試過不少工具後，我用 Notion 進行更靈活的任務管理
關於任務管理和 GTD 的一些方法論，相信少數派的讀者已經都不陌生了。雖然日常工作中我已經積累了一些任務管理的經驗，但在系統地學習了 GTD 的方法論之後，還是給了我一些不小的啟發。正好平日的任務管理方式已經導致一些問題頻頻出現，我可以趁此機會找到癥結並做出合理的修正。
到目前為止，我的核心場景還是主線工作。我平日的工作場景和涉及到的工具包括：
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在處理公務時，我會在 Tower 上新建專案，指派給其他人或者自己，方便檢視進度和跟蹤問題。
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在初期確立專案規劃時，我們會使用更輕量的石墨文件來協作，通過簡單的討論和文案就能構建出基本的思路。
但是，在平時工作中我往往會有更多的時間浪費在臨時的支線工作、緊急任務、會議和溝通交流中。不得不說，這些工作在不可控的同時，一旦疏於管理就會打亂我原本的工作節奏。
起初我會將這些任務隨手記錄在微信、印象筆記、A4 紙、滴答清單等工具上（你不知道任務什麼時候來），但往往幾天過後，這些任務就被我遺忘了。至此，我大概明白了我的任務管理在哪裡出了問題，或者說我的本質需求在哪裡。
首先，我需要合理地把控我的支線任務，這些任務通常多、雜、容易被打斷和遺忘。其次，我需要一個更中量級的工具，具備看板功能但是能提供多樣的任務檢視方式。
為什麼我需要多種檢視任務的模式，因為我發現在使用常規看板工具的過程中，檢視當天的任務及階段性的任務相對複雜，當堆積的任務過多後，愈加難以處理。
在找工具的過程中，我瞭解並試用了市面上幾乎所有的看板類工具，最終選定了 Notion 作為我個人的日常任務管理工具。下面我會具體說說我是如何將 Notion 的獨特設計理念和我的工作流相結合的，而這些都是普通的看板工具做不到或者做起來相對複雜的地方。
多種檢視模式
上面我已經提到，我的支線工作中，存在很多時效性比較強的任務。在這種情況下，就需要看板有足夠的能力篩選並展示不同時間段內的任務列表或其它檢視。雖然有些工具也會在側邊欄整合最近七天、今日任務等篩選功能，但是依然是基於看板給出，讓我覺得這些應用並不是真心看重這個功能。而對於我來說，能夠用更簡單合理的方式 總覽月度任務、清晰周任務、聚焦當日任務、及時處理關鍵任務 才是真正的解決方案，我說的這些點都可以通過 Notion 輕鬆地實現。
Notion 創造性地集合了五種基本型別於一體。一個文件並不只能用一種展現方式，只要你願意，你可以為同一個文件設定多種檢視。提供的可選檢視如下，使用者可以按照按需求自由新增合適的種類，並且根據任務屬性（如時間）自動關聯：
總覽月度任務
不得不說，任務只要多起來，看板就會顯得無所適從，人一次性通常只能關注個位數的任務條目。精力集中起來，可能任務還能兼顧，但是一旦任務的時間拖長了，也許很早就下放的任務，卻在無形中被我們忽略了。
我用 Notion 的日曆模式來總覽我的月度任務。日曆模式不是縮小的看板，而是基於時間的任務流展示。在日曆上，我可以很好地檢視任務的起止節點、持續時間，如果遇到過於複雜的任務還可以主動拆分，避免我上面提到的時間過長而忽略重要任務的問題。關鍵的時間點還是更適合用時間節點來提前做好標註，畢竟這種操作在日曆上更為直觀。
下週任務（從今日算起）卡片
我選擇卡片模式作為周任務的檢視，因為單純的列表總顯得不夠正式，而看板模式又不適合用時間維度來篩選檢視。相比之下，卡片顯得更簡單清晰。
當日任務列表
我用列表來顯示當日的任務，因為我不希望每天對著一個個看板發愁，當日的任務簡單列舉就可以了，何必搞的那麼複雜呢。
及時看板
當要檢視多個任務的程序時，看板模式又是必不可少的，用它管理專案和進度，來得更方便易懂。
我的任務管理技巧和心得
其實在使用工具管理自己的任務時，如果只是會分模板或者使用篩選來簡化自己的任務檢視，還不是算真的學會了任務管理，歸根究底還是要將軟體與實踐相結合，不斷優化自己的任務管理方法論，才能算真的有所收穫。我們的最終目的是對 自我的執行能力 和 時間把控能力 有一個良好的感知，而工具一直只是工具罷了。
我在實踐的過程中也遇到了一些問題，而我是這麼解決他們的。
時間或能力不足，任務分配可執行性差
造成以上問題的時候，通常是我們過度地高估了自己的能力或者高估了我們有的時間，最終結果會導致任務執行艱難，延期家常便飯，而延期就意味著 GTD 的執行出現了問題。
我的解決辦法是：
- 不隨意分配任務，儘量先分配 少和精 的任務；
- 能 快速分解 的任務先處理後分發，只做任務執行的 追蹤和把控 工作；
- 應對比較複雜的任務的時候應該做 需求拆分 ，做好前期的任務 story，比如 A 任務可以拆成 A1、A2、A3，那就分開建立任務，每日完成一部分，養成拆分和完成大規模任務的能力。
個別任務時間跨度長，容易被忽略
先前我的看板模式配置是：收集箱、處理中、處理完畢、知識歸檔，總共四項。知識歸檔是我在思考的時候額外加的一列，因為不做整理和歸檔的任務都是沉澱不了知識的，所以我將這一列獨立了出來。
在實際實踐地的過程中，我發現收集箱的任務直接到處理中的這個流程太理想化了。讓我們簡單思考下，一個任務從被分配到執行的場景：
- 通常你的領導會臨時給你指派一個任務；
- 你立馬將任務加入到收集箱中；
- 任務的溝通還在商務階段，但是你不得不開始做前期準備；
- 你迫不及待地開始處理任務，將任務加到了處理中；
- 結果半個月過去了，商務告訴你現在可以開始對接了；
如果你還能找到這個任務，我想也已經沉在了處理中的底部。如果找不到了，那肯定是這半個月中某一天你實在看不下去提前關閉掉了，如果歸檔完畢了，你還得在處理中和知識歸檔裡翻來翻去，重新啟用開始處理。
對於這個常見問題，我的處理方式是，多加一欄 預處理 的列表。
對於我上方列舉的工作場景，可以直接放在 預處理 做好前期準備。無論是下放到他人還是自己處理，都還只停留在預處理階段。這樣拆分的好處是，如果後期專案變大，就直接當成專案來管理，如果還是小任務，就直接轉到處理中實施。
而你要 聚焦 的永遠只是 處理中 的任務，那就是真的處理中，而不是等待中。
另外要注意的是，儘量減少長時間任務的分配，推薦把任務都拆分到 三天 以內，方便把控。
以上都是我在實踐過程中的小心得。另外，我之後也對我的看板模式做了一些改進，例如我取消了下週任務和當日任務的檢視，因為我發現我關注他們的頻率很低。但是，這不意味著不適合別人，所以上文中我還是將我的全面思考呈現了出來。
當然 Notion 的工作場景還有很多，這裡我只是描述了我用它結合 GTD 的工作方式。如果你有更豐富的使用經驗，不妨在評論區留言，一起來發掘出 Notion 更多優秀的使用場景。
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