很多專案經理也許很久之前 就做好了2019年的專案計劃了，標註了很多年計劃，分解的月計劃，甚至細心的海分到了周計劃，那麼今天我們就來看看你做的2019年工作計劃合格嗎？

那計劃應該怎麼做呢？

 

是像這樣的嗎？

 

 

這不是做計劃，這只是一份願望清單，寫的還很不標準...

那是像這樣的嗎？

 

 

先羅列未來所有要做的事情，再排個輕重緩急，最後安排成年計劃、月計劃、周計劃、日計劃？

這也不是做計劃，這只是你的待辦任務列表…

那麼我們應該要怎麼做計劃，分幾步？

其實不同的場景適應不同的專案計劃，之前說的事事皆專案也是這個道理。

不同的目標，計劃的方式也不同

我們把所有的事情，沿著一條橫軸一字排開，越是在左側的難度越低，越是在右側的代表難度越高：

 

因此，我們把上面這條橫軸切分成三段，分別對應事情的不同難度等級：EASY、NORMAL、HARD，以及適合他們的不同應對策略，如圖所示：

 

 

只有在對的場景下，使用對的策略，你才能事半功倍。

那我們就看幾種場景吧：

簡單場景的計劃如何做？

 

在這個場景下的任務有2個特點：

第一，任務可以獨立完成，你無需其他人幫助；

第二，你什麼都不缺，就缺行動力和時間，只要你想，就能把它輕鬆完成。

在這個場景下的任務雖然簡單，但是多而雜亂。

那麼我們要怎麼有效管理呢？

第一步：收集

把任務從你的大腦中清空

你需要把接收到的、自己計劃的所有任務，統統放進一個「收件箱」裡

 

第二步：整理

把任務從你的收件箱裡清空

你需要對收件箱裡的任務進行處理，每個任務可以有4種處理方式：

1 刪除：

如果發現它可做可不做，那就把它刪除。

2 立刻執行：

如果這件事5分鐘內可以解決，那就馬上解決它。

3 委託他人：

如果這件事需要其他人來執行，那就把它安排給其他人，並把這條任務歸類到一個資料夾，比如叫「等待」中，將來就可以在這個「等待」資料夾內去檢查那些被委託出去的任務是否已經被完成了。

4 整理歸類：

如果不是以上三類，那麼就是需要自己下一步去執行的任務，你可以把它們移入你事先建立好的任務分類裡，比如：工作、家庭、健康、某某專案等…

然後，為你認為重要的任務打上重要標誌；為任務設定好截止日期；補充一些任務說明；

然後，你就可以把它從大腦中徹底忘了！

以下是我自己任務管理的部分分類，僅供參考：

 

 

第三步：執行

就是把任務逐個完成！

這些已經設定好，並且已經被你「忘了」的任務去哪裡了呢？

Omnifocus有個核心功能叫做「預測」，它會按你設定好的「重要程度」和「時間順序」自動生成一張未來一段時間的任務列表：

 

 

這張列表會同步出現在你的手機、電腦、pad端，你可以隨時檢視和操作。

然後，你就可以根據這張列表，從頭到底逐個完成他們即可。軟體都幫你計劃好了，你只需要一條條做就好了！

一次只做一件事。專注，是最高效的生產力！

第四步：回顧

最後，你需要定期對所有任務進行一次回顧，看看收件箱裡有沒有未處理的任務；檢查一下委託給別人的任務有沒有完成；下週的任務安排是否太過緊湊，是否需要調整？對已完成的任務再總結一下心得…

一般場景模式

 

 

 

到了這個難度級別下的任務，光有執行力和能力已經不夠了，你需要提前規劃好每一步。

比如你要寫本書，那麼整本書講的主題是什麼，分成幾個章節來講，每個章節的核心內容是什麼，每篇內容的結構又需要怎麼安排…如果你要寫小說，那麼要先設計整個故事的世界觀，價值觀，玄幻小說還得設定一些特殊的物理定律，不能瞎編，然後設計劇情的結構，故事中每個人物的性格，各自的命運，故事的主線、副線、伏筆、懸念….

所以，在這個難度下的任務，一定要提前計劃好才能開始行動，每一步都要有章法。

那這個計劃應該怎麼做呢？

第一步：設定一個目標

計劃之前先要明確一個具體的目標，所有計劃都是為了目標的達成而服務的，沒有目標，則沒有計劃。那麼目標該如何設定呢？

首先，目標分為主動目標和被動目標兩類。

被動目標，就是別人安排給你的任務，比如公司要求你達成的業績目標。

主動目標，則是你自己想去完成的事情，是選擇的結果。

當然，不管是主動目標還是被動目標，你都需要把目標進行標準化。

這個你可以遵循SMART原則：

• Specific/具體明確的；
• Measurable/可衡量的；
• Achievable/自力可成的；
• Rewarding/值得的；
• Time-bound/有時間限制的。

例如：

 

 

第二步：把大目標拆解成小目標

當你有了一個明確的目標，比如你希望在今年年底之前賺到100萬。那麼下一步，你就需要對這個目標進行一次分解。為什麼？

因為，如果你面對的是一個看上去有點挑戰的目標時，你需要先將它拆分成許多個小目標，讓每個小目標看上去都有可實現的路徑，然後，你再通過小目標來完成最終的那個大目標。

好，那我們該如何分解呢？

分解目標主要有加法分解和乘法分解兩種：

1 加法分解

 

所謂加法分解，就是將一整個目標，像切蛋糕一樣的切成許多小份，然後一口一口吃掉。

第一種加法分解是按時間來分：

比如說，你一年的業績目標為1000萬銷售額，那麼每個月的銷售目標就是1000/12≈84萬，每週的目標就是84/4=21萬。當然，你也可以不平均分配，前期需要做很多準備工作，那麼就可以分成前少後多的結構。

第二種是按空間的方式來分解：

比如說你想提高個人收入，那麼可以把自己的收入分成多個組成部分，比如：工資收入、業績獎金、期權折現、滴滴兼職司機收入、理財收益、房屋/物品出租租金、書籍出版的版稅等。然後把總收入提高的這個大目標，拆分到每個小分類中，看看各個部分需要做如何的改善，是否還需要開發新的收入來源等。

當然，你也可以把這兩種組合起來分解。

2 乘法分解

 

 

乘法分解是比加法分解更高階的方式。

 

如果你想把你的目標也做一次乘法分解，就需要找到與之相對應的數學公式，比如：銷售額 = 流量 × 轉化率 × 客單價。一旦找到了公式，你就可以四兩撥千斤，讓任務以指數級的速度向前推進。

第三步：把目標拆解成任務

如果你已經把目標分解的足夠細和精準了，那麼就要進行最關鍵的一步：把目標分解成任務！

什麼意思？

比如說：你在上海火車站，現在要去人民廣場。人民廣場就是你的目標；那怎麼去呢？請出門左轉走100米，坐1號線地鐵，乘坐往莘莊方向的那班車，在人民廣場站下車，1號口出來就到了。這個怎麼去的過程就是任務。

很多人口中的定計劃，其實是列願望清單...比如：減肥20斤；業績完成100萬；收入增加50%…

然後具體該怎麼做呢？

沒有…

那定了有什麼用，激勵一下自己嗎？

那具體該如何將目標拆解成任務呢？

1 正向規劃

就是如果你想達成目標，應該分成幾步才能完成，應該先做什麼，後做什麼。比如你想今晚親自下廚，做一道剁椒魚頭，怎麼辦？

你搜索了一下剁椒魚頭的做法，發現一共有6個步驟，於是，你嚴格按照這六個步驟，逐項操作，最終，一道地道美味的湖南剁椒魚頭就能擺上餐桌。

 

 

這個就是正向規劃，你知道目標是什麼，你也知道達成這個目標的方法和步驟，因此，你只需要將這些步驟變成自己的待辦任務，然後逐項去完成就可以了。

這種方式的前提是，達成目標的方式已經很成熟了，直接照搬成熟的步驟，按部就班的執行即可。這些就是所謂的套路。

那如果眼前的這個目標，沒有任何成熟的步驟、參考資料、歷史的經驗可以借鑑，怎麼辦？

那就只能拍腦袋定計劃，但這樣的風險真的很高。

你可以試試第二種方式...

2 逆向規劃

所謂的逆向規劃，就是從最終的狀態開始，試著一步步向前倒推，再對應到當下的每一步該如何走，這個就是我們通常說的逆向思維。

有些問題你可能從此刻為出發點去思考，很難想清楚每一步該怎麼走，也不知道下一步是對的還是錯的，但如果從終點出發，逆向倒推，有時候問題就會變得簡單起來。

比如你年初定下了今年的業績目標是要成交100個客戶，那怎麼完成呢？每週的計劃怎麼安排？明天做哪些工作？你可能一下子會比較迷茫，怎麼辦？

你就可以從這個結果出發開始思考，根據自己的歷史的成交率，倒推出100個成交客戶需要多少個準客戶，再平均到每天，推算出每天需要打幾個陌生電話，拜訪幾個老客戶，發幾個朋友圈宣傳，請哪位猶豫超過10天的人吃飯…這些就是你每天具體的工作任務。

如果你還是推不出來怎麼辦？

那就採用一種叫做「事前驗屍」的方法：

就是假設你現在任務已經失敗了，你來分析一下可能的原因是什麼？

比如你想出一本暢銷書，如今已經變成了滯銷書，你認為可能是什麼原因導致的呢？

是書名起的不好？還是內容寫的太專業別人看不懂？或是封面設計太難看？還是內容本身沒有吸引力？又或者是出版社的渠道實力不強，還是自身的名氣不夠大？…

把這些可能導致失敗的原因都列出來，然後逐個找出解決方案，把這些解決方案轉換成你的待辦任務，它們就是你的下一步計劃！

第四步：執行

有了具體的規劃和任務，下一步就可以把這些任務開始逐項執行了。如果任務難度比較大，你還可以嘗試引入PDCA迴圈，在過程中設定檢查點，讓計劃在不斷優化中前行。

 

 

當然，隨著你個人能力的提升，操作的熟練，某些NORMAL難度的任務，對你來說就會變得EASY，你就不需要做那麼複雜的計劃了，直接執行即可。

這些都是自己可以獨立完成的事情，但是蓋一幢大樓、舉辦一場演唱會，甚至製造一支鉛筆，你都不可能獨立完成，這個時候，事情就來到了HARD級別，你必須依靠團隊的力量...

困難計劃模式

 

 

 

事情到了這個級別，你得需要調動幾十人、幾百人甚至上千人協同作戰才行。

但是，讓一群人行動和你獨自行動有著天壤之別。這裡不在於你的個人能力有多少強，而是在於你是否能夠調動群體智慧，讓大家都很拼命，從而發揮出團隊的力量？

那具體怎麼做呢？

在這裡，我借用一個概念叫做「NLP理解層次」：

 

 

 

為了便於你記憶，我稱這種方式為：N計劃

 

第一步

為目標賦予意義，統一共識

 

 

 

第一步還是要先設定一個目標，那怎麼設定呢？

直接告訴大家我們今年的目標是XXX，然後告訴大家你的計劃是XXX，然後把任務分配下去，散會，各自幹活嗎？

不是的，他們也許看似都在努力，但其實每個人有著各自的利益訴求，都希望自己的收穫大於付出，這是人性。

那怎麼辦呢？

為整個團隊設定目標，不僅要符合SMART原則，成為一個明確的目標，更重要的是，你還需要為目標賦予重大的意義！

什麼是意義？

意義就是你為什麼要制定的是這個目標，而不是其他目標。完成這個目標我們團隊能獲得什麼？對我們團隊的長遠發展能起到什麼樣的關鍵作用？客戶能因此獲得什麼？整個社會能獲得什麼？你們每個人能獲得什麼？對成長的幫助？對收入的貢獻？….

定個人目標的時候，你不會說這些，你很清楚為什麼要定這些目標。可如果物件變成了團隊，那同一個目標，在100個人眼裡，可能就有100個意義了…

“今年我們公司的目標：銷售額1個億！”

• 王經理心想：如果完成，我能有1%的提成100萬，太棒了，今年年底可以買學區房了，兒子的學校妥妥了…
• 張法務心想：我去，這得多少份合同要審啊，老婆已經罵我每天加班太多了，這下死定了，不行，明天得找老闆要人去…
• 李銷售心想：1個億？10個億跟我也沒關係，下個月的業績我還不知道在哪，估計考核還得漲，我是不是該尋找下家了？...
• … …

“大家要齊心協力，共創輝煌！”

所以，目標本身不重要，為什麼要達成這個目標，才重要！

如果你的團隊只為目標和任務而工作，那麼你只能用金錢，換來大家的汗水；而如果，你能讓團隊為了某種意義而工作，大家可以為此付出鮮血，跟你玩命！

設定一個好目標，併為它賦予偉大的意義，讓大家達成共識，你就已經成功了一半。

 

第二步

確認領袖，組建核心班底

 

 

 

設定了目標，賦予了意義，統一了共識，下一步就開始計劃具體的行動了嗎？

還不行。

當你設定好了目標，下一步是要組建一支一流的團隊，而其中最關鍵的一步是要找到團隊的領袖，並組建核心班底。

一個好的領頭人可以是整個團隊的靈魂，把大家凝聚起來，帶領大家披荊斬棘；而一個不勝任的領頭人可能會成為整個團隊的瓶頸，讓成員的能力與熱情無處安放，將熊熊一窩，拖垮整個隊伍...

那怎麼選呢？

你可以用我們上節課說的科學決策法從三個方面去考量：

1. 過去：在這件事情上曾經有哪些成功的經驗；

2. 當下：是否擁有領導的品質，比如領導力，格局，智慧，性格等等；

3. 未來：對這個目標如何達成的戰術思路是否靠譜，信心是否足夠，意願是否強烈等等；

當然，如果你自己就是那個當仁不讓的領袖，那麼請出門左轉，永不停歇的去提升自己，別讓自己的思維和格局成為團隊的瓶頸。

 

第三步

制定團隊的行事原則

 

 

 

有了目標和領導班子，接下來，你們核心團隊就要制定一套行動原則來管理團隊，而不是都靠人來管。

原則包含三個方面：

1 信念

什麼是信念？

就是你認為事情應該是怎麼樣的？世界是怎麼執行的？你們的行動應該遵循哪個法則？整個計劃應該遵循什麼因果邏輯？...

比如基督教的基本信念是相信上帝的存在，這一點不容置疑，在這個框架下的所有法規、戒條、人們的生活方式等，都必須符合這一點，一旦這點收到質疑，整個體系就會崩塌。

2 價值觀

什麼是價值觀？

就是你認為什麼是對的，什麼是錯的？什麼是重要的，什麼不重要？什麼是我們要的，什麼是我們應該堅決說NO的？

這些好壞對錯的標準，都應該圍繞是否有助於實現目標來制定。

3 規條

信念和價值觀略顯抽象，你需要把它們具象成具體的行為要求，比如對國家來說就是憲法和各種條例，對企業來說是制度，對團隊來說是規則，對學生來說是行為規範…

如果你們已經確定了信念、價值觀，那麼就需要把他們細化成一條條像這樣具象化的規則，並讓整個團隊按這些規則行事，用制度去管理整個團隊。

把信念、價值觀、規條這三者結合起來，就叫做原則。

它將指導你們團隊之後的所有計劃和行動，確保你們的每一步都走在正確的道路上，向著目標健康邁進。

瑞·達利歐，全球最大的對衝基金公司橋水的創始人，他將這些年來導致橋水成功的那些信念、價值觀、規條總結成了一本書，名字就叫做：《原則》

第四、第五步

 

 

 

前面三步是帶領一支團隊完成一項艱鉅任務的核心步驟，平時我們一般不怎麼注意到它們，甚至完全看不見，但它們是整個計劃的核心。

接下來我們說外三層。第四步、第五步在執行的時候會有交叉重疊，所以我們放在一起講。

完成了核心部分的建設，然後就要開始進入具體計劃的部分了，接下來你需要做：

1 分解目標：

將大目標分解成小目標，化整為零。

2 目標分解成任務：

你不能說某個小組目標為1000萬，然後10個人每人領100萬的指標，然後散會，這是耍流氓...你要通過正向規劃或逆向規劃將目標翻譯成可執行的任務後再分配，這是一名管理者的基本素養。

3 分配資源：

根據目標和任務難度，開始補充配置各小組的人力、財力、物力，資源多多益善，別期待以少勝多，以弱勝強的奇蹟，這是妄念，要戒，目前有多少資源就幹多大的事，實在需要就想辦法去借，或者調低目標，步步為營，把雪球滾起來了再幹大事。

4 專業化分工：

儘量保證每個人只專注於一件事，而不是很多事，讓專注產生個體效率，再通過彼此的分工協作形成整體效率的最大化。

5 開始執行：

將拆分好的任務放入每一個人的GTD列表中並開始執行，記得采用PDCA迴圈，在過程中不斷優化每個人的具體行為和步驟，把高效率的行為給固化下來，變成團隊的能力。

6 執行力保障：

任務進度落後了怎麼辦？過程中出現了意外怎麼處理？

你需要為團隊安置一張「燃盡圖」，時刻記錄目前團隊的任務進度，每天更新，進度慢了趕緊回去幹活；你還需要提前制定預案，將能可能會發生的負面事件的處理辦法提前制定並交由專人負責。

 

 

 

 

第六步

找勢能高地借力

 

 

 

最後，計劃一旦開始，你就不應該天天抱怨團隊成員的能力不行，這已經是你在前幾步裡能找到的最好的人了，如果上面幾層都沒問題，那麼這時候你應該去外部找資源，為你的團隊賦能，這就叫求之於勢不責於人，讓團隊站上有勢能的高地，讓他們順勢而為！

小結

好，三種模式下的應對策略都講完了，接下來，我小結一下今天的內容：

當確定了一個目標之後，你就應該馬上開幹嗎？

不是...

按問題的困難程度，我們將遇到的事情分為EASY、NORMAL、HARD三個不同的等級，在不同等級下我們應採取不同的策略來應對，他們分別是：

• EASY模式：執行
• 在這個模式下，完成任務並不難，核心是如何管理它們，你應該是使用GTD任務管理方式，將大腦清空，通過外接一個硬碟來管理自己的日常事務。

 

• NORMAL模式：執行 × 計劃
• 在這個模式下，直接開幹已經行不通了，你需要提前做計劃，計劃的方式共分成4步：1.設定一個目標；2.將大目標分解成小目標；3.將目標分解成任務；4.放入GTD開始執行，善用PDCA迴圈，提高完成質量。

 

• HARD模式：執行 × 計劃 × 協作
• 在這個模式下，你只做個人計劃已經不能勝任，你需要藉助團隊的力量。而管理團隊，你需要先管理他們的腦，才能調動他們的手，因此，在你制定團隊計劃時可以使用N計劃，共分成6步：1. 為目標賦予意義，統一共識；2. 確認領袖，組建核心班底；3. 制定團隊的行事原則；4. 配置人力財力物力；5.計劃分工與執行；6. 找勢能高地借力。

 

每一級需要的技能都是下一級的基礎，所以，當你沒有在低難度裡鍛鍊好就直接去困難模式，是很容易被團滅的，你要像打遊戲一樣，從簡單到困難逐級提升自己的能力才行。