是想要將一組未讀完的標籤頁打包成一個待完成事項,並未找到非常方便的解決辦法。
而通過郵件,我們可以按以下格式將內容傳送到上面提到的「Mail Drop」郵箱中:
- 郵件主題 會成為 新任務名
- 郵件正文 會成為 備註(可以傳送純文字、附件、簡單的 HTML)
相比來說 Todoist 的郵件功能就做的比 OF 完善,只要訂閱了高階版,就可以利用官方開發的各種郵箱外掛來管理任務, ofollow,noindex" target="_blank">官方的說明文件 已經非常詳盡。
Mail Drop 的意義不僅在於此,比起手動新增待辦事項這種小眾用法,更常用的是為自動轉發。
例如,學校有時會通過郵件傳送 學期安排、選課通知 等重要內容,這時候適合為此類重要郵件撰寫 智慧轉發 規則,發件人填寫學校郵箱,主題包含「選課」,附加步驟為執行轉發並標記為已讀。
這樣一來,每當學校釋出重要郵件通知,便可以自動捕獲到日曆或是任務管理軟體中,讓所有「待辦」集中在一處,並且保留細節,符合 GTD 中收件箱的原則,也省去了標記已讀、歸檔整理的步驟。
以上一系列操作都是通過郵件來完成的,而具體實踐中,使用者完全感受不到郵件的存在,這有助於保持學習或工作的沉浸狀態。
儲存內容到稍後讀 App
「稍後讀」類的 App 原理、適用情景和上述提到的應用差不多,用郵件也是為了 彌補臨時更換平臺的不便 。印象筆記、Pocket、Instapaper 都支援將各種媒體格式離線以稍後閱讀,其中印象筆記相容性最好。
印象筆記的使用者都有一個私有電子郵件地址。格式如 [使用者名稱][email protected]
在郵件的標題裡,寫下你希望在印象筆記裡出現的筆記標題。在同一標題裡, 可加入:
- @ + 筆記本名稱
- # + 標籤(可以加多個標籤,但請確保每個標籤以#開始)
例如,標題:煎餅果子 @烹飪 #菜譜 #素食 2
另外,有一個名為 EmailThis 的服務,過濾掉了廣告等無用的網頁元素,只將主要文字和影象發到你的郵箱。你可以在郵箱新建一個列表,作為稍後讀的場所,並在有空餘時間的情況下閱讀儲存的文章。
如此一來,就可以隨時隨地的將正在閱覽的內容儲存到「稍後讀」,而不受裝置和客戶端的限制。
傳送到 Kindle 並轉換格式
這是 Kindle 使用者都應該瞭解的一個功能,在確保已將發件人郵箱新增至 「已認可的發件人電子郵箱列表」 後,把想推送的文件作為附件,如果還需要轉換格式,在郵件主題填寫 convert,稍等片刻,Kindle 上就可以收到推送的內容了。
如果你比較極客,又安裝了 Calibre,還可以嘗試命令列版的推送方式,舉例如下:
例如,我有一個郵箱為 [email protected] ,其授權碼為 123456,要推送一個檔名為 001.mobi 的電子書到 Kindle 郵箱 [email protected] ,就可以通過執行下面這條指令來實現:
calibre-smtp -a /path/to/001.mobi -r smtp.163.com --port=465 -e SSL -u [email protected] -p 123456 [email protected] [email protected]
更詳細的 calibre-smtp 指令可以參照 Calibre 官方文件
與 IFTTT 的聯動
移動平臺上,自動化應用 IFTTT 為郵件提供了更多的介面和可玩性,有時可以幫助我們以多種方式實現需求,下面列舉幾個例項。
建立提醒事項
將想建立的提醒事項名作為郵件的主題,傳送到 [email protected] ,還可以在 IFTTT 中選擇列表、設定優先順序和提醒日期(如 7/17/2018 at 6:00pm)。
發推
這個方法在第一次授權過後,無需再訪問 twitter 也可以將帶有 #twitter 主題的電郵傳送到 [email protected] 來發布新推。
這裡的標籤也可以自己定義,比如說用 #T 來讓 IFTTT 伺服器識別:
將附件上傳到網盤
類似的,在郵件主題新增#gdrive,傳送到 [email protected] ,即可將一些需要轉存到重要檔案上傳到 Google+Drive/">Google Drive,方便呼叫。
可以在預設設定中修改網盤中目標儲存位置等引數:
注:以上 IFTTT 觸發動作均可在官方的 gallery 中搜索到。
簡化發郵件流程
在手機上,如果比較常用郵件工作流, Drafts 可以說是提供了最快、最方便的解決辦法,自己做一個動作就好,學習成本很低。
有的使用者需求更單一一些,每天只需要發 Email 到同一郵箱,由onevcat 開發的 Mail Me 則可謂「快到極致」。 3
Mail Me 不但可以按一般方式在客戶端內發郵件,還支援 Widget 和 Share 選單,這樣一來效率不言而喻了,作者是個用郵件進行資訊整理的重度使用者,表示這款應用幫他節省了大量時間。
發郵件讓電腦執行指令
Github 的 這個專案 通過配置好郵箱後向其傳送命令的方式來監視、控制PC。
作者把使用情景寫的很詳細:
- 用實驗室的電腦渲染一段視訊離開後想隨時知道渲染的進度(監視螢幕)
- 住在上鋪的兄弟再也不用親自下床關電腦了(遙控關機)
- 害怕小孩兒偷偷玩電腦?(開機提醒)
- 可以用它執行任何CMD命令
- 通過微信即可發郵件監控電腦
詳細配置請參考: Email My PC 使用指南
接下來看用法:
將命令標籤作為郵件標題傳送至你在 Email My PC 中配置的郵箱。例如:你想檢視桌面截圖,就將 #screen 作為郵件的標題,正文空白。如果該命令需要引數,就把引數寫在正文中。如你想執行快捷鍵 Win + L
,只需把#button 作為郵件的標題,然後將 Win + L
作為正文即可。
原本在 Windows 下使用 SSH ,會用到 Putty 或類似的軟體,並且對於不懂計算機的人來說上手難度高。而文中這個方法雖然不及 SSH 語法完善,但易用性很好。
如何處理冗餘問題
稍有不慎,郵箱就會成為凌亂的工作重災區,郵件冗餘的處理不可或缺。
同樣的,我們可以用自動化規則來實現龐雜資訊的處理。
建立一個智慧郵箱(有的地方叫智慧資料夾)來專門收集 Mail Drop 類郵件,發件箱也可兼顧,今後是歸檔還是徹底刪除,就看個人需求了。
另外,定期自動歸檔也十分有必要,下圖為 Outlook 的自動存檔選項,可以根據 官方文件 按需設定。
總結
文中提到的情境中,郵件並非一定是最快最合理的解決辦法。它固然沒法替代主體應用,甚至遠比不上微信小程式的可拓展性,但我認為它具備兩點優勢:
- 沒有平臺限制;
- 彌補了某些軟體的雲端屬性。
這恰恰符合「輕任務」的概念,在這種情景下,郵件更像一個隨身攜帶的備用工具盒,讓你在需要的時候輕鬆地處理任務。