專案總是延期？從一開始就做錯了！
身為一個專案經理，專案延期是一個無法繞開的話題。專案進展過程中，千奇百怪的問題都會發生，專案延期幾乎是不可避免的。
但是做好專案管理，儘量避免專案延期,或者及時的彌補專案延期帶來的損失，是每個專案經理的責任。所有有人戲稱專案經理（Project
Manager）PM是Poor Man的縮寫，由此可見專案經理有多難做！
導致專案延期的問題有很多，其中需求管理失控是重要的因素之一。
小張是一名非常有經驗的專案經理，目前在開發的專案進度進展到一半了，難得一切進展正常，有幾個小問題也被小張妥善的解決了。結果今天客戶來開會，要求大幅修改專案方案，相當於之前2個月的工作全部要重做，但是客戶仍然要求專案完工時間不變。否則就取消這個專案。
有經驗的專案經理，除非出現不可抗力，通常來說專案出現大幅度延誤的概率很低。但是趕上需求變更，再有經驗的專案經理也得認栽。小張的遇到事情，想必大家都不陌生。很多專案經理出於對商務的妥協，客戶永遠是上帝，最後通常都只能咬牙接受。緊接著就是瘋狂的專案組加班。這種情況下，成本、質量、進度中總有至少一個要被犧牲。其結果，想必是任何人都不願意看到的。
01 需求管理？看起來很美好而已
專案的需求管理，一直就是一個難點。PMP也有專門的章節來講解。
按照PMP的指南，專案的範圍管理包含如下幾個部分：
1.收集需求，及篩選。統一需求入口與需求語言。
2.定義範圍。
3.建立工作分解結構（WBS），對每條需求都分解成為可以執行的部分
4.核實範圍，確認每條需求都有記錄有被執行並測試。
5.控制範圍，管控專案需求變更。當需求變更要發生之前需要進行完整的風險評估，通過需求變更決策並進行書面記錄。
每個專案組基本都是按照這個思路來進行操作的。但是在之前的這個案例中，無論小張溝通技能多麼高超，流程管控如何嚴格，也不管需求變更專案的成本上升多少。專案的最終命運不過3種：
1.接受需求變更，專案組趕工儘量追回進度，和客戶索取需求變更的成本和損失，同時承擔質量風險。
2.拒絕專案變更，專案按照原計劃進行，客戶自己面對市場競爭帶來的高商業風險。
3.拒絕專案變更，專案終止。
這三種選擇都有可能存在，最終的選擇還是要綜合判斷變更成本和專案未來的商業價值比較了。
為什麼總是發生需求變更這樣的事情呢？
02 從開始就是錯的
所有的專案，都是有自己的使命的，有的為了經濟利益，有的為了實現前瞻科研等等。專案建立初期，願望都是美好的，相信客戶也希望能一次性理清自己的需求，並減少變更，因為所有的乙方的成本（金錢、時間、質量），實際最終總會轉嫁到甲方的身上。但是事與願違，專案一旦啟動，需求變更就拉起了序幕。
在《做專案，不得不這麼幹！》中，作者提到 “我們正處在一個不斷變化的環境中，換句話說，唯一不變的就是變化，而且變化的速度越來越快。快速變化的環境，專案本身的不確定性，都導致專案變更不可避免。出於同商業環境保持一致，不斷出現新的機會、新的問題、新的威脅或新的法律，所以專案變更不可避免。專案的任務、期望及組織的最終目標，都應根據業務變更作出修改。”
小張的專案出現了大幅度的專案需求變更，就是因為客戶的專案任務無法滿足其組織的目標，被新的商業環境所逼迫，不得不選擇做出需求變更。從專案的開始，客戶針對自己面臨的商業競爭環境及組織目標，專案目標的一致性的理解就出現了偏差，不幸中萬幸的是，客戶在專案的中期就發現了這個錯誤。如果到最後才發現的話，就回天乏力了。
需求變更真的沒有辦法避免嗎？的確是！但是可以採取積極的措施來降低發生需求變更的風險。
03 前期很重要：用波特理論來看需求分析
管理學中常用的波特五種力量模型確定了競爭的五種主要來源，簡單來講，這五種力量包括：供應商（上游）討價還價的能力、購買者（下游）討價還價的能力、潛在進入的威脅、替代品的威脅、同行業公司的競爭
波特五力模型用於競爭戰略的分析，可以有效的分析客戶的競爭環境。專案需求調研時，不妨使用此模型來分析一下客戶在市場中處境，有助於專案的需求收集及分析。
1．購買者：注意客戶和使用者的差別。
專案裡面的決策方，通常是甲方，也就是客戶，但是通常客戶未必是此專案的真正使用者，使用者才是。客戶購買產品或服務後，再提供給自己的終端使用者使用。
需求管理，首先就要明白客戶背後的使用者，這樣才能準確的理解客戶需求背後的問題。購買者討價還價的能力，使他們對企業的產品規格的影響力不同。
需求的變化，或者前期調研模擬時沒有準確定位，這種情況下購買者對客戶的影響力越大，發生需求變更的可能性越高。所以需求調研時多想想客戶背後的使用者，模擬他們的使用場景來分析，使得需求調研更加精準。
2.競爭對手：注意客戶的競爭對手在做什麼。
對客戶的需求影響最大的，除了他們的終端使用者，還有他們的競爭對手。競爭對手推出產品的規格和節奏對專案的需求有很大的影響。客戶的企業競爭力強，在行業處於領先地位，那麼競爭對手的產品規格和節奏對客戶的影響力就小，反之則在需求分析時就要著重調研及分析競爭對手的行為，來預測專案的前景，明確開發出來的專案是有價值的，和企業的發展目標一致。
3.來自供應商的變更威脅 ：
供應商也是每個專案中不容小覷的合作伙伴，尤其是核心部件的供應商。每個供應商的都有各自的成本優勢和服務（響應速度）優勢，都對企業產生不小的影響。比如設計時使用了某供應商提供的零件，驗證完成後供應商提出因缺貨問題，需要修改設計來匹配另外一種零件。如果你正在做餅乾，只有一個人賣麵粉，你別無選擇，只能從他們那裡買。如果賣麵粉的今天供應不上面粉，那麼你只能改賣米糕。這就是供應商對產品可能會產生的影響。
4.潛在的新進入者及替代品的威脅
從2007年，第一代iPhone推出以來，以大螢幕、多功能為特點的智慧手機漸漸改變了我們的生活，成為了現代生活中必不可少的一個工具，許多紅極一時的產品都被手機慢慢取代了，或者被邊緣化，或者乾脆被淘汰了。比如MP3、卡片相機、收音機等等。iPhone的成功也影響了全球手機公司的產品形態。固守的企業漸漸消亡，比如芬蘭巨人諾基亞。目前生存完好的類似企業，基本都是追隨蘋果腳步，不停調整的產品思路。
與此同時，被殃及的照相機廠家也遭遇了寒冬，松下、奧林巴斯、佳能紛紛砍掉低端卡片相機產品線，越來越多的製造商湧入高階相機市場，或者進度專業的B2B市場。
這就是典型的一個行業的新進入者及替代品對行業裡面其他產品的影響。專案需求分析的同時要注意關注行業的新玩家和替代品的產品方向，這亦是企業的競爭來源之一，同時也是導致專案需求變更的一大來源。
04 會執行的專案經理千篇一律， 懂需求的專案經理萬里挑一
專案經理最主要的工作之一就是執行，執行專案的計劃，按時按質量的完成專案任務。執行力，是每個專案經理必須具備的才能。相信每個工作3年以上的專案經理，執行能力都不會有問題。
能否成為頂級的專案經理，只有執行力是遠遠不夠的。需求管理能力，是重要的指標之一。一個專案是否能夠成功，對需求的準確把握在成功因素中要超過一半以上的比例。不管系統的架構設計、團隊管理有多麼的成功，如果需求出現偏差，仍然是南轅北轍。正如下圖所示，專案需求變更越晚，代價就越昂貴，風險也就越高。
生命週期中隨時間而變化的變數影響
所以專案前期，專案經理就要站在更高的角度思考，使用經營的思路來看專案。和客戶討論需求的時候，不能盲目的隨從，而是要對其提出對需求多加思考和分析。你覺得客戶的想法有問題，其實就是一個提供服務的機會。不僅可以體現出專業度，亦可避免後期潛在的需求變更威脅。
本文作者|項圱
本期編輯|小圱
參考文獻 |專案管理實踐三法之《技法：提升績效與改進過程》（中國電力出版社）
特別敬告| 未經允許，請勿轉載，版權所有，違者必究