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工作-幫助提高工作效率的10個小竅門


1.早上不要看郵件

如果有事情阻止你寫這篇文章,說不定就是看郵件這件事情。再強調一遍,千萬不要在一大早看郵件,如果你看了,那麼我們原本想要的積極地樂觀的情緒將會被消極的情緒所代替。

檢視並回復郵件只能是在一天當中規定的時間內完成,可以在午休之前,姑且說12:00-13:00之間,下午4點左右再看一遍郵件,總之呢,在精力充沛的時候做更有意義的事情。不要認為“緊急郵件”真的很緊急。

2.儘量避開會議

在企業裡,會議可能是生產力第一的殺手,接下來我要說說你知我知大家都知道的但未必都承認的“會議殺手”。

“開會是一項有癮的高度放縱的活動,公司和其他大型組織習慣性地搞,只是因為他們不能實際意義上的解脫”——Dave Barry如是說

更有趣的是會議在同一時間內扼殺了大多數員工的生產力,實在是令人驚訝!所以如果不是至關重要非去不可的會議的話,就忽略掉吧。就說你有很多事要做,會後找同事瞭解一下會議的重要內容即可。如果會議真的很重要(事實上這是很罕見的),那麼記住以下幾點:

  • 儘量下午去開會,因為那個時候的工作效率比較低
  • 圍繞話題的議程進行討論,不要偏離主題
  • 制定嚴格的結束時間,時間到了就叫停會議
  • 離開會議室之前一定要有清晰可行的下一步計劃

3.消除干擾資訊

這個干擾資訊很大,在這個資訊時代,世界充滿了來自各個方面的干擾資訊,阻礙你的工作。我可以把這些干擾資訊分為兩大類:我們自己產生的干擾資訊和別人產生的干擾資訊。

先來說說我們自己產生的干擾資訊,這聽起來很奇怪,但事實是我們設法不讓自己成為工作效率很高的人造成的,而且不是有意識這麼做的。比如,有重要事情發生時,你設定 e-mail或社交媒體賬戶來“提醒”自己這一行為讓你感到“瘋狂”,因為你要在不同的任務之間來回切換。

一旦你真的要執行任務,那麼你應該嚴格設定工作關鍵,避免讓自己分心。首先,關閉所有的通訊,包括簡訊,Facebook等等。退出E-mail或者不退出,但前提是要保證自動傳送/接收選項是不可用的。然後,取消進入(或關閉)用不著的網站,比如DZone,Hacker News等等,注意我沒說“不能用”,我只是說“取消進入”。大家都是怪才,我相信你能找出完成它的技術方法。你可以用低階點的方法:編輯裝置主檔案使facebook.com 指向127.0.0.1回送地址,或者用一個外掛暫時阻止進入網址。我個人使用的是Blocksite外掛。有了這個裝備,你就能避免大多數本質上自身造成的干擾。

讓我們接著說說別人製造的干擾。你可能狡辯說上面的干擾內容都是別人造成的,但事實是沒人強迫你去檢查Twitter或Facebook呀。我這裡所說的是強加於人的干擾,比方說你可能經常遇到這樣的情況,你的經理髮了封郵件給你,然後又打電話問你有沒有收到那封郵件。

談論生產力,不如來看看這個:當你除錯程式碼的時候,一同事戳了你一下問你怎樣用Java完成一些不重要的東西的時候,你第一反應就是“混蛋,用谷歌搜尋去!”

現實當中,要想預防這些干擾確實有點棘手,因為這些干擾資訊很容易穿透社交所能接受的底線。有些想法認為用耳機把打進來的電話收到語音信箱,之後再檢查,掛一張紙在電腦上,上面寫著“請勿打擾,程式改進中”等等。首先明確工作內容是什麼,然後逐步開展工作。這樣做的目的就是為了工作的不間斷。

4.準備一份任務清單

晚上你就應該著手製作一個第二天要完成的重要任務的清晰列表。內容繁冗的計劃列表是沒有什麼用的,只需要列出兩到三項重要任務就行,計劃一旦完成了,你的工程專案上就能體現出重大的進步。可以這麼說:“如果我今天完成了這兩項任務,我會感覺這一天很有收穫嗎?”如果是的,那就把它寫下來。

5.先做最重要的任務

如上所述,郵件不是第一件要處理的事情,重要的任務在你列的清單上!已經鑑別出最緊要的任務了,那就坐下來心無旁騖的把它完成。理想情況是一次性完成第一個任務,稍作休息處理清單上的第二要緊的任務。

6.批處理不僅僅用在資料庫上

大部分人都很熟悉查詢批處理,簡單地說,你“批處理”有很多類似的資料庫查詢,只發送了一個請求,並獲得更好的效能。最優化在這裡起到了很大作用,在你任務中你可以用同樣的規則,能夠最小化一些任務所帶來的啟用成本和日常開支。任務批處理比較好的例子是郵件檢查,手機來電還有通常的重複性工作。

7.自動化的未來無窮盡

另一件新增到生產力工具箱的是自動化概念。作為程式設計師,我們基本上是生活在一個非常自動化環境裡,但依然能看到需要人們手動解決的一些事情。很多情況下,動手會引發許多失誤。人們決定人工處理一些枯燥、平凡的事務,而這些事務可以輕易的被自動化處理。瞧,人類衰退了,比機器更不可靠了,當手頭的事務無趣而又微不足道的時候就更加衰退了。讓儘可能多的事務自動化處理。例如:實現一個只需單擊一下的完整應用;只用一個指令碼就能部署到生產伺服器等等。說真的,不要為了那些機器能夠處理的更快的事情,而損失精力和體力,沒有你參與會更可靠。

8.勞逸結合追求結果最大化

現在是時候討論怎樣真正構建一個工作框架,我建議分配具體時間段,工作時間段,休息時間段和玩的時間段。比如,可以花連續的45分鐘在指定的工作上,接下來用15分鐘休息上網,升級社交媒體,閱讀最新的Java Code Geeks文章等等,這期間要離開電腦做一些柔和的運動,站起來走動走動,久坐傷身體哦。做其他的事情的時候,“玩”的理念就是給自己在工作時間裡的獎賞。我們的大腦是一個很神祕的東西,我敢擔保,制定一個像站起來走走一樣的獎勵機制能夠讓你完成更多的事情,同時得到快樂。

9.記下你所做的一切

在這裡提到的習慣都是可以做到的,不管是你的新想法,還是想要遵循的解決問題的方法,亦或明天付錢的賬單。你必須確保你的大腦不是被所“記憶的東西”消耗的,而是專注於你正在試圖完成的具體目標。

把你的大腦想象成電腦CPU,你所指配的東西和幕後開啟幾個程式是相似的。最終導致暫停無法工作,記錄東西的程式將會解除安裝大腦並允許它以最佳方式執行。

使單獨的列表並將你的這些想法進行分類。列表可以包括“潛在的專案”、“要買的東西”、“發展”等等,這樣,你以後可以快速掃描他們。

10.利用“流”量  在“區”內工作

這是必殺技,這就是我們通過合理設計工作框架想要達到實現的。上面所提到的所有建議會幫助你實現目標,我肯定你經歷過“流”或“正在在區域中”的狀態,因為在程式設計師之間這是眾所周知的。這個時間段你完全投入到工作當中,專注於特別的任務甚至忘記了時間,除了程式碼什麼都不存在了。外部刺激干擾不到你的大腦,只有你和你最喜歡的IDE,我敢打賭80%的程式設計師在程式設計過程當中都經歷過“流”事件。真見鬼,寫這篇文章的的時候我掉進了“區”裡!

你不得不把自己放在長時間站著就容易進入的“流”的位置,這就是文章的本質。這就是長時間工作當中大腦進化的模式,不斷提升工作能力。我相信你和我一樣很享受在區間工作,所以為什麼不多給自己體驗的機會呢?

現在你知道了,一些簡單的建議能夠充分利用我們的時間。花一兩週試試就知道了。
分享就是關懷,要是你覺得這些小建議有用的話,就不妨和你的同事分享一下,讓我們一起創造更優越的工作環境。