你是否曾有過這種感覺：當你回顧自己度過的一周時感到消沈，因為你未能完成自身所期望的那麽多工作。當你在打造一個成功的職業生涯或你自己的事業時，時間或許是你最寶貴的財富，如何支配你的時間直接決定了你的收入。你無法購買你自有之外的時間，而時鐘卻永不停息地滴答作響。
幾年前，我發現了一個能讓我把效率提高近三倍的簡單方法，在本文中我將分享一些你可以馬上著手進行的非常實用的觀念，並且你不必為之付出比現在更多的努力。

使用一個詳細的日程表
更好管理時間的首要任務是找出你現在支配時間的方式。使用一個日程表是完成此步驟最有效的方法。僅需嘗試一天，你會立即對你的時間到底去了哪裏有了不可思議的洞察。該測量的舉動通常足以把你的無意識習慣提升到意識層面，如此你才有機會仔細檢視並改變它們。
此處是使用日程表的方法。當你開始或完成某個活動時都把時間紀錄下來，可考慮使用秒表來記錄每個活動的時間間隔。你可以僅在工作時間使用這個方法，或是一整天都用。一天結束時，把這些時間段分類記錄到綜合類別中，然後找出你在每類活動中耗費時間的百分比。假如想把這事做徹底，可以持續做上一周，再計算你在每類活動中耗費的時間占總時間的百分比。要盡可能地詳盡：記下你在收發電子郵件、閱讀新聞組、網上沖浪、打電話、就餐、洗澡等等事情上分別花費了多少時間。當你從椅子上站起來的時候，可能就表示你該在日程表裏添上一筆了。我通常每天結束時會有50——100個日程記錄。
你可能會驚訝地發現，你花在那些自認為是實質性工作的活動上只占了工作總時間的一小部分。有研究發現上班族每天在實質性工作上平均花費的時間為1.5小時。其余時間都耗在了社交、工間休息、就餐、與工作無關的交流、把文件挪來挪去，及其它許多與工作無關的事情上。全職上班族平均開始工作的時間是上午11點，而下午3點半左右就開始懈怠了。

分析你的結果
我第一次使用日程表時，我一周在辦公室花費了約60個小時，卻只完成了15個小時的實質性工作。即使在技術上看來我的效率已是上班族均值的兩倍，我仍為這個結果懊惱。另外45小時到哪去了？我的日程表清楚地顯示出時間在我無意識的狀態中流失——過分頻繁地檢查郵件、在那些實際上沒有必要的事情上苛求完美、通讀新聞、就餐時間過長、被其實可預防的幹擾打斷等等。

計算你的個人效率比
當我察覺自己在辦公室裏耗了60個小時，卻只完成了15個小時的實質性工作時，我開始自問一些有趣的問題。我的收入和成就感僅僅來自那15個小時，而不是我在辦公室耗費的所有時間。因此我決定開始記錄我的每日效率比，也即我在實質性工作上耗費的時間除以我在辦公室耗費的總時間。當我發現自己僅利用了25％的時間時這確實令我感覺糟透了。我同時認識到，僅僅延長工作時間是極其愚蠢的。
效率比＝實際工作時間/總的“工作時間”

用減少總時間推動效率提升
假如你曾經嘗試過約束自己去做那些你並不真正有動力去做的事情，你失敗的機率很大。事實上，試圖更努力只會降低動力並讓你的效率比更低。
因此我很不情願地決定嘗試相反的方法。第二天我只允許自己在辦公室待上5個小時，而那天剩下的時間我不準自己再工作。哈，有趣的事情發生了，我肯定你能想象得到。
我的大腦把工作時間當成了稀罕物，因為我持續工作了幾乎整整5個小時且效率比超過了90％。我在一周接下來的幾天裏繼續這個實驗，於是這周在辦公室度過的30個小時當中，我完成了25小時的工作，效率比超過80％。因此我在把每周工作時間減少到30小時的同時還多出了10小時來做實質性工作。假如你的日程表顯示你的效率比十分低下，那就試著在一天中嚴格限制你的工作總時間，看看成果如何。一旦你的大腦認識到工作時間很緊迫，你突然間就會變得極有效率，因為你必須如此。當你有緊迫的時間限制時，你通常總能找出完成工作的辦法。而當你有充裕時間時，很容易就變得效率低下。

保持最高效率的同時逐漸增加工作總時間
在幾周的時間裏，我能在保持自己的效率超過80％的同時逐漸增加我的每周工作時間。迄今為止我保持這個習慣已有多年，一般每周約有40小時用來幹實質性工作，同時只需在辦公室待上45小時。我覺得這對我來說太棒了。假如我試圖在辦公室待上更長時間，我的生產率就會飛速下降。最妙的是這個方法能讓我在最優化自己的工作效率的同時也讓我在生活的其它領域得到極大的平衡。我使用這個方法使事業成效提升了三倍，並且仍有大量時間來追求個人愛好。
使用日程表是確保生產率最佳而不必增加工作時間的明智選擇。不過，日程表必須定期使用，才能產生這些優勢。我每3——6個月用一次日程表，多年來它讓我有了巨大的改變，總是讓我有新的傑出表現。假如太長時間不用日程表，我的生產率就會逐漸下降——因為我又恢復了那些無意識的浪費時間的習慣。當你感到自己的生產率比想達到的要低時，就利用日程表來提升你的意識和測量你的效率比，而後優化你的效率，直至生產率恢復如初。
記錄日程是一種高效且無需什麽努力就能做到的方法，而它的長期回報是驚人的
6個習慣讓你立刻遠離拖延
? 一個星期的時間來寫項目總結書，六天半用來浪費，半天用來構思加書寫。
? 你明明每天都記得要回復郵件的，你明明記得今天是一個朋友的生日，你明明記得你所承諾過的每一件事，只是，最後你都無動於衷。
? 如果工作迫在眉睫卻無從下手，在感到焦躁厭煩之外，你唯一想做的，就是能推多久推多久。
大多數關於工作效率的問題基本上可以歸咎於拖拉的毛病，但是很少人能夠對這種毛病實際的做一些努力。
　　拖拉並不會只是影響你的個人生活，同樣會影響到你的事業，因為一旦有機會，這個毛病也會你在工作中表現出來。錯過機遇，加班加點，壓力，折磨，抱怨，內疚就是最終一連串的後果。
　　
我相信大多數的人曾經在生活中不止一次的告訴自己：我明天再做它，我還有時間，或者是明天以後的某個時間。 OK，沒錯，但我要用一個諺語說明一下：為什麽是明天，今天不行嗎？（why put put for tomorrow, what you can do today?） 我可以打保票的說，每個人都知道拖拉不好，那究竟是什麽讓人們，就像你自己，去拖拉呢？有很多原因能導致人們去拖延事情，例如對未知事物的恐懼，害怕改變，完美主義，害怕失敗，混亂無序等等，但恐怕最常見的原因卻是——懶惰。確實如此，懶惰是個不好的毛病，有時候會發展成很嚴重的問題，我個人認為它完全是個心理上的問題。
　　克服拖拉毛病的關鍵是內在意誌，用內在意誌去激發自己完成一件事情，不管事情大還是小。但我們大多數都在性格裏缺乏這種意誌，所以才導致我們離目標和計劃越來越遠。不過，不要沮喪，還是有方法能夠幫助我們去克服拖延、最終讓我們完成該做的任務的。

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養成這6個習慣，克服拖延的毛病
1. 一點一點的做
　　有些任務，乍一看，感覺是無法實現的，或是需要莫大的努力，於是就導致我們竟然什麽都沒做。我們千萬不要因為某些工作或壓力而氣餒，這很重要；我們處理它們的方法應該是逐漸啟動，就像小孩學走路時最初的那一小步，采用一種倒金字塔的方法，你很快就能發現事情正在開始有雛形了。例如，有一個周末，我跟爸爸一起走進車庫準備清掃這個地方。扳手，廢油，用過的汽車零件到處都是，一個舊冰箱，一個破損的電視，還有一堆其它沒用的廢物。我真是不知道如何下手，看起來這是個永遠不能完成的任務。爸爸很快走過來告訴我：“這裏沒有什麽要緊的事情，沒有什麽要求，我們只需要每次做一點，然後看看我們都做完了什麽。“我們從地板開始，然後是那些放東西的抽屜，然後其他越來越麻煩的事情，這樣，直到午夜，我們終於完成了。我們的車庫前所未有的幹凈。 這不僅是一種做事情的技術方法學，也是一種激勵人的方法。

2. 沒有“必須做”，只有“想要做”
　　如果有什麽事情是你感覺是“必須”要做的，那麽你會不由自主的產生一種消極抵觸的情緒，當你感到“被迫”要去做什麽事情是自然會產生這種情緒。這將會導致一些嚴重的拖拉問題，大部分發生在工作問題上。解決這個問題的辦法是將“必須做”的思想傾向轉變成“想要做”。堅信如果你不想做什麽事情，你就不必去做它。 就這麽簡單。有些不令人高興的事情我們無法避免，例如替別人做事（我一直不明白為什麽有些人要生活在他們不滿意的行業中），對於這種事情我們可以用欺騙自己的技巧來避免拖拉。你可以在你將要做的任務中尋找任何值得你高興的方面，哪怕是一點點，然後你就一直想它，然後再去做那些不高興的任務。這種方法可以騙過你的心智，讓你覺得你想要去做它，而不是必須做。

3. 走出去想辦法
　　導致拖拉的一個常見原因是沒有主意，特別是處理某些需要創造性想法的任務。我們每人都有思路卡殼和暢通的時候，真是很常見，但是如果思路堵塞的時間太長，拖拉就會發生。 你現在需要做的是腦力激蕩。出去走走，清理一下思想，註意觀察和分析你碰到的任何事情。拿著筆和本子或者一個PDA（這個需要你知道更多的技術知識），開始描述你看到的東西。不要挑剔，寫下甚至是最荒唐的主意，只要是你想到的，因為你永遠不知道何時絕妙的想法會突然蹦出。

4. 給自己定時
　　我發現很多人拖拉的原因是因為他們有太多的時間，所以就可以把事情推托到下一小時，一天，甚至是一周。你應該走的辦公桌前，拿起鬧鐘，設定在10分鐘，30分鐘或其他你覺得你應該能完成你工作的時間。要確保不能留太多的余地，例如這篇文章在通常的情況下應該會讓我花費2-3小時完成，我就把鬧鐘設置成40分鐘鬧一次。 它現在仍然在走。這將幫助你激發自己去完成工作，更重要的事情是幫助你集中註意力。

5. 消除所有幹擾
　　就是讓你關掉聊天工具，電視，不要收email，斷掉任何網絡（最好拔掉網線），關掉音樂（這是針對那些視音樂為幹擾的人，對我這類人，我戴著耳麥聽音樂感覺良好）以及任何細小的幹擾，任何能影響你註意力的事情。任何能夠插入你和你計劃要完成的事情中間的事情都會中斷你現有的活動，導致拖拉的產生。所以我們最好通過消除任何可能導致你突然終止工作的幹擾因素來避免這種情況的發生。 然而，註意。不要過分與世隔絕、與你的家人和關心你的人隔絕了。

6. 停止完美主義
　　另外一個導致拖拉的因素是完美主義。 努力把事情做到最好是人的天性，但是有時候沿著這條思路我們會產生反應過度的企圖，變成了完美主義者。一開始我們就想著要把事情做的完美無缺，但這會需要很多的工作，最終導致很大的壓力，於是就導致了拖拉。這是因為你的大腦很快就能把這些任務和這些壓力聯系到一些，於是產生抵觸的意識，常見的做法就是推遲延期。
　　沒有完美的人和事物，認識到這一點很重要。 正是因為這不完美才讓我們周圍這個世界變的如此美麗，如此各具特色。你可能會試圖寫一篇最完全的最有價值的文章或編寫一個最完美的軟件，但你永遠不會成功，因為什麽事情都有可以再改進的空間。你要明白，今天完成的不完美的工作遠優於無限期拖延的完美的工作。

提高工作效率的小技巧