領導讓我做一個PPT，該從何下手呢？
Take a chance
PPT看似簡單，初中生都會做，就像OFFICE裡面的其他兩個巨頭，WORD和EXCEL，好像誰都會用，但是你能說你真的會用嗎？很多人說我又不要用得多溜，工作中夠用就行了。其實這三個軟體用得好真的能給我們的工作效率翻幾番的，同樣的一個工作內容，有人10分鐘搞定，有人可能需要一天一夜，第二天熬成熊貓眼去上班交一份自以為盡力了的方案還要被老闆罵成豬頭。
前幾天我一個同事來找我，說領導讓他述職，這是一個很好的升遷機會，但是述職需要做一個PPT，他一頭霧水，從來沒做過，不知道怎麼才能做好這個述職。
我說你先去寫大綱，做完了我給你美化，他說大綱咋寫。。。。
如果沒有人可以幫他，他就會錯過這次述職，錯過一次很好的升遷。公司不一定會給PPT做得好的人升一個很高的職位，但是想做上高職位的人，精通PPT，知道PPT審美，是很有必要的。
還記得當年那個在網上特別火的事件嗎？一位杭州的80後小夥，因為PPT太醜，配不上公司形象，被單位辭退。
PPT太醜，配不上公司形象
這可不是網路上的段子，這是真實發生的事件。主要因為這個80後的小夥子，PPT準備的不到位，搞砸了一個大型會議。
當時事件還原
還有一件事，是在差不多三年前了，當時也是鬧得沸沸揚揚，因為這事出了國門了，丟的就不止是公司的臉了——百度設計總監，因為PPT做得毫無審美被開除
2016年7月舉行的IXDC國際體驗設計大會，當時參會的有Uber（優步）全球產品設計總監Ethan Eismann、微軟美國總部首席設計官兼副總裁Michael Gough、GE首席使用者體驗官Gregory Petroff等全球互動設計界“大牛”，劉超作為百度的設計總監也是本次大會的其中一位演講嘉賓。
我們先來看一下其他嘉賓的作品：
微軟的演示稿
UBER的演示稿
看起來雖然不是說有多麼高階的技術，但是設計、字型、審美、現場氛圍匹配度都很棒。
我們百度公司設計總監的演示呢？
嗯，你還是下來吧
我不太清楚他是怎麼當上設計總監這個職位的，就算不會做PPT，最起碼的審美總要具備吧。這件事在當時引起了巨大的反響，給百度的聲譽造成了傷害，最後劉超也被百度辭退。
所以PPT做得不好，後果有時候是很嚴重的，PPT技能可以訓練，有時候我覺得最難訓練的還是審美，審美這個東西很難去和別人傳達，有人喜愛紅花，有人喜愛綠葉，這個沒什麼說的，但是如果有人偏偏鍾愛殘花，這就沒法理論了。
我們再回到最初這個問題，領導讓我做一個PPT，我該如何下手呢？
大部分人是去網上找模板，對吧？可是網上的模板千千萬，怎麼找到合適的呢？很多同事會拿著找來的模板給我看，說你看這個好看吧，我找了好久的，我一看，一個商務述職PPT，他找了一個青山花鳥紅紅綠綠的模板，加上他“特意新增”的“飛入”“飛出”動畫使這個PPT看起來非常“感人”，我說如果領導是你爹也許會笑著讓你過，他還一臉不樂意覺得我潑他冷水。我知道他很努力在做，但是努力用錯了方向，結果就像上面百度設計總監一樣。
然後找到模板之後就像如獲至寶一樣開始換內容，覺得只要打幾個字就搞定了。這時候會有人發現，這個模板怎麼他這個公司LOGO刪不掉的；這個背景怎麼改呢；好多內容不匹配實際情況；怎麼我一改了文字，裡面就亂掉了；我覺的他這裡面這個圖蠻好看的我怎麼不能複製過來用的？等等問題接踵而至。
於是很多人就開始懵了，越改越火大，要麼就乾脆刪掉，重新又返回了網上去找其他模板，然後可能再次重複以上步驟直到期限臨近不得不草草交稿了事，我想每一個職場人士剛開始的時候都經歷過這樣的場景吧。
那麼到底該怎麼做呢？
還記得我給他提的第一個建議嗎？讓他先去寫大綱。
大綱是做好一個PPT的第一步。
你首先要知道通過此次演講我要達到什麼目的，我的角色是什麼，然後開始衍生出PPT大概要包含哪些內容，需要幾頁，每一頁分別寫什麼。
第二步，根據大綱來分配每一頁怎麼展現。
大綱寫好後，要思考什麼內容是要放入PPT的，什麼內容是要放入演講稿的，這一點很多人不理解，覺得PPT就是演講稿，像這樣：
你願意看這樣的PPT嗎？
我見過太多人這樣做了，這裡我們要了解一個概念，PPT和WORD這兩個軟體的區別，WORD字面理解很容易，就是處理文字的，而PPT全名PowerPoint，字面翻譯的意思是放大重點，所以我們既然在用PPT來展示我們的述職觀點，那就只放大我們的重點就行了，其他的都放到演講稿裡，放到備註裡，把PPT當成WORD用是商務演示最大的禁忌。還有一點要記住：PPT從來都不是演講的重點，而你才是。
好了，我們確定好每一頁要放什麼內容後，就要分析下這個場合在場的聽眾是哪些，什麼背景、什麼立場以及針對我寫的內容，他們相應的興奮點和興趣點在哪，這決定了你能否成功吸引他們對你的關注，如果是述職，這個尤為重要；接下來要了解你的限制在哪，比如會場在哪，大還是小，投影裝置如何，是大投影儀還是電視液晶屏，什麼時間開始，出場順序是什麼，知己知彼才能百戰不殆；瞭解了之後，就要根據這個內容來想需要什麼素材，怎麼排版來展示了。這部分是最難的，這決定了你的思維，你的高度，你的態度，領導、觀眾看的也就是這一點。
有人可能要問，把重點內容放上不就行了嗎？還要什麼素材啊？我們來看個例子
有點死板
有點意思
比較下哪個相對好看些呢？
PPT的精髓在於如何把概念或資料翻譯成圖片或圖表，這是很多人PPT做得醜最大的障礙，有什麼方法能夠快速提升嗎？我想說就是多看，多模仿。看別人好看的展示，想一想他為什麼要這麼展示，如果是我我會如何展示，我是否還有更好的展示方式，然後回到我自己的案例中來，模仿他的方式尋找適合自己的素材來展示，做多了自然就有概念了。那如果說你不知道什麼叫美的展示，什麼叫醜的，那建議你可以去看看當年喬布斯的蘋果釋出會，咱們國人的品牌小米、錘子、魅族的釋出會，這些都是千錘百煉後的結果，無可挑剔，你試著去想想其中的美學之道，自己該如何借鑑。
小米MIX3
小米MIX3
魅族16
魅族16
第三步，就是製作了，把想法用素材、文字按合理的排版來展現，這裡體現的是你的審美和專業技能，這一步和第二步是息息相關的，沒有準備好是沒法開始製作的。
最後一部，細節優化，這時候你要做一些微調和適當的動畫，這裡要說的是請勿濫用動畫效果，如果你把握不好，不懂時間軸，那就乾脆一個都不用，飛來飛去跳來跳去，等一行字出來要等2秒鐘的，會毀了你所有的演示。
好了，今天就先說到這裡，希望對你有所幫助，下一篇我們來講PPT裡常用的工具怎麼用，大家有什麼問題，歡迎在下方留言交流。