給任務清單斷舍離，你才能真正效率爆棚
編者按：本文來自微信公眾號 ofollow,noindex">“哈佛商業評論”（ID：hbrchinese） ，作者 艾德•巴蒂斯塔（Ed Batista）。36氪經授權轉載。
我們許多人犯的錯誤是，幻想我們可以把門檻一降再降——工作更賣力，加班時間更長，用“更聰明”（不管到底怎麼個聰明法）的方式工作，希望有一天能把工作清單上的事情都做完，但到頭來往往是一場空。
一位接受我輔導的客戶是一家大型律師事務所的管理合夥人，我們討論的事情中，有一項就是如何在有限時間裡有效應對高強度任務——客戶想要和他約時間，合夥人和其他員工需要他排憂解難，還有郵箱的“狂轟濫炸”……總之，任務清單沒有到頭的時候。
當我們沒有足夠時間完成所要求任務時，常被建議說應該“分出輕重緩急”，好像這是解決問題的萬靈咒。但在管理工作流程過程中，我發現分出緩急的方式收效甚微，部分原因在於做起來太容易。沒錯，不是太難，就是太容易。
我們先來下個定義：分出緩急是給事務分等級的過程，比如佔用我們時間的人，任務清單上的內容，收件箱裡的郵件等，要把他們按重要性排列。雖然有時會難下判斷，但大多數情況下只是直接依靠感覺做出排列。當看到會議請求，任務清單，或是一封郵件，我們直覺上就知道這是否重要，然後我們就可以把不同的事情進行比較，並排好次序。
問題來了。排完優先順序後，我們還是按照時間和精力充裕的情況來著手處理，而且我們會把不那麼重要的事項放到“以後”來做。但是從來沒有所謂的“以後”。未完成清單從來沒有盡頭。
我們的時間和精力都是有限資源。一旦我們的職業生涯進入某個階段，我們所擔負的責任讓我們永遠無法滿足所有要求，不管我們加多久班，幹得多賣力。想要見我們的人從門外排到了街上，任務清單長得拖了地，收件箱從來沒有空的時候。
關鍵在於，分出緩急是必要但不充分條件。重點在下一步，鑑別歸類。處理突發事件的醫務人員必須判斷哪些患者需要立即處理，哪些可以等一等，哪些根本無需治療，還有哪些已經沒救了。對我們普通人來說，鑑別歸類意味著不要只關注最重要的項，把不那麼重要的事情放到“以後”來做，而是設下需要處理事項的臨界標準，主動忽略那些不達標的大量事務。
分 清重點
把滿滿的收件箱、沒做完的工作清單、排在門外失望的人群視作自身工作失誤，這沒有任何幫助。這種觀點可能推動我們更努力工作，希望有一天能完成任務，但這是無用功。因為在職業的某一個階段，不管我們如何投身事業，我們所面臨的潛在挑戰總是超出我們能力所及。所以，收件箱、工作清單還有排隊的人群恰恰是成功標誌，證明人們需要我們的時間和關注。最終的勝利不是贏得一場戰鬥，而是贏得一場戰爭：不是處理完收件箱，而是處理完收件箱裡所有重要資訊。不是完成清單上的所有事項，而是完成清單上全部重要事項。不是處理完所有排隊人群的問題，而是把真正重要人物的問題處理完。
我們在“時間管理”和“個人生產力”上面花了太多精力。雖然這些努力從戰術上有效，但在戰略上進行鑑別歸類時就沒用了。記住：任務不是要列出清單，而是決定哪些可以刪除，並且堅持執行。
接著，我們需要解決鑑別歸類所涉及到的情感問題，因為這不僅僅是個認知過程。
主 動忽略
主動忽略一些事情，拒絕一些人會產生一系列情緒問題，極大影響我們的選擇和行為。這正是鑑別歸類方法的困難之處，但只有我們關注它的情緒維度，我們通過基本理性干預來控制工作流程的努力才會奏效。
這個過程可能當下就在發生。當你剛讀到上面說的“不是真正重要人物”時，很可能會退縮，覺得這也太無情了。我讀到這裡時也打退堂鼓，而且這還是我自己寫的！這個反應可以理解，也正解釋了為什麼我們會在那些不值得的人身上花費時間和注意力。在有效進行鑑別歸類和成為“混蛋”之間僅有一線之隔，我們中的許多人生怕跨過這條線，寧可離這條線遠遠的。
駕 馭情緒
要進行有效鑑別分類，須加強管理這些擔憂和其他相關情緒的能力（是管理，而不是壓抑）。正如南加州大學的神經學家安東尼奧·達馬西奧（Antonio Damasio）所寫的，情緒會“產生對於目標事實的偏見，甚至干擾做決策的支援機制，從而影響有效決策的制定。”
但這正是我們在主動忽略一些事物時所發生的。處在鑑別歸類核心的決定會產生我們無法完全駕馭的情緒。
當我們面對無法完成的工作要求時，我們會感到焦慮、害怕、忿忿不平甚至惱羞成怒。但是我們常常沒有充分意識或者接觸到這些情緒，以便對其有效利用。它們是我們潛意識產生的，無可避免地影響我們的行為，但很多情況下，尤其是在面對壓力時，我們無法意識到這種影響，失去了做出最佳選擇的機會。
加強情緒管理是一個複雜的任務，但是我們可以採取以下步驟進行：
01. 端正觀念
調整思維模式，來體現情緒的重要性，以及情緒在理智思考和決策制定時的作用。我們的觀念會影響我們的體驗。
02. 熱愛運動
更關心自己的身體。定期運動，保持充足睡眠，已被證明可以提高我們感知和控制情緒的能力。
03. 感受專注力
參與一些需要專注力的日常事務。冥想，寫作，和其他反饋性的活動能夠加強我們控制思想的能力，幫助我們更敏銳地感知情緒，並對我們的經歷形成新的看法，從而幫助我們理解情緒的含義。
04. 增加情緒詞彙
增加我們描述情緒的詞彙量。擴大詞彙量來描述自己的情緒，不但能幫助我們更好地與他人交流，也幫助我們更好了解自我。
我們的最終目標是通過不舒適的方式來變得更舒適，要能意識到對事務進行鑑別歸類會產生困難情緒。這樣面對沒完沒了的任務清單，被“轟炸”的收件箱，我們就可以和善但堅定地說“不”。
艾德•巴蒂斯塔（Ed Batista）| 文
艾德•巴蒂斯塔是斯坦福大學商學院教授。
譯言網網友 dbqueen |譯 安健 |編輯
本文有刪節，原文參見《哈佛商業評論》2014年10月《高效人士知道該忽略誰》。