從產品經理到總監，就差一張高價值Excel表
職場江湖上，流傳著這樣一句話：「職場有三寶，Word做總結，PPT做報告，Excel才最好！」高價值的Excel，能夠體現一個人的嚴謹思維，能夠促進職場溝通。那麼，如何設計一份高價值的excel呢？以下，筆者將為大家詳細講述。
落筆點睛，入木三分，我是阿北，也可以叫我「北先生」。
新東方年會，一首改編版《釋放自我》引起全網轟動，一句「幹活的幹不過寫PPT的」，如阿北這般，經常做PPT彙報的人士，不幸中槍。當然，阿北不是那種“拿PPT裝逼，不幹實事”的管理者。
今天我們課程的主角，就是PPT的“表兄弟”——Excel。
阿北的團隊，流傳著這樣一句話：「職場有三寶，Word做總結，PPT做報告，Excel才最好！」
為什麼Excel是最好？
它很少拿來被展示，卻是“三寶”中最體現思維效率的工具。今天，阿北就從資料型Excel的重要性、核心設計技巧，以及實戰演練，逐一介紹。
資料是職場溝通，最有效的手段
一場會議，為什麼討論的無休無止？為什麼觀點難以統一？為什麼觀點統一了，有時也往往落實不到位？
因為在表達觀點時，太多人使用「我認為/我覺的」這樣的字眼，很顯然，沒人聽你的。
那什麼是更好的表達方式呢？
“大家看，通過這個資料，我認為/我覺得……第1步是……第2步是……”
說服他人的技巧在於：只要在“我認為”前面，拿出相關資料，後面說明步驟，那你的觀點極有可能左右整個會議結果。不出3次，你的形象就會高大而華麗起來。
不過，我們今天講的不是溝通技巧，而是資料型Excel的設計方法。
同時，阿北想說：在上百人乃至上千人的企業中，只有讓自己的觀點和建議不斷被採納，才能證明自己越來越擅長某個領域，自己在真實的進步。
要做到這一點，你就要學會「為自己的觀點找到證據」。而這個過程，大多時候我們只能選擇Excel來完成。
比如：
你是一名HR，再推出一項新考勤機制前，至少要關注2項資料：員工工作時長和員工工作熱情。如果推出前沒有關注資料，機制推出後在追溯資料，很可能失真。
你是一名產品經理，在設計產品新版本之前，你至少要關注老版本的使用者使用率、使用者滿意率，以及企業商業訴求，這3項資料。
你是一名平臺運營，那麼就要實時關注供應商數量和使用者增量之間的關係。
你是一名班課講師，使用新的教法和教材之前，你應該關注學員到課率，以及學員課後學習時長。
你是一名活動策劃師，在做全年的活動計劃時，應該圍繞活動第一目標，為活動的分類標準，評估活動執行過程中人力成本和生產預算。這才能提高下一年活動落地效果。
無論是年度計劃、產品分析、管理制度，在設計之前，把相關資料通過Excel提前整理出來。隨著你儲備的資料越來越充分，你所參加的會議，就會大大提高效率。
越高階的人才，越擁有嚴謹思維
這樣的人才，越善於把抽象拆解為可處理資訊。
公司1年前，加入了一位20年資深的財務總監，他在和所有高管普及財務知識時，有句話讓我印象深刻，他說：財務的工作，無非就是3張Excel表。
還有一次面試，我問對方：“如何理解產品經理的主要工作”。
一名騰訊籍產品經理回答：“產品經理主要管理《需求規劃表》《產品分析表》《產品進度表》《產品prd》，以及《UAT報告》。”
可以看出：產品經理的核心工作並非「溝通」，而在於這4張Excel表的處理（prd，在我們團隊一般不以Excel方式呈現，而是用原型介面工具來表達）。
從數以百計的面試者，到身邊任職5年-10年的職業經理人，我得出一個結論：Excel看似人人會用，但真正在設計表頭時，能準確把業務拆解成可處理資訊的人，不超過5%。而這5%的人，就是我在面試或選拔重要崗位時，果斷給出高分的人。
所以，儘早地將自己的工作，拆解成幾張Excel表，將崗位經驗轉化為可處理的資料資訊，在未來一定成為「入行第一門檻」。如果你之前還沒有這樣的意識，同時你又想在未來收穫職業成就感，達成事業成功的目標，那從本文開始，學會設計一張標準規範的資料型Excel。現階段，會讓你在同級別選手中，脫穎而出！
下文，我會手把手和你介紹「設計一張資料型表格的核心思維」。講解過程，會列舉圖文例項，請你多一些思考，遇到不理解的地方，可以反覆閱讀。
高價值Excel，核心在於「表頭設計」
高價值Excel，指的是：「表內記錄的資訊可以被分析、統計、可處理」。
設計一張高價值的Excel，並不需要懂函式、懂程式碼，甚至可以永遠不懂這些。關鍵在於，對當前業務的理解，以及如何拆分成一列列有價值的資訊。
首先，我們先來同頻兩組概念：
第1組概念：「統計表」or「明細表」
在團隊協作中，他人需要你提供一些資料時，首先你要聽懂：對方要的這些資料，要一張統計表，還是一張明細表。
像下面這些問題：
- 近3個月市場名單如何？
- APP運營情況怎麼樣？
- 使用者現在的整體反饋如何？
- 你們的使用者畫像是誰？
- 過去一年的財務狀況是否虧損？
- 這家公司人效水平如何？
- ……
這些問題背後的潛臺詞，一定是要給對方提供一張「統計分析報表」，簡稱「統計表」。
明確是統計表後，你還思考一件事：這張表的時間跨度是年、月、周、日，哪一種？
按照年來呈現的統計表，我們簡稱「年報表」，以此類推，還有「月報表」「週報表」「日報表」。
如下圖，就是一張典型的月報表：
A列代表月份，B-F列資料共同反應著“市場運營效率”這個指標。
那什麼是「明細表」呢？
當你把這張統計表分享給老闆時，老闆問：“你這些資料從哪裡來的”。
這句話背後的潛臺詞就是：我需要一張明細表。
如下圖：
明細表：顧名思義，就是最原始的資料記錄表。
明細表的表頭設計，決定了你在日後做相關資料的統計表時，能分析到哪些維度。
舉例：上面這張《市場名單明細表》，若在設計之初，表頭遺漏了「是否撥打」這一列，那統計報表中就會缺少「撥打率」這一指標。當企業“名單轉化率”下滑時，市場部和銷售部就容易相互埋怨。
第2組概念：「欄位」and「主鍵」
當員工發給我一張“凌亂”的表格時，我會先問對方一個問題：這張表的主鍵是什麼？弄清「主鍵」是什麼前，我們先要弄清什麼是「欄位」。
「欄位」簡單解釋，就是每張表的表頭資訊，比如：上圖的《市場名單明細表》，其中的手機號、姓名、“是否撥打？”、“是否接通？”、“是否報名？”、撥打時間、接通時間，表頭的每一項資訊，都被稱作這張表的「欄位」。
而「主鍵」就是從這些欄位中，選出一個“老大”。其他所有的欄位，都要圍繞著這名“老大”進行設計。
再拿上圖《市場名單明細表》舉例：“手機號”這個欄位，就是整張表的主鍵。
如何判定哪個欄位是「主鍵」呢？
主鍵最明顯的特徵：唯一標識列，比如“手機號”這列資料，每一行的手機號都是唯一的，不會出現「重複項」。所以，“手機號”作為整張表的主鍵，最為合適。
瞭解了資料型Excel的兩組概念後，讓我們來檢驗一下你是否已經理解：
下圖是一張《活動年度規劃表》，Ta是統計表還是明細表呢？Ta的主鍵又是什麼呢？
——答案很清晰：這是一張明細表，Ta的主鍵就是B列的活動名稱。
PS：一般，我們在明細表中，才需要確認主鍵；統計表中不需要確認主鍵。在統計表的設計過程中，更多討論的是維度和精度，這部分知識，我會在以後的文章中講解BI分析時，更詳細的介紹。
實戰演練
第1天：
老闆在核心群留言：接下來，我們要搞一些促活活動，提高使用者對我們的認可度，加強轉介紹。明天下午開會討論下。
第2天之前：
優秀的你，這樣思考：
- 促活活動常見策略：收集包裝客戶見證、設計排行榜PK、上線勳章分享功能，或直接獎勵刺激使用者形式等。
- 客戶見證：對品牌效果最佳，對使用者整體日活提高有限；
- 直接獎勵：短期有效，效果不持久；
- 排行榜PK：對整體促活效果最佳，但傳播效果差；
- 勳章分享：最容易讓使用者形成習慣，短期效果不明顯，長期做有利於穩定提升日活，傳播效果高於排行榜策略，低於其他兩種策略。
根據以上策略特點，在會議前，整理好關於「使用者量、使用者日活、使用者平均使用時長，以及企業轉介紹率」4項資料，準備參加第2天的會議。（如果這個會議對你很重要，那你一定要做這樣的準備。）
第2天：
大家通過你的策略建議和企業目前的資料情況，結合企業自身的發展需求，最終將“勳章分享策略”作為優先順序最高的專案。
同時，大家針對“勳章觸發的各種場景”進行了頭腦風暴。
優秀的你，將會議記錄整理如下：
X月X日，勳章功能頭腦風暴，會議記錄：
- 使用者在首次繫結時，獲得勳章。
- 使用者在連續7天登入時，獲得勳章。
- 使用者在使用產品達到10小時，獲得勳章。
- 使用者在平臺首次購買課程，獲得勳章。
- 使用者在平臺完成1次課程學習，獲得勳章。
- 使用者首次評論，獲得勳章。
- 使用者評論達到50次，獲得勳章。
- …………
第3天：
回顧昨天會議記錄，著手開始設計《勳章功能列表》：
第一步，確認該表型別為明細表；第二步，確認該表“主鍵”是什麼。
第1位設計者小A，設計瞭如下表格：
小A的這張表，最適合作為主鍵的，應為C列的勳章名稱。
補充說明：對於開發團隊，在資料庫建表過程中，會將A列作為主鍵，便於關聯搜尋；對於產品人員，在設計Excel時，不建議將A列這種無實際意義項，作為主鍵；同樣更不建議將B列，這種長文字備註列，作為主鍵。
小A的這張Excel，並不是一個合理設計，第一眼看過去，和會議記錄沒有太大區別。
設計不合理的原因在於：
- 使用者連續登入7天，會獲得勳章。那使用者連續登入14天、28天、50天、100天……是不是都有可能獲得勳章？
- 使用者首次評論，會獲得勳章。評論達到50次、100次、500次……是不是都有可能獲得勳章？
- 使用者首次購買，會獲得勳章。購買10次、20次、50次……是不是都有可能獲得勳章？
- …………
所以，將上面這些場景都考慮進去，這張表如果按照小A這樣設計下去，整個表格的資料會非常多，而且主鍵（勳章名稱）的資料命名沒有統一性。（即：勳章名稱的文字沒有規律，可長可短，不容易記憶。）
於是，大B看到了小A的設計，將這張《勳章功能列表》優化為下表：
這張優化後的表格，第一眼看上去，清晰許多。
大B增加了「勳章類別」這個欄位，不僅讓勳章名稱的命名具有統一性，而且有助於設計者在分析場景時的嚴謹性。
其最具價值的地方，莫過於：未來做《勳章統計報表》時，可以按照「勳章類別」做很多有效的資料分析。
但是美中不足的，是大B這張表的主鍵依然是C列的「勳章名稱」。
這裡有人會問：這張表的主鍵難道不是A列的「勳章類別」嗎？當然不是！因為主鍵不應該出現“合併單元格”這種情況。一旦合併單元格，就意味著該列出現了“重複項”，必然不是主鍵。
這張《勳章功能列表》，還有沒有更好的設計方案呢？
如果是北極來設計的話，不會選擇大B這種方案。雖然比之前小A的版本更加清晰，但是隨著使用者行為越來越複雜，這張表的資料會達到幾百或者上千。當勳章功能一旦系統化，每一個勳章都要單獨配置（如勳章圖示、勳章規則等），運營人員的工作會幾何倍數增加。
所以，阿北進一步優化為下表樣式：
阿北這張表的主鍵為A列——勳章名稱。
使用者拿到勳章時，系統可以將“勳章名稱和勳章等級”拼起來，顯示給使用者，格式如：登入達人LV1。
這樣設計，整張表的資料變得很簡單，其中增加的幾個欄位，大大縮減了運營人員後期維護勳章模組的人力成本。（如果無法get到這種設計思維的好處，可以給阿北留言。）
小結：對於一張《勳章功能列表》的設計，我們舉了以上3種設計方法的差異性。同時也是你在產品經理的路上，從初級到高階的思維差異。希望讀者好好理解，第3張表的設計思路。
第4天：
拿著這張設計好的《勳章功能列表》，和運營團隊討論一番，把未考慮到的場景補充完整。
第5天：
和開發團隊、架構師再討論一番，將未考慮周全的表頭設計和實現方式，做補充，並雙方各歸檔一份最終版的《勳章功能列表》。準備立項，啟動開發！
第6天：
和開發團隊最終確認開發週期和里程碑，並郵件至企業上下級，保證資訊統一。
正式立項，開幹！
以上這6天的介紹，就是一個小型的產品功能，進行需求分析的全流程。
按照這樣的流程來做，整個專案看似花了一週的時間“搞一張Excel”，但後期返工概率低，對於開發團隊和運營團隊，則大大提高了人效。這個流程，是每名產品人員，必須要掌握和嚴格遵守的。如果之前的你，還沒有做到這樣的標準，那是不合格的，要儘快加強表格的設計訓練。
關於「主鍵」的進階訓練
進階訓練這部分，作為產品運營人員，需要掌握；從事其他行業的讀者，可選擇性閱讀。
下表是一張《訊息推送需求表》。請問，主鍵是哪個？
A列和K列，不用考慮作為主鍵，（不理解的請檢視上文“第3天的補充說明”部分。）而其他列全部都會出現“重複項”，那該表難道沒有主鍵嗎？
首先明確：任何一張標準的資料型明細表，都一定要有主鍵。
上圖這張《訊息推送需求表》的主鍵其實是由兩個欄位共同組成——即B列和D列共同組成該表的主鍵。簡單理解，就是當你把“B列和D列”的資料合併，就符合了主鍵的「唯一標識」特徵。
那這張《訊息推送需求表》，有沒有更好的設計呢？
當然有，其實可以根據“D列接收方”，將其拆成2張表格，如下：
拆成《學員端》和《講師端》2個表後，2張表的“事件”這個欄位，就成為了表的主鍵。邏輯和介面看起來都更加清晰，節約了業務方和開發方的理解成本。希望產品運營人員，注意這樣的設計細節。
講到最後，有人會問這樣的問題：小北，我平時有看到許多Excel，都是沒有主鍵的，比如這些：
這裡，筆者要說明下：上圖這些表格雖然也是通過Excel製作的，但採取的是一種「視覺化設計」。和我們今天講的「標準資料型Excel設計」有著很大差別。如果你平時習慣於這種視覺化設計，希望你能在今後多多嘗試，將其轉化為資料型設計方案，只有可處理的Excel，才能對日後的工作起到複利作用。
今天我們講解了Excel如何區分統計表和明細表；學會了如何確定Excel中的主鍵；實戰演練了一整套需求分析的全過程；重點設計了兩張明細表，分別是《勳章功能列表》和《訊息推送列表》；拓展了一個“雙欄位組成主鍵”的知識點。
藉此文，希望剛入行的產品人員或團隊經理，可以改變思維模型，通過設計標準的資料型Excel，為自己的人生儘早“架設一臺大資料系統”，隨著工作經驗不斷被資料化，你的後期價值將幾何倍放大。
當你成為一家上市公司的總監時，你已經具備了獨當一面的資訊壁壘！
思考題：
學了今天的知識，請各位讀者，找一個生活或工作場景，列出其中的欄位有哪些，標註主鍵是哪個——比如：我打算買一臺電腦、我要設計一套課程等。請在下方留言，我們一起來交流你的設計方案。
作者：✔李小白，微信公眾號：溫暖的北極
本文由@✔李小白 原創釋出於人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載