我是一個程式設計師、設計師和企業家，也是 Asana 的聯合創始人。許多知名公司（如：Uber，Pinterest，Dropbox）都在使用這款提升團隊生產力的軟體。我在 Facebook 做開發經理時，設計過一個用於提升團隊生產力的工具，Facebook 至今仍在使用該工具。


　　簡單來說，我在思索如何提高效率上面花了很多時間。


　　下面是我總結的提高效率的一些建議，每個建議都是關於優化下列三個方面的：環境、思維和流程。


　　改善環境


　　避開所有打擾


　　「多工處理」使人感到更有效率，但研究表明，它使我們變得更加低效。我們經常去檢視郵件，這種頻繁的打斷使我們思維變得遲緩 ，我們需要花費比預期更多的時間回到原來事情上。所以當你需要集中注意力時：


　　將手機設定為勿擾模式。在 iPhone 上：從螢幕的底部向上滑動，然後點選月亮圖示。


　　關掉所有與當前任務不相關的網頁。


　　如果你的工作需要寫郵件，寫郵件時不要看到新郵件。在 Gmail 中的 Gmail 書籤（過濾掉所有內容）可以實現這一點。


　　關掉計算機上的新郵件提醒。


　　退出聊天軟體。


　　發現你的時間流


　　如果一天中你不斷地被會議打斷，你很難進入時間流、處理複雜任務的狀態。


　　在日程表上標註自己有一個三個小時的「會議」，你是會議的唯一參與人員。這樣同事們在安排會議時會避開這段時間，你可以在這段時間裡不間斷地將工作完成。


　　如果可以話，每週選擇一天作為全公司的無會議日。在 Asana，我們設有「無會星期三」。


　　跟蹤瞭解你一天中不同的活動的高效時間。在你的高效時間完成工作最難的部分。下圖是我用來確定我的高效時間的方法，我的高效時間是上午 10 點到中午。相關閱讀：尋找你的超人時間。


　　精通你使用的工具


　　如果你一整天都在使用電腦，每次你伸手去拿滑鼠的時候，都會降低一點速度，阻礙你的時間流。你操作計算機的速度應該跟上你思維的速度。這樣做你需要學習常用軟體的快捷鍵。


　　每次需要使用滑鼠時候，看看是否可以使用快捷鍵代替。通常你可以在選單項中找到對應快捷鍵，或當你把你的滑鼠游標放到按鈕上會顯示出快捷鍵提示。在 Mac 上：？ 是 Command，？ 是 Option，？ 是 Shift， ^ 是 Ctrl。


　　使用軟體 SizeUp，可以迅速重新排列軟體視窗，不需要使用滑鼠。


　　優化思維


　　這方面我最喜歡的書籍之一是託尼·施瓦茨的《全心投入的威力：管理精力而非時間》。 僅僅是這本的書名就有很大啟發性。


　　定時休息


　　通常我們以為，在工作上花費的時間越多，完成的任務也就越多。事實並非如此，人類不是機器，我們的大腦需要時間恢復。人類不是機器人。我們的頭腦需要時間來充電。研究表明，工作 90 分鐘，休息 15 分鐘，有助於在更少的時間裡完成更多的工作 。相關閱讀：少既是多。


　　冥想


　　我是如何養成一個日常習慣的。


　　照顧好自己的身體


　　多喝水。 每天早上，我都會在辦公桌上放 5 大杯水。我每天下班時，都已經把水喝完了。看到桌上放的這些水，會提醒我喝了多少水。


　　改善飲食。 碳水化合物過高的午餐會使你下午精力不足。


　　運動： 每週兩次有氧運動可以幫助提高效率。


　　總之，使用的工作外的時間來修養身心，工作時會更加精力充沛。


　　直面困難、克服拖延


　　我們拖延，不是因為懶惰，而是因為任務的重要性會使我們感到焦慮。發生這種情況時，你應該做以下的事：


　　誠實面對你焦慮的原因。把導致焦慮的事情寫下來，或者告訴你朋友。你為什麼感到如此害怕？


　　尋找一個容易執行的下一步。


　　關於這方面，我寫過一篇文章：《如何通過面對焦慮克服拖延》。


　　如果你現在沒有精力去面對恐懼，那麼至少做你的清單上的第二優先的事情，而不是去檢視 Facebook。多產的斯坦福大學教授約翰·佩裡把這種做法稱為「結構化的拖延症」。在網站 StructuredProcrastination.com 上，他把自己的成功歸結於這種做法。


　　優化流程


　　設定清晰的計劃。許多低效源於沒有分清事情的輕重緩急。你沒有搞清楚哪些事情有助於實現你的目標、什麼是最高優先順序的事情。


　　在下一步計劃沒有完全明確，並且整個團隊達成一致之前，不要開始行動。


　　先思考這些事情：我們的目標是什麼？我們為什麼想要達成該目標？達成該目標需要哪些步驟？每一個步的負責人是誰？這些步驟的順序是怎樣的？什麼是所有去實現它所需的步驟？每一步驟由誰負責？這些步驟將按照什麼順序執行？


　　相關閱讀：《如何制定一個清晰的計劃》。


　　團隊合作


　　有些人喜歡獨自工作，但是，處理複雜任務時，我一般覺得困難、容易分心。


　　找一個願意合作的隊友。有時候，花費我兩天的任務可以在 2 小時內與合適的夥伴完成。 「結對程式設計」是軟體行業很常見，但它其實適用於任何領域。


　　或者，你可以進行自我對話，問問自己那些問題是重要的，然後把問題和答案寫到文字編輯器或者筆記本里。我在電腦上以隨意的形式寫過一些長篇的對話，這些對話都是富有策略性的，有成效的。


　　公開宣告最後期限


　　將同伴的壓力轉化為你的優勢。如果一項重要任務沒有固定的最後期限，我會自信地告訴別人：「我會在週五下班時送給你一份作業副本」。我不想在同事面前表現得很可笑，所以我會努力確保事情在週五完成。


　　使用軟體來跟蹤你的工作


　　毫無疑問，我認為 Asana 在這方面是最好的。它不僅為維護你的待辦事項清單；它同時還管理整個團隊的工作流程，所以你們不需要無休止的會議來保持同步。Asana 讓大家在工作的地點面對面的交流，這樣你就不需要一直通過電子郵件去獲取資訊。


　　花點時間反省


　　每一天結束用幾分鐘考慮一下：什麼地方做的好，什麼地方做的不好。你的整個工作流程是否有可以改進的地方？如果你每天都可以提升 1％ 的效率，一年後你的效率將有 15 倍提升。