論信息系統項目的風險管理論文

摘 要：

2010年3月，我作為項目經理負責某市民政局民生信息系統的開發。該項目投資720萬元，工期1.5年。主要目標是構建覆蓋全市民政部門的寬帶高速網絡；同時在這一網絡上，建立集中的民政業務信息數據庫以及用於數據分析和處理的通用民政業務應用平臺；並且開發能夠運行在通用平臺上的各項民政業務管理軟件及辦公自動化系統，通過與勞動保障、建設、財政、公安等部門以及工會、殘聯等人民團體的數據交換和信息共享，實施各級民政業務和行政管理的信息化。該類系統在國內作為新興事物近年剛起步，開發的難度和風險較大。針對項目特點，我在項目管理過程中，綜合運用了項目管理知識，充分認識到風險管理在該系統開發中的重要性，從編制風險管理計劃、識別風險、到定性與定量分析風險、以及風險應對計劃的制定和項目過程中加強風險監控。有效規避、減輕了項目中可能出現的各種不利風險，以保證項目按時保質完成，最後列舉了該項目在風險管理方面需要改進的不足之處。

正文：
　　為提升工作效能和服務水平，某市民政局決定建設民生信息系統，系統主要包括3大平臺、21個業務子系統，融業務辦理、數據處理、統計分析、比對監控、輔助決策於一體的綜合性系統，支持承載業務辦理全過程、記錄操作各環節，按照數據共享的目錄方式，建立系統間、部門間、上下級間的協同工作、數據關聯與資源共享，將市局、38個區縣、787個街鎮的個性化需求納入系統統一開發，做到兼容並蓄，同時還針對民政工作的特性和基層工作人員的文化素質和年齡狀況，要求系統操作簡便、智能。
　　該項目任務是開發網絡平臺系統，共投資720萬元，工期1.5年，主要完成基礎網絡、門戶網站建設、交換共享數據平臺、個人基礎數據庫及核心應用系統搭建任務。按照“總體規劃、分步實施”的建設步驟，項目分兩個階段完成建設與實施。第一階段為2010年3月-2011年2月，完成試點工程和基礎網絡、門戶網站和數據中心等基礎平臺的建設，完成設計規模的80%。並首先在3個區縣的66個街鎮試運行。第二階段為2011年3月-2011年8月，在XX市其他35個區縣的721個街鎮進行平臺的應用推廣工作，推廣在滿足條件的前提下逐步進行，完成整個項目工程。
　　由於該項目的系統功能綜合性強、業務系統接口多、數據交換復雜度高等特點，我在項目管理過程中樹立風險管理意識，有效規避、減輕了項目中存在的風險，使得項目最終順利完成，得到用戶的高度認可。以下是我在該項目實施過程中就風險管理方面所做的工作和總結的經驗：
　　1 做好風險管理計劃的編制
　　編制風險管理計劃的目的是確定風險管理的方法和活動，決定怎樣進行項目的風險管理。為此，我結合本項目的內、外部環境特點和公司以前項目的執行情況，在項目的計劃階段編制了針對該項目的風險管理計劃，包括計劃簡介、風險管理任務、風險概要、角色和職責、風險來源與分類、預算、風險分析及監控報告格式、風險監控跟蹤機制等內容。
　　2 做好風險的識別，得出常見風險
　　風險識別的目的就是要識別出哪些潛在風險會對項目的實施造成影響，從而形成風險分解結構。在確定風險來源和分類之後，我召集項目組采用頭腦風暴法，針對項目工作分解結構（WBS）中的所有工作要素可能存在的風險進行識別，標識出項目中存在的風險。並結合項目的特點，對風險來源與分類表中羅列的風險項，逐一研討其可能性，將已經識別的風險記載到風險分析監控列表中，以便在項目執行過程中對已經識別的風險進行監控。在本項目中我們識別的風險主要有外部接口風險、系統功能和質量風險以及項目管理風險。同時在項目進行的過程中，我們還不斷根據新識別到的風險對原風險記錄表進行更新，包括更新範圍計劃中不夠詳細的WBS和進度計劃中未包括的重要風險影響活動。
　　3 做好風險定性分析，進行風險優先級排序
　　我們通過定期會議的方式，邀請項目幹系人和業內專家，結合項目遇到的實際問題，對所識別的技術風險、外部風險及項目管理風險進行認真仔細的估算和分析，建立分析矩陣確定各種風險的優先級並進行排序。並結合定性分析的結果及時對項目風險列表進行更新。
　　4 做好風險定量分析，量化評估各種風險
　　我們組織單位技術骨幹，邀請業內專家進行會商。通過對項目實施的各個階段可能面臨的不同風險進行分析，並采用決策樹估計方法，從量化的角度進一步確定了不同風險對項目各階段的影響程度。並根據定量分析的結果及時更新項目風險列表。
　　5 做好風險應對計劃，重點管理主要風險
　　為避免外部接口風險的發生，我們專門指定一名技術人員，負責與用戶方、各個接口開發商進行接口相關工作的聯絡溝通，並定期匯報。一旦出現問題，項目組對具體問題進行分析研討，及時響應。
　　對於系統功能和質量風險，首先是做好需求分析和溝通，確保系統符合用戶需求；對於用戶需求的理解及時反饋，以保證雙方認識一致，從而保證準確獲取需求；另外還盡量采取上門拜訪的方式，與用戶保持定期溝通，並多利用溝通技巧，多進行非正式的溝通。其次是做好系統的質量保證和質量控制；除設置專職質量保證人員（QA）外，還在項目實施過程中的各個階段末設置各自的裏程碑；當階段工作完成之後，必須通過項目部的評審後方可進入下一階段；另外，強化測試，嚴格控制質量，對於發現的問題，立即查找並分析原因，及時妥善的解決；並且，對於發現的所有問題都要詳細記錄存檔，以供隨時查閱。最後是加強對用戶和項目實施背景的了解，以防信息失真；加強成員培訓和技術人員招聘，提高項目組的整體工作質量；同時建立組織級的質量管理體系，做好質量的持續改進等。
　　針對項目管理風險，我們制訂了項目需求變更流程，並在項目組內嚴格執行，在需求評審通過後，請用戶進行確認簽字。面對項目整體進度的失控風險，綜合運用項目管理知識，在項目執行過程中從項目計劃、加強溝通、人力資源的協調分配等方面對項目成本和進度進行控制，盡量避免因項目管理方面的問題造成項目成本和進度失控。
　　6 做好風險的監督和控制
　　風險監督與控制的目的主要是監督已識別的風險和殘留風險，找出可能出現的新風險並記錄到風險分析監控表的過程，以保證風險應對措施的執行並評估其有效性。根據風險管理計劃的職責分配，我作為整個項目的風險監控負責人，在項目各個裏程碑評審時，對本階段的工作情況及風險監控情況進行總結，讓項目組成員及相關幹系人對整個項目一些共性的風險情況有整體的認識，當出現重大風險及需從項目組外提供資源時請求主管領導審批。
　　最後通過項目組的共同努力，使得該項目在2011年9月上線運行，並順利通過驗收，但在項目實施過程中，也遇到了一些問題，下面總結一下解決方案：一是測試用例不夠充分，壓力測試不夠。由於剛上線的民政業務系統在進行數據錄入時，高峰時期數據並發數太大，導致系統反應速度較慢，最後通過調整優化中間件配置參數，修改操作系統內存的方式解決了此問題。二是對風險因素的分析還不夠全面，在安排進度時沒有充分考慮緩沖時間。如在執行項目期間，民政局進行了換屆工作，更換了部分原有的項目溝通人員，從而對項目產生了一定的影響，被更換的部分處室領導對項目內容提出了部分修改意見，調整了部分原有計劃。雖然最後項目如期驗收完成，但是執行過程中采取了加班、並行和趕工的方式，也使項目成本有所增加。

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