消滅上司的“不耐煩”，做好與上司的溝通
請注意，這裡說的是消滅上司的“不耐煩”，而不是消滅不耐煩的上司！
01 你有一個不耐煩的上司嗎？
“我的上司對我特別不耐煩，每次彙報工作或者會議發言時他都打斷我的話，真是鬱悶！”
“我們的這些專案經理每次找我彙報工作，就在那裡說呀說的，經常是聽了15分鐘也沒聽明白他們到底想說什麼事情，只能在無法忍受的情況下打斷他們！”
上述情況在我們的身邊經常發生，問題的核心不是上司們不耐煩，而是如何提高溝通的效率？如何既能清楚地表達你的觀點，又能讓對方準確快速地把握你的觀點？
那麼，怎樣消滅你上司的“不耐煩”呢？答案就是“結論先行”。
“董事長您好！劉經理來電話說系統出現突發狀況，4點鐘他無法參加會議了。小張說他晚一點開會沒關係，明天再開也可以，但最好別11點30分之前開。可是會議室明天已經被別人預訂了，但星期五是空著的。王總的祕書說，王總明天需要很晚才能從外地出差回來。我建議把會議的時間定在星期五的10點比較合適，您看行嗎？”
這樣的彙報聽完了你有什麼感受？沒錯，一個字“亂”，你可能會說：“你去人力資源部結算一下工資吧。”當然，今天你心情比較好，希望輔導一下這位祕書，告訴她這個話不能這麼說，如果給你3分鐘的時間（暫停下來，不往下看答案），你覺得這段話應該怎樣說才不亂呢？
到底是先說原因還是先說結果？這個很容易達成共識，當然先說結果。因為在商務溝通中時間比較緊迫，所以一定是先說結果後說原因更有效率。不過也有例外的情況，如果你的結果特別讓人難以接受時，有可能你會先說原因後說結果。比如，你是醫生需要跟患者說，他還有3個月的生命，如果直接說結果，患者可能受到打擊1個月都活不了，這裡說的是特特殊情況。在職場中，原則上來說，還是先說結果後說原因。
這個案例中有多少原因，可以很直觀地分為人和會議室兩類原因，表達時應該把同類原因放到一起。實踐中還應該考慮這些因素的表達順序，這個例子中就可以按照職務順序進行排列，比如王總、劉經理和小張都不能參加會議。
根據上述準則，可以將這個彙報改為：
我們可以將今天下午4點的會議改在星期五上午10點開嗎？因為，王總、劉經理和小張都可以參加，並且本週五會議室還能預訂。
或者按照上面的討論，還可以把具體原因再概括一下·
我們可以將今天下午4點的會議改在星期五上午10點開嗎？因為，參會人員都可以參加，並且本週五會議室還能預訂。
02 時刻記住自己是業務層面的管理者
康奎是晶峰電子技術研究所的一名專案經理，帶領專案團隊在一個重要客戶現場工作。進行專案的正式驗收，一個問題的發生導致驗收測試只能暫停。初步分析後，康奎意識到這是一個方案設計的重大失誤，現在暴露出來。
該專案只是一個大系統的分系統，對客戶很重要。康奎趕緊電話通知研究所領導：“領導，出事了！放大器增益指標不夠，功率只有……”
“不要跟我說這麼多，現在怎麼辦？”所領導打斷了他的電話。做工程師時經常被領導表揚的康奎最近有一種感覺，所領導好像很不耐煩接康奎的電話。
作為專案經理，在向領導彙報的時候，一定不能只彙報問題。在大多數情況下，領導希望聽到的是用於解決問題的潛在方案和自己作為專家的建議，最好是選擇題，而不能是問答題。其實，相對於問答題或論述題，絕大多數人都喜歡做選擇題，最好是單選題，因為可以少動一些腦筋，這也是人的一種本能。
在企業裡也是一樣的，領導當然也喜歡做選擇題。如果我們每次拋給領導的都是讓領導頭疼的問答題，那麼人家一定要躲著你走了；如果我們拋給領導的是選擇題，對領導來說，做決策的難度就一下子降低了許多，而且還能體現領導的價值，當然是比較開心的一件事情了。
遇到問題首先應該專業地評估、有效地溝通、有力地執行。也就是評估和分析問題的影響並推薦可能的解決方案，比如：
進度是否會拖期？
成本是否會超支？
質量是否會變差？
有沒有人能解決這個問題？
可能的解決方案是什麼？
如果團隊解決不了，能否找到外部資源？這些資源在哪裡？
如果需要領匯出面，需要領導解決什問題？
在給領匯出選擇題的時候還要思考選項的數量，我比較傾向於三個選項，當然這也比較符合我們傳統文化中“一分為三”看問題的原則。那麼，這三個選項一定要有一個最冒險的方案、一個最保守的方案和一個相對摺中的方案，把這樣三個方案進行各自的優缺點對比之後，其實很容易讓做決策的人看到自己傾向的方案，因此會降低領導決策的難度。
大家一定要記住，如果我們希望能夠儘快獲得領導的支援，那麼就一定要降低領導做決策的難度，儘量為領導提供準確而且精煉的資訊作為參考和對比，在提供的方案選項中充分地體現出自己所期望的方案的絕對優勢，這樣才能讓領導們最容易地做出我們所期望的決策。
作為專案經理，你必須跳出問題細節的泥潭，從業務、管理、團隊、計劃、資源協調等層面對專案進行控制。你需要做到每一個工作都有人在做，但不一定都是你在做。發起人可能會決定親自處理專案狀況，也可能因為某些政治或級別問題而做相應安排，但只要你做了該做的工作，就不會被負面地看待。
03 國人更需要結論先行的訓練
“結論先行”的表達習慣正好與中國人習慣的方式相反，因此更需要加強訓練。國人比較習慣先說原因再說結論，比如一位朋友與你聊天共30分鐘，結果前28分鐘都在聊家常，最後2分鐘才說，這次來主要是想跟你借點錢……這種方式的表達非常常見。
一位在中國多年的美國朋友，給大家介紹中美文化差異時講了一個故事一直讓我記憶猶新：有一位小朋友在上學的路上救了一位落水的同學，到學校後不但被學校表揚，而且被評為見義勇為小英雄。接下來的故事就發生在中國老師和美國老師給家長打電話的差別上。中國老師會這樣打電話。
中國老師：喂？您好，請問是小明的家長嗎？
孩子家長：是啊。
中國老師：我是他的老師，今天早上你家孩子在上學的路上，路過了一條河……
孩子家長：然後呢？
中國老師：河水非常湍急，這個時候他的一個小夥伴一不小心就掉到河裡去了……
孩子家長：然後我家孩子怎麼樣？
中國老師：他非常的勇敢。跳到河裡去救他的小夥伴…¨。
孩子家長：然後呢？
中國老師：然後他順利地把小夥伴救了上來，學校評他為見義勇為小英雄，所以今天打電話是想恭喜您一下。
相信這個接電話的家長已經被嚇得完全瘋掉了。那美國老師會怎樣打電話呢？
美國老師：喂？您好，請問是小明的家長嗎？
孩子家長：是啊。
美國老師：我是他的老師，今天打電話是想恭喜您小明在學校裡被評為見義勇為小英雄……
本文作者|郭致星
本期編輯|小圱
參考文獻|“專案管理實踐三法”之《管法：從硬功夫到軟實力》
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