悄然轉變中的辦公方式
談論辦公方式就像幾年前談論生活方式一樣顯得前衛而模糊。
辦公方式指什麼？最容易讓人想到的是添置一些辦公單品、效率工具，但很少會上升到巨集觀層面關於辦公體系的討論。
事實上，從近幾年「辦公服務」概念的興起來看，釋放出一個訊號：科技對空間的加持以及競爭環境的變化，或許正醞釀著一次辦公方式自上而下的轉變。
會議室 「崛起 」
「未來的辦公方式，會議室可能會成為主角。」
阿寶是藝幫設計的創始人，之前在美國學習、工作了十年，專注於做企業的形象設計業務。從在美國創業開始，她的團隊一直選擇在聯合辦公空間辦公。回到國內，他們也順理成章地入駐到夢想加空間。夢想加是國內的一個起步於 2015 年的聯合辦公空間品牌，也是藝幫在中國的第一個客戶。
曾在中、美兩地入駐過多個聯合辦公空間，同時也為多個聯合辦公品牌提供設計服務。在對辦公服務的體驗、評價上，很少有人能比阿寶更加「資深」。「我的朋友基本上也都是做 to B 業務的，大家都需要一個裝修設計講究、使用方便的會議室，需要一個能夠專業的對待客戶的地方。」有了在不同環境和場合約見客戶、團隊內部溝通的經驗後，她越發意識到一個專業的會議室所隱含的重要性。
過去，在使用會議室的時候，調式投影儀、視訊會議、轉換插頭等相關裝置是一件極其令阿寶頭疼的事情。不過，她在夢想加的會議室中很難找到各種接線頭的存在，「現在，只需要在電腦上安裝上一款軟體就能夠呼叫會議室裡的裝置了，在和外地客戶遠端會議時也可以分享電腦螢幕」。這種對比體驗，讓她覺得「專業的會議室能夠讓人更快地進入狀態」。
夢想加智慧會議室
阿寶的團隊稱得上是一個國際化的團隊，從美國起家後，目前團隊在舊金山有十人，北京有五個人，上海有六個人。在業務分工上，80% 的設計師工作在美國來保證可以提供更貼近國際潮流、更前沿的設計風格，而中國的團隊主要負責專案管理。這種分工模式也符合他們的初心：把國外的好設計引進來，幫國內的好品牌未來能走出去。
「因為中美時差和節假日時間不同，其實我們可以做到 24 小時不間斷運轉。異地的溝通更傾向於通過視訊會議進行。」對阿寶而言，國際化、精英化的團隊組織結構是他們的優勢，同時也對其所採用的辦公服務提出了相應的挑戰，智慧的辦公系統更加被這種型別的團隊所需要。在不斷摸索以及頻繁的現場或遠端的溝通過程中，會議室這個「角色」得到了前所未有的重視。
現代企業組織結構變化正影響著辦公需求的改變，對阿寶來說，高效、舒適、智慧的會議體驗是重點，而對陳鈺來講，則是讓 200 多名員工「無落差」脫離總部大樓。
「無落差」遷徙
陳鈺是小熊博望的人力總監，公司前身是百度國際事業部，已經拆分出來獨立運營。「我們發展速度很快，人員一直在增加，目前的實際員工數是 200 多人。」他們佔據了夢想加位於上地科技大廈的一整層樓的辦公空間。
這是陳鈺第一次隨團隊進駐到聯合辦公空間，之前都是在百度大廈裡。在兩次辦公地點的轉換間，陳鈺對現代網際網路企業的辦公需求的認知愈發「提綱挈領」：網速、智慧辦公裝置、靈活的空間是他們更看重的因素。
「網路是重點，畢竟我們是做 IT 網際網路的，還經常需要和一些國際友商對接。說實話，搬到這兒之後，發現裝修還挺有設計感，智慧裝置上也很「網際網路」。讓我們覺得從百度搬出來沒有任何落差感，這點還是挺難得的。」
陳鈺口中的「網際網路」及「沒有落差感」，指的是夢想加提供的「智效」智慧辦公體系。因為公司做的是國際業務，除了有與國外團隊的視訊會議需求外，也有與小熊博望深圳團隊的遠端視訊溝通需求。而在使用夢想加所提供的這套辦公服務過程中，她幾乎沒有覺察到有這麼一套辦公系統的存在，就「很自然地上手使用了」。
辦公方式|視覺中國
使用者的「無感體驗」，其實是系統設計者的「有意為之」。會議室的玻璃幕牆、燈光等環境會根據會議預定的狀態切換隱私、投影模式，場景為人服務。夢想加智慧產品高階總監羅楷希望使用者使用的時候「完全覺察不到產品的存在」，「我們研發的產品都很重要，但是我想讓使用者在使用它的時候覺得是不重要的，這個產品要融入在環境中，使用上沒有門檻，彷彿人本身很自然的一個操作，他們不需要去學習就能夠掌握。」
在他看來，夢想加一直以來做的最重要的一件事就是「真正的聚合」。把所有的辦公資源全部接入到一套智慧辦公體系下面，這套體系能夠將零散的個體「粘合」成一個整體，這樣使用者只需要一個 ID 就能夠解決如進出許可權、空間預定、視訊會議、列印等需求。
不過，智慧系統固然是升級了辦公空間，但也無法滿足全部要求。在陳鈺看來，由於公司快速擴張的業務情況，更靈活的辦公佈局也是他們所需要的。換成更大的空間當然是最容易想到的解決辦法，但「大」並不是唯一解也不是最優解。如何讓有一個固定的空間顯得更敞亮，佈局可以更合理、有更多的可能性、更有助於提升工作效率，這既是每一個職場人的辦公需求也是眾多空間設計從業者所一直思考、深耕的核心命題。
辦公效率的提升之道
「很多大公司，先找到一個比較大的樓，然後租下來幾層，也不做空間的科學設計規劃，把人都放進去，這是反人性的。」在夢想加空間產品部高階總監馮紓苨看來，所謂的傳統辦公空間，指的是思維方式的「傳統」。
已有明確的研究結果表明，辦公空間對辦公效率的影響是可以量化的，「我們在設計裡都是通過找到心理上最舒適的點位來提升辦公效率。」
在夢想加空間當中，坐在某個位置會看到誰、周邊的光線是冷的還是強的、是自然光還是人工光、是一個很安靜的環境還是說會聽到些什麼故事，這些因素都會決定一個人在某個位置、區域的狀態。而馮紓苨表示這些都不是隨機發生的，是經過人為設計的，通過空間的設計來引導使用者的行為，進而提升工作效率和辦公體驗。
馮紓苨解釋道，「我們在自然環境中會感到最自在，因此我們通過空間佈局、擺件的高低錯落、燈光的設定來營造一種「地形的變化」。我們在大環境中去塑造微環境，這樣你其實是待在一個比較舒適的小空間，但同時你能看到周圍有許多其他的在做其他事情的人，你們相互之間又不會打擾，而且又能夠為別人的工作提供背景。」
夢想加空間內一角
馮紓苨想要通過設計來鼓勵人們更多地到公共空間裡面來，鼓勵使用者有更多地開放交流。孫廣澤便是這種設計初心的受益者之一。
不久前，孫廣澤的公司想要拍一部宣傳片，「我們就在社群群裡問了下，發現剛好有人能做，價效比也很高。」於是，不經意間在社群裡形成了一種「業務互補」。孫廣澤是行田教育的 CEO，公司專注於留學業務，團隊目前 30 人左右。由於公司業務性質，對辦公的靈活性要求極高。就在朋友的推薦下，他帶領團隊入駐了夢想加空間。而他的團隊也幾乎把聯合辦公空間的「靈活性」的特點發揮到了極致。
目前，行田教育的授課以小班為主，除了為少部分老師在獨立辦公區租了長期的工位，在給學生做培訓的時候通常會選擇在開放辦公區的流動工位。「我們買了很多積分，因為夢想加分佈在北京很多個地方，學生和老師就可以選擇到就近的空間裡去上課，節省很多路上的時間。現在，老師只需要在上課的時候過來，待 1、2 個小時，消耗掉一些場地積分。」
孫廣澤自身就是一個深受通勤「折磨」的人。「我現在每天上班是 50 公里往返，大概要花三四個小時，感覺每天大部分時間都在路上。」，他打趣道，「視訊會議正變的越來越好，希望未來大家都能在家辦公。」
自從嘗試了聯合辦公空間後，他對傳統的辦公環境已很難接受。在他看來，相比於單獨租一個固定的上課場地，綜合成本會降低不少，「因為我們是創業公司，考慮的東西多一些，聯合辦公空間和獨立辦公空間都有去看，但我們綜合對比了下整體成本、裝修風格、環境、管理的複雜程度之後，還是覺得這個地方是最優解。」
孫廣澤所在的夢想加空間·北京望京科創大廈店
在這個「綜合比對」當中，孫廣澤還道出了很多創業公司或者小型團隊的心聲：門面。即使是小規模的團隊也需要更好的辦公環境，和高品質的辦公體驗。「我們公司比較小，但也需要一個門面，讓學生、家長來的時候會感到靠譜的門面，這種共享辦公的空間比較開闊，裝修很考究，會比較體面，更好的環境也有助於簽約。」他說。
他舉了一個例子，當美國或者英國的學校校方代表來開會時，他會約上一些有意向的學生或家長大約二三十人左右，「在共享的開放區的大廳開會，寬敞美觀的大廳再配上「無感化」的智慧系統很容易給人留下好印象。」
新辦公文化
馮紓苨覺得，當下這個時代，個體的價值越來越受到重視，需要每個人更多地發揮創造力，這樣公司才能獲得更好的競爭優勢。「其實，我們在做的不僅是給創業公司提供一個經濟、高效的環境，我們更是在推動這樣一種新的辦公文化、辦公方式。」
這種「新」的體現，她舉例：在夢想加的整個空間「設計哲學」當中，會議室還充當著「風景線」的角色。
會議室在所有的夢想加空間當中都處在非常顯眼的位置，馮紓苨對此這樣解釋，「我們會用一些園林設計裡面的佈局方式來借景，包括用錯落有致這樣的方式去佈置它，因為我們覺得在會議室裡發生的交流是非常重要的，這是非常激發創造力的時刻，所以我們要給它創造一個最優美的環境，而且把使用者在會議裡面會用到的所有的需求都儘量的提前考慮到，這也包括智慧系統的各種功能。」
也正是基於這種理念的設計打動了阿寶，漂亮、舒服、方便是她在和我們討論夢想加會議室過程中反覆提及的詞彙，「視訊會議、投屏、可以保護隱私的玻璃牆，都很讓人驚喜。」
從回國後的兩年時間裡，阿寶在沒有做推廣的情況下，靠口碑拓展了 64 個客戶，「這種發展速度在其他國家是不可想象的，中國那麼多的創業公司值得好的設計。」像阿寶這樣的團隊正越來越多，量變引起質變，對辦公空間、辦公服務的重新詮釋也越來越引起重視。