ear 驅動 tracking 有一個 develop prop 第一次 ren 關聯

關於提高個人工作效率有非常多方法。如計劃工作、時間意識。集中精力、避免並行；簡化工作、任務分解。回想反省、總結經驗；勞逸結合、健康體魄等等。

本文以日常工作過程中人人都在用的郵件為出發點，從工具輔助、改善習慣的角度看待個人工作效率與工具使用方式上的關聯，試圖找出使用郵件的最佳實踐。

通常，針對反復性或耗時過長的工作。我們利用工具來改善過程；針對自身能力或工作上存在的弱點，我們利用工具進行彌補。郵件作為最典型的一個職場工具。其在詳細軟件和操作上有豐富的表現形式，文中提到的郵件相關知識和使用方式主要都是面向0基礎用戶，但工具使用的習慣有時候一旦形成。假設使用方式不當反而比較難以融入到團隊統一的方式中去。所以也推薦中高級用戶能夠參考一下。本文強調團隊協作模式下工具的使用場景、策略和原則。不以工具的詳細操作方式、步驟和不經常使用功能為重點。

一.??關於郵件

關於郵件。第一個問題是我們什麽時候使用郵件？個人覺得在須要多方協作且時效性不強、須要明白細節、追蹤狀態、安排事情、須要歷史記錄備份時使用郵件是合適的。郵件是溝通模式中典型的“推模式”。受眾明白但不適合版本號信息管理。那使用郵件有什麽優點呢？郵件為我們提供了過程記錄、冗余備份、有效的信息傳遞手段和豐富的內容檢索方式。

本文要回答的問題是我們應該怎樣使用郵件來提高自身的工作效率，下文主要從兩慷慨面對這個問題進行展開：寫郵件和管理郵件。

二.??寫郵件

我們首先來看兩個場景分析：

場景一：

以下的這兩封郵件來自Scott Berkun的《Making Things Happen: Mastering ProjectManagement》，當中一封寫得好，一封寫的不好。這是第一封：

過去四周以來，我們之中有非常多人想知道。我們又一次設計的程序代碼簽入流程，什麽時候能夠終於完畢。我知道我們花了非常長時間在門廳和會議室裏討論，想找出正確的方法來決策，但卻沒有了解新流程的實質設計。挑選委員會成員對我來說也不easy，非常多人都知道，花的時間要比預期多。我為此感到道歉。但這些事還是發生了。
所以，首先。我想讓你們知道新提案的一些重點，避免有人錯過了我們的周會討論。或者這兩周沒有和我談過情況：
1.簽入程序非常重要。

它們決定我們究竟在構建什麽。
2.每一個人都有意見。我們都聽過Randy和Bob各自的詳細描寫敘述。解釋他們覺得當前系統這麽糟糕的原因。
3.沒有簡單的答案。我們討論過的多數改動都有缺點。所以。當我們最後達成結論時。在轉換時期會有一些粗糙之處，並且可能會持續不斷。

得出這些結論後，如今我想讓你們知道。本周剩下的時間我會給你們發去改動過的提案。請註意我發的下一封電子郵件。應該非常快就會發了。

這是第二封：

新的簽入程序流程的終於提案已完畢。放在站點上：http://intman/proc/checkin/。

由於這是一個有爭議的問題，我已經和團隊中的多數人一對一地討論過這個提案。整合了每一個人的反饋意見。假設當中沒包括你的，而你有強烈意見，請盡快發給我。
但要註意：關於這些即將到來的改變，這是第二次公開聲明。眼下改動的機會非常小。今後會更小。請如今就採取行動。不然就保持沈默。

周五下午五點，是針對上述提案和我聯絡以提出反饋意見的截止時間。

在那之前。我會考慮和回應不論什麽問題或意見（和適當的人共同研究）。否則，這件事就這樣，並在下周開始生效。

大家對照兩封郵件，不難得出結論：第二封郵件寫得好。

那第一封郵件的問題出在哪裏呢？個人覺得第一封郵件看起來寫的非常不錯。但實際上存在非常多讓人分心、難以把握郵件重點的內容，並且有些描寫敘述摸棱兩可。反觀第二封郵件全部的描寫敘述都是面向行動，讓接收方明白自己該做什麽以及在什麽時候做。這樣郵件的價值就體現出來。通過該郵件起到的協調和溝通作用也在無形中提高了全部人的工作效率。

場景二：

場景二由三封郵件組成，這是第一封，由發信方發給客戶：

According to the schedule of shipping, the boards should have been received. Do you get them?

?
As agreed before, boards will be tested and paid within 20 days after received.?
Well, after ready, nearly 30 days, they are only picked up and shipped.?
Therefore, please kindly arrange test and the balance payment ASAP.?

這是第二封。客戶回復給發信方：

wehave not yet received the shipment. Please be aware that yesterday, Monday wasbank holiday in Hugary. I will check with UPS today, and will let you know.

發信方收到客戶回復之後，對回復作出反饋：

Many thanks for your letter.?
I just asked forwarder and learnt that boards are still in importing customs clearance.?
Hope you receive them early.?
After reception, please kindly help arrange test as early. :-))?
Many thanks!?

通過上面三封郵件的loop，大家看到問題出在哪裏嗎？個人覺得最大的問題在於發信方沒有站在對方的角度看問題。說出去的話全然僅僅顧自身的利益而無論對方的難處。郵件是一種相對照較正式的溝通方式。代表著利益關系，假設態度和措辭上讓對方感到不舒服。碰到不同的人可能會有不同的反應，極端情況下會給自己和團隊帶來不必要的麻煩。影響溝通的效果。

通過上面的分析我們體會到好的郵件和差的郵件之間有時候會導致截然的溝通結果，這些結果非常大程度上影響甚至決定著個人以及周圍團隊的工作效率。以下讓我們環繞怎樣寫一封郵件的各個組成部分進行展開，探討郵件的寫法和對應的實踐方式：

1. ?標題

關於郵件標題，業界存在一個“CURVE原則”，當中CURVE是Curiosity（好奇心）、Urgency （緊迫性）、Relevancy（相關性）、Value（價值性）和Emotion（感染力）五個英文單詞的首字母組合。

CURVE原則覺得一個好的郵件標題應該至少滿足上述五點中的兩點。盡管提出該條原則的是一個營銷大師，但個人覺得這條原則在平時寫郵件是還是有一定指導意義的。通常相關性、價值型和緊迫性是能夠用來做主要參考。

標題的還有一個要素就是“風格”。相同的內容通過不同的標題風格表現出來效果往往不一樣。個人總結經常使用的標題風格有：

• 多段式標題。通過標題中分段描寫敘述的方式展示郵件所要表達的主題。例：

XX管理移動版系統 - XX醫院產品公布更新 - UAT, No.01, 2014/02/28

上述標題用於對外服務公布，表示在2014/02/28這一天，XX醫院的XX管理移動版系統公布更新，公布目標環境和公布序號各自是UAT和No.01，郵件接收方能夠從標題中掌握整件事情的要點。興許郵件管理時也可依據多個keyword進行檢索。多段式標題是個人使用最多的標題風格，效果也是最好的。

• 正文主題式標題。標題直接展示郵件主題。例：

XX醫院售前支持

• 事件驅動式標題。通過事件和活動等確定郵件的標題。帶有非常強的上下文信息。例：

請與下周一(2014/06/23)之前提交培訓PPT

事件驅動型標題一般對事件內容、時間和責任人有明白體現，經常使用於團隊內部使用，對外部溝通而言慎用。

• 流程式標題，該郵件標題用於流程運轉和過程記錄，通常為興許回想提供數據基礎。例：

MCS-PKU update(1)@2014-03-14

上述標題用於研發團隊內部提測，表示在2014-03-14這一天，MCS-PKU有了第一次服務更新須要測試跟進。

2. ?收件人

關於收件人。強調三點：

• 收件人有時候比郵件本身更重要：有時候郵件本身並沒有可發揮的內容，但不同的收件人會讓重要的事情變成不重要。也能把不重要的事情變得重要，在寫收件人時。確保找到合適的收件人。

  相同當你接受郵件時。也請第一時間關註一下收件人列表。

• 幹系人的概念：請確保郵件的收件人滿足關系人的定義。僅僅有滿足是我的事情並且與這間事相關的人才是我的幹系人。
• 區分接口人還是郵件組：郵件組是常見的郵件接收方組織形式，但郵件組是“不必要接收人”的典型郵件誤用現象，有些職位的人會增加到非常多郵件組中，假設他每天都收到幾十封和自己完畢沒有關系的郵件。那真正須要他採取行動的郵件非常可能會被遺漏，導致溝通出現故障。

上面三點非常大程度上與溝通管理的模式和策略有關。詳細可參考我的還有一篇關於溝通的博客：《溝通管理--關於信息的有效傳遞和維護》。

有了上述原則，我們就能夠把郵件發給你期望有所動作的人並Cc給你希望對事情有所了解或偶爾提個建議的人。

3. ?附件

關於附件個人把它分成對內和對外兩種場景。對外交流使用附件時須要註意：

• 起草郵件時第一時間拖附件
• 打包exe、dll、msi等文件
• 盡量不要傳送大的附件（>10MB）
• 使用通用文件格式，不要使用相似rar格式
• 給附件起合適的名字
• 附件的使用方法在郵件正文中要明白表明出來
• 區分適合做郵件正文和適合做附件的內容

對內交流不建議使用附件，使用SVN、OneNote等進行拉模式下信息傳遞一般是優先的選擇。

4. 正文

寫正文包括幾個要點。首先是表達郵件的主題：

• 開門見山。表明目的。“你是誰？想幹啥？”
• 把最重要的事情放在第一段，尤其前三句
• 假設有多個地方期望對方有所動作。則高亮出來
• 補充性的、說明性的文字放在後面慢慢闡述

表達主題的基本原則：

• 站在自己的立場上思考、站在對方的立場上講話
• 立場要堅定、態度要溫柔

以下是正文表達主題上的比較好的一個演示樣例：

1、XXX醫院要試執行XXX系統，有一部分數據須要從移動護理系統讀取，須要你安排人員配合，要求5月14號之前完畢接口程序提供，如無法及時提供，也請你發郵件時抄送一份給XXX。他是這個系統的銷售。

2、移動醫生查房系統開發對接人：XXX ?聯系方式：XXX
3、附件是“XXX標準版接口方案”，請查收。

郵件正文中避免語義誤解，盡量少使用代詞。比如以下都是反面演示樣例：

• “這個事情讓他去處理“
• ”把這個dll放在那個文件夾裏”

郵件表述上須要給對方一種積極的反饋的感覺，假設約定的時間不能給出答復。第一時間先回復一下郵件表明正在處理，可是會拖後一些時間，比如：

今天白天事情較多，晚些時候我會提供XXX版本號的部署說明及軟件等，請現場人員明天及時進行預部署工作。

組織正文邏輯時，須要註意：

• 言簡意賅，不要太發散
• 盡量使用自己主動編號
• 重要的內容放前面，輔助性的內容放後面
• 使用短章節、短句。斷開長句、長段落
• 段落之間空行

同一時候，個人覺得使用inline回復在某些場景下是最佳實踐。

inline回復即對用戶信息的逐條回復。通常使用在大量問答式的回復場景：

• 在原郵件逐條回復
• 使用不同的字體、顏色
• 前綴最好加上自己的名字
• 句首表明態度。比方：接受、無法實現、待定、能夠、不能夠等
• 郵件正文要表明使用inline模式進行答復

以下是我工作中使用過的一個inline回復的片段演示樣例：

1. How is the structure for the MDS?

Please update the System Design for discussion.
1.1. Auto update is needed for the MDS.
[Tianmin] Yes, it will be included.
1.2. MCS_SYS_LOG is needed for recording the AH_ERROR, SYSTEM ERROR, such as Wi-Fi failure
[Tianmin] Yes, it will be included.
1.3. Separated Server log between MDS/ MCS/ Any New Clients. If it cannot be separated, please make you can diagnostic the problem be system.
[Tianmin] Yes, we will separate them by using different prefix, for example, all the logs like MDS_XXX can be used for checking the issues raised by MDS.
1.4. Please propose, shell we use the MCS DB or create the new database.
[Tianmin] From your system design, we think using the MCS DB is OK
1.5. Please propose if any new system is needed, we should create individual EAR or using the same EAR with MDS?

[Tianmin] If we will have other small systems like MDS deployed in the future shown in your system design , we also suggest to create individual EAR, although it will cost extra time for development and maintenance.

以Outlook 2010為例，設置inline回復時的批註方式例如以下：

5. ?確認

寫完郵件。按下“發送”前。請確認：

• 核對標題、收件人與抄送人
• 通讀一遍，避免錯別字、未寫明的觀點
• 關註重點字，確認“人名。時間，地點，是否。不”等
• 檢查附件是否缺失

三.??管理郵件

郵件管理通常涉及數據存檔、內容檢索、記錄維護和時間管理等過程，這些過程非常大程度上都與日常工作效率密切相關。下文的一些操作說明和工具特性使用Outlook作為client軟件，其它的工具如foxmail等供參考。

1. 郵件模板

個人覺得郵件模式是提高個人和團隊效率的一種有效實踐。能夠貫穿整個團隊管理的各個過程，比如以下就是我們團隊統一使用的請假報備郵件模板：

請假時間：2014/XX/XX一天
請假原因：XXXX
工作交接：可找XXXX/無需交接
聯系方式：手機XXXXXXX，期間有/無網絡，手機郵件可用

2. ?郵件分組

使用分組能夠：區分“必看”與“不怎麽看”的郵件；區分特殊幹系人和普通人的郵件；區分你所在的不同項目、產品的郵件。

在Outlook中，能夠依據來自發件人、主題包括keyword、收件人中包括等設置分組並依據重要性選擇“是否須要顯示桌面提示”。

3. ?郵件視圖

能夠通過Outlook進行郵件視圖的管理，如：使用閱讀布局、Column排序和自己定義和使用Conversation視圖，示比例如以下：

4. ?郵件標記

能夠使用任務標記和類別分組針對待辦事項或者重要事項管理，如Outlook中的演示樣例：

5. ?日歷

日歷是郵件管理中的一個核心功能，在個人時間管理和團隊協作方面發揮其重要作用。日常工作中通常涉及：

• 會議邀請：能夠通過會議邀請約定會議的時間、地點、參加人數。接收方如接受能夠接受，如要改時間能夠提議。邀請方如要改時間則發送更新。
• 自我任務和時間管理：通過會議、事件等在日歷中的管理。個人能夠明白自我的任務安排，提高時間管理的效率，如在Outlook中會有以下的效果：

?

6. ?存檔

永遠不要刪除你的郵件，除非相似Redmine等系統自己主動生成的郵件。

假設郵件太多了。我們就須要存檔。

存檔能夠保留原始郵件文件夾組織結構，我們能夠自己主動存檔，也能夠手動觸發。Outlook中的存檔設置能夠參考：

四.??小結

關於郵件的基本操作大多非常easy也非常直觀，但正由於如此也會導致團隊中個人有個人的做法。在團隊層面缺少統一的實踐模式。結合團隊溝通管理的特點，梳理和制定團隊成員所認同的郵件使用實踐方式是本文的初衷，希望給大家帶來一些思路和觸動。

工具系列之郵件--淺談工具怎樣改變你的工作效率