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採購寄售業務的系統實現

這個話題源於SAP群裡的一場討論,一位顧問準備給客戶講寄售的方案,在群裡諮詢有沒有好的應用案例。

什麼是寄售,簡單說就是東西在庫房裡,生產線可以隨時領用,但是這個庫房裡的東西還是供應商的,只有在領用後才算是工廠自己的。體現在財務賬面上就是,原輔材料的入庫和消耗是同步發生的,有領用才有入庫,即時庫存是零,真正意義上實現了零庫存管理。

寄售模式最早從精益生產中衍生而來,並逐漸被企業所接受並喜愛,有兩個直接原因:

  • 減少倉儲成本。交貨提前期,交貨計劃、倉儲成本等都由供應商考量,工廠只需要在需要的時候去領用即可。

  • 加快存貨週轉。在入庫的同時就已經出庫,不存在庫存積壓和存貨資金佔用問題 ,改善了企業整體的存貨週轉速度。

看起來似乎很美妙,通過寄售模式,企業提升了對採購環節的管理能力,真是這樣嗎?

零庫存管理的真諦是提高企業對生產過程中的預測能力,通過對物料需求計劃的分解,對交貨提前期、交貨週期的估計,能夠得到準確的採購計劃。同時,零庫存管理也要求企業內部、企業與供應商之間的高效協作。這樣一來,寄售模式其實是零庫存管理的外延,在要求企業高效協作、精準預測的同時,也要求供應端提供響應速度。

但是,現在很多企業採用寄售模式,並不是管理能力的提升,而是藉助採購環節的談判能力,強制要求供應商按照寄售模式供貨,某種程度上說,這也算是一種對供應商的壓榨,或者說是將採購風險轉嫁給了供應商。短期來看,對企業是有利的,但長遠一點,並不會有大的成本改善,要知道,供應商也需要利潤空間才可以生存,在資金佔用方面得到的利益,很可能需要用採購價格的劣勢來彌補。

所以我想,對企業現狀的瞭解,對希望通過寄售模式達到的管理效果的評估,是在系統實現前優先應該考慮的問題。並不是因為系統有這個功能,或者這個功能看起來很美好,就一定要用。

SAP的寄售流程並不複雜,大致可以分為五個主要步驟

採購價格:這是寄售與普通採購最大的區別,普通採購在採購合同或採購訂單環節確定採購價格,而寄售業務的價格是提前與供應商約定的,體現在SAP系統中,就是先維護採購資訊記錄,確定物料的採購價格。

寄售訂單:寄售訂單沒有金額,但有具體的物料及物料,寄售訂單可以理解為工廠反饋給供應商的一個發貨約定。

寄售入庫:實物的驗收入庫環節,在實際業務中,會有兩種不同的處理方式,供應商在工廠設定有庫房並設有庫管人員,這樣通常入庫就由供應商自行管理,對工廠而言,寄售入庫只是一個過渡步驟。另一種方式則是,供應商發貨到工廠的一個代管倉庫,由工廠驗收入庫,這樣一來,就需要工廠先進行寄售入庫,入庫後,數量會體現在庫存,但不體現金額。

實際領用:生產實際需要時,從供應商的庫存中進行領用。針對領用業務,SAP有兩種記賬方式,直接從供應商庫存領出至成本費用,憑證分錄通常就是,借: 製造費用-物資耗用 貸:應付賬款-暫估。另一種方式則是先從供應商庫存轉移至工廠庫存,然後再領用出庫,會多一筆分錄,先是 借:原材料 貸:應付賬款-暫估,然後才是,借:製造費用—物資耗用 貸:原材料。按照會計準則要求,多數企業會選擇第二種方式,需要過渡存貨科目,無形中,也是增加了採購流程的操作步驟。

結算:系統會提供明細領用清單,可以用該清單與供應商進行結算。

從企業的實際應用效果看,SAP寄售模式也有不盡如人意的問題,比較典型的是採購價格。寄售訂單本身沒有價格,價格來源於採購資訊記錄,也就是說價格應該是提前談判好的,如果價格在事後還會有變化,尤其是供應商的結算價格還波動很頻繁,可能就意味著之前的入庫成本是有差異的,結算價格也需要調整,這對系統處理就會很麻煩。

備品備件類的小批量種類繁多的採購,也不太適合用寄售模式,價值本就很小,隨機性很強,關鍵是種類繁多,如果還需要提前維護價格,只會讓整個採購流程拉長,反而增加管理成本。

其實不太可能有所謂的完美解決方案,資訊化應用最重要的是對業務的梳理,然後才是用系統匹配業務,如果用軟體生搬硬套業務,可能就變成削足適履了。