知道什麼是託管列印嗎？
【PConline 產業觀察】隨著網路威脅的不斷增加，人們越來越擔心物聯網的裝置會成為攻擊的目標。根據調查，在企業中資料流失的現象是十分明顯的。在2018年，有將近65%的受訪者表示至少出現過一次資料流失，相比於2017年的60%的人數有所增加。總體來看，只有不到30%的受訪者表示他們的文印裝置可以免受內部和外部的所有威脅。目前來看，領先的MPS供應商正在通過全面的安全評估服務來幫助企業縮小文印安全的差距。可見，託管列印服務將會是如今乃至是未來的大勢所趨。
什麼是MPS？
所謂MPS就是託管列印服務縮寫，就是可以優化和持續管理組織的檔案輸出環境，可大大提升生產力和效率，同時還能夠降低一定的成本和風險。它還可以利用現有的多功能印表機進行投資，同時持續監控文印的使用情況，以便於優化基礎架構來繼續滿足業務的需求。首先讓我們瞭解一下MPS，它包含了這三大領域：
1、評估：主要對當前印刷環境進行審查，以提供更加合理的建議和對未來潛在節約的評估。評估的範圍從基本線上評估到完整的工作流程評估，其中還可以包括環境影響因素的分析和檔案安全的評估。
2、優化：對裝置進行合理化的整合，以提高使用者與裝置的比例。並開發實際可行的列印策略，作為完整企業MPS部署、轉換和變更管理框架的一部分。
3、管理：採取持續的流程改進，對常用的業務進行稽核。
為什麼我們需要MPS？
目前來看，成本、服務質量和安全性是採用MPS的主要因素，但其實國家和企業規模都存在著明顯的差異。54%的美國企業表示服務質量是首要MPS驅動因素，與此同時30%的法國企業認為提高安全性和降低成本才是推動MPS的首要因素，下面我們從這三個不同的角度來看：
1、首先是成本
目前來看，企業對於紙張的需求是極為迫切的，仍然依賴紙張來支援他們的業務，儘管這種情況正在減少。根據調查44%的企業表示紙張對他們是非常重要的，這比2017年的48%是有所下降的。而美國仍然是最依賴紙張的國家，72%的受訪者認為紙張非常重要，而法國僅僅為30%。
鑑於所有的企業對紙張的使用率都很高，現如今企業開始更推崇無紙化辦公。根據調查，84%的企業實施了數字無紙化的流程，而英國受訪者在這一比例中上升至到88%。由此可見，紙張對於企業來說使用率都是極高的，而也就不知不覺提升了成本。
2、從安全性看
越來越多的網路安全威脅正在加劇人們對網路攻擊中物聯網裝置的擔憂，幾乎有將近一半的企業認為文印的安全對他們的整體資訊戰略是十分重要的。而在美國的調查者比例佔到了70%，總的來說只有不到30%的受訪者表示文印基礎設施是免受所有威脅的。目前來看，如果不加以保護，那麼今天高階的多功能印表機就會存在著一些潛在的威脅，其中就包括資料、文件、裝置和網路安全漏洞。
鑑於文印的安全性是一個廣泛而多樣的領域，所以提供一個強大而全面的安全評估和監控服務對於MPS提供商而言是至關重要的。安全的評估提供了發現漏洞的良好機會，其中包括文印安全的缺陷，而MPS供應商正在通過加強安全評估產品來滿足這一需求。
3、服務質量
從滿意度來看，按照地區劃分MPS供應商的表現存在著明顯的差異，其中美國大多數最為積極，而德國就較為保守。相比於其他地區，英國組織對MPS供應商滿意度較低。
MPS如今的市場如何？
在相對成熟的企業市場中，MPS仍然是印刷製造商擴大服務的關鍵戰略。總體來看，經過這份市場調研來看，65%的企業預計明年MPS的預算將會增加。美國MPS的支出處於領先，78%的美國受訪者表示在未來的12個月支出會增加。
今天，物聯網平臺的出現在管理各種連線裝置，提供集中安全性，故障檢測和遠端監控，為MPS提供商提供了更廣闊的機會。通過將非列印物聯網裝置的管理整合到其服務組合中，傳統的MPS提供商可以提高他們的影響力。
傳統的MPS提供商應與平臺供應商或託管的物聯網服務提供商合作，以整合MPS技術。這可能會擴充套件到管理其他物聯網工作場所的資產，如照明，供暖和自動售貨機。
惠普已經朝著這個方向邁出了一些步驟，其裝置即服務產品涵蓋PC和筆記本電腦。是否擴充套件到覆蓋更多物聯網裝置或其他印刷製造商是否會效仿還有待觀察。
十點告訴你優秀的MPS是什麼樣的
1、幫助他們提高業務績效： 除了幫助客戶提高列印基礎架構的效率和安全性之外，MPS供應商還可以幫助他們推動業務轉型並提高員工工作效率。 MPS不僅僅是降低成本和降低風險，合適的MPS合作伙伴也將擁有支援客戶收入增長的既得利益。因此，MPS提供商應該瞭解客戶的業務，並能夠就他們可以實施的解決方案向他們提出建議以提高績效。
2、提供廣泛的託管服務組合： 使用多個提供商進行列印和IT服務的組織經常發現管理它們的成本高昂且複雜。為了實現最高效率，組織應尋找具有全面服務套件的提供商，包括辦公和生產列印，IT服務和業務流程自動化。
3、通過本地支援提供一致的全球服務交付： 全球交付能力提供許多優勢，包括在新地點快速實施以及有效管理多個國家/地區的業務的能力。但是，提供者擁有本地資源並瞭解相關法規和法律要求也很重要。 MPS提供商必須在所有地點使用標準交付流程，並標準化多地點團隊的組織和協作方式。
4、積極主動地持續改進： MPS供應商必須超越中斷/修復模型，以提供主動和先發制人的支援和維護。除了簡單的裝置監控外，它們還應提供高階分析，以提供主動支援並提供對持續改進領域的可視性。分析現在是改善MPS參與結果的關鍵技術差異化因素。它不僅可以持續改善運營績效，還可以通過幫助客戶瞭解現有的文件和業務流程，支援提高業務效率的長期戰略。在戰略業務審查的支援下，組織應要求其MPS提供商提供越來越強大的分析能力，以確保MPS合同繼續滿足他們的期望。
5、保證強大的多供應商支援： 大多數列印基礎架構都是異構環境，包括來自各種供應商的硬體和軟體，因此MPS提供商應具備在多供應商環境中工作的成熟經驗。真正與供應商無關的MPS提供商應扮演可信技術顧問的角色，幫助組織選擇最能滿足其業務需求的技術。獨立的MPS提供商還應該與一系列領先的供應商建立合作伙伴關係，讓他們瞭解產品路線圖和新興技術。
6、靈活多樣： 企業總是希望以各種不同的方式與MPS合作。有些人可能希望標準化單個供應商的裝置和軟體，而其他人可能更喜歡多供應商環境。
7、負責任： 組織需要更多來自MPS提供商的問責制，以幫助他們滿足股東，監管機構和其他利益相關方日益增長的需求。領先的MPS提供商的一個關鍵區別是能夠確保對MPS合同的強有力的治理，並作為值得信賴的，負責任的顧問，為組織的技術路線圖提出建議。 MPS提供商必須願意通過合同SLA來履行績效保證，並對績效不佳給予經濟處罰。他們還應瞭解滿足日益複雜的監管要求所需的控制措施。
8、提供全面的服務透明度： 一致的服務交付建立在採用可重複方法的一致流程之上。買家將尋求使用儀表板訪問安全的基於Web的服務門戶，該儀表板提供實時服務可見性和靈活的報告功能。
9、與標準保持一致： MPS提供商應採用行業最佳實踐，尤其是與ITIL IT服務管理方法保持一致。 ITIL最佳實踐包括問題、事件、事件、變更、配置、庫存、容量和效能管理以及報告。
10、創新： MPS提供商必須展示創新。這可能包括實施新興技術和新的最佳實踐，以及不斷努力改善服務交付和降低成本。
成熟的MPS供應商是怎麼做的
理光定位為全球技術和服務提供商，以滿足現代工作場所不斷變化的需求。 它是能夠解決整個工作場所優化機會的少數提供商之一，包括辦公列印，IT基礎設施，生產列印和數字郵件收發室自動化。 理光完善的託管文件服務（MDS）主張是更廣泛的服務系列的一部分，該服務包括總共八項服務，包括業務流程，應用程式和IT基礎架構服務， 特別是理光繼續擴充套件其IT服務能力。
理光憑藉其全面的可擴充套件服務，可以滿足企業和中小企業客戶的多樣化需求。其IT服務組合是理光的一個特別強大的差異化因素，使其能夠瞄準更廣泛的企業空間，並在MPS和IT服務專案中推動潛在的協同效應。
寫在最後
雖然託管物聯網服務可以提供更廣泛的機會，但供應商還需要考慮它可能帶來的安全挑戰。大多數MPS供應商提供強大的安全解決方案來保護列印裝置免受外部黑客攻擊並防止機密資訊洩露，但管理其他連線裝置將需要新的能力。因此，傳統的MPS供應商必須改進其產品，並且加強在物聯網、安全分析等領域的能力。雖然大多數市場領導者提供多樣化的服務，但是MPS的未來在於製造商以及其合作伙伴在更廣泛的IT環境中促進更深層次的合作伙伴關係，我們也有理由相信託管列印服務將會是未來的大勢所趨。