DeltaBlue乾貨-如何寫好會議紀要
DeltaBlue乾貨
會議紀要表面是文祕技巧，其實是管理技能。
好的會議紀要其實遠不止是記錄和備忘，更是控制程序和管理共識。記錄者其實在幫助全體與會者確定會議成果和下一步行動方向，而會議紀要的記錄者會更加清晰哪些溝通是無效的，哪些溝通是高價值的。
在絕大部分的公司當中，有一個非常高階的職位叫：“總助”（總經理助理），而會議記錄，是任何好的總助一定十分擅長的壓箱技能。
在大量的與業界中高層溝通之後，我們發現，往往一件很小的事，卻能帶來職業境遇大大的不同：如果一位同學能做到每次會議結束半小時內傳送會議紀要給與會所有人，幾乎會讓大家對這位剛入職場的新人刮目相看，並思考一個問題：要不要多給他機會，好好培養。
一、基本功：清晰、完整
常規會議紀要需要包含下面9個基本元素
1、參會人員：參會人姓名，職位（尤其是外部會議或多方會議需要這一條）
2、會議時間：一般寫時段
3、記錄者：記錄者姓名，也可以加上郵箱或微信二維碼
4、文書模板：瞭解自己的公司是否有專用的會議紀要格式和模板，或相關文書格式要求（頁首頁尾、對外正式字型、字號）
5、會議目的：專題會議（一般為了協調某些跨多部門的重大事項，目的性強）例行會議（通過會議紀要明確近期需落實事項，敦促參會人員執行相關事宜。）
6、會議主題：有幾個主題，寫幾個主題
7、探討過程記錄：如果記錄速度夠快，可以詳記與會者的每句話
8、會議結論：這裡需要在一些情況下，主動提醒參會者確認會議的結論，哪怕是“沒有結論，下次再議”
9、傳送，抄送，暗送：一般會議紀要會以郵件形式傳送給與會者。但郵件當中有三種不同的傳送方式。傳送一般對會議中的所有人。抄送通常給“可以不發表意見的與會中的上級”，主要為表示尊重。暗送功能很少用，一般發給不必讓與所有會者知道的會議知情物件。
二、進階功：管理，引導，控制
1、重點總結和主次排序
優質的會議紀要通常會包含兩類內容：
A、在記錄當中不斷提煉和總結，精煉與會者的觀點。
B、原味記錄參會者重要的原話，好的原話記錄能夠讓回顧時感受語境，語氣，更加充分體驗當時發言者想表達出的想法或概念，尤其利於創意類工作的會議。
2、記錄效率和傳送時間
A、效率
效率高低是通過不斷記錄練習出來的，記錄多了，才能分辨出會議重點要記什麼，從而效率提高。
B、時間
不同時間傳送會議紀要也有講究：
會議結束立即傳送：這會讓大家驚歎於你的效率，並降低對記錄準確性和總結的要求。
1小時整理後傳送：經過整理的會議紀要會更加清晰，在這當中，你可以重新思考和梳理會議內容。
晚間傳送：緊急而又需要對會議方向進行控制的會議，紀要則需要很多時間整理評估後，再發送。
隔日傳送：隔日一般是因為會議本身需要特別慎重，因此經過多重審查後，隔日傳送。
（當然，不同時間的效果不止如上這些，需要大家實踐中體悟）
三、加分項
會議錄音：一般情況，錄音需要先徵得與會人員的同意再進行，或者明示錄音裝置。
會議拍照：多拍幾張會議照片，不僅可以幫助大家回憶會議內容，照片還會有許多其他的用途。（這些用途也請大家自己發掘^_^）
掌握會議室電話/視訊使用技巧：記錄公司所有會議室會議電話，瞭解會議電話如何使用（包括單方通話、多方通話使用技巧，每個公司都有差異），提前瞭解公司會議室視訊會議如何使用。
對職場新人而言，會議紀要是一個隱藏的絕好機會，讓你的團隊離不開你。